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« Data RH », êtes-vous prêt pour la révolution ?

Chacun de nous est un Petit Poucet qui s’ignore. Quand nous naviguons sur Internet, quand nous commandons un plat via Deliveroo, une course sur Uber ou quand nous envoyons un sms… Nous donnons des petits cailloux de notre manière de vivre aux sociétés qu’on sollicite ou qu’on consulte.

Ces traces qu’on laisse derrière nous à chaque utilisation digitale s’appellent de la data, des données. Elles sont aujourd’hui si nombreuses qu’on dit souvent que Google nous connaît finalement mieux que nous-mêmes.

En entreprise, et principalement dans le domaine des ressources humaines, ces données peuvent également être analysées et utilisées dans l’intérêt de tous : société et collaborateurs.

C’est tout l’enjeu de cette newsletter.

Bonne lecture.

Article thématique

  • La data peut-elle rendre les RH plus humaines ?

    Vous avez déjà été étonnés de la pertinence de ce que Netflix, Facebook ou Spotify vous recommandent de regarder, de lire ou d’écouter. Vous vous êtes déjà dit « J’adore, c’est dingue ! ». Vous le savez probablement, ce qui vous a été proposé ne l’a pas été par hasard. Les algorithmes des sites Internet analysent votre profil et les informations que vous donnez sur vous (data). Une intelligence artificielle fait le reste. Cette manière d’analyser les données débarque dans les entreprises et dans le monde RH. Et cela peut être source d’opportunités mais aussi de dérives.

    Quand on pense à l’intelligence artificielle et au digital en entreprise, on s’imagine peut-être naïvement des robots nous remplaçant, nous les humains, dans notre fonction et on s’imagine du même coup que ça viendra « plus tard ».

    Première nouvelle, l’intelligence artificielle et les data sont déjà partout.

    Deuxième nouvelle, l’intelligence artificielle ne remplace pas l’homme, mais l’aide dans la gestion de son quotidien. Entre autres, les services offerts par les millions d’applications existantes, les systèmes GPS ou de localisation ou encore la facilité avec laquelle sont gérées aujourd’hui des demandes administratives via différents sites Internet.

    En entreprise, l’intelligence artificielle et les données (dont leurs gestions et analyses) peuvent également faciliter la vie. Un constat d’autant plus vrai depuis la transformation digitale qui s’est accélérée avec la crise du Covid (télétravail, réunion online…)

    En 2022, l’intelligence artificielle et les données qu’elle génère seront au cœur des enjeux stratégiques et des transformations des entreprises.

     

    La data RH, on parle de quoi exactement ?

    Quels sont les points communs entre une TPME, un petit réseau de franchisés et une grande société de plusieurs centaines de personnes ? Toutes trois possèdent des milliers d’informations (des données) sur leurs collaborateurs. Elles savent évidemment combien ils gagnent, d’où ils viennent, ce qu’ils ont étudié ou encore ce qu’ils font comme travail. Cependant, elles savent encore bien d’autres choses que parfois elles ignorent, car elles n’ont pas mis en place les bons outils. Par exemple, la manière qu’ont les collaborateurs de fonctionner, leurs prises de décisions, leurs échecs, leurs arrivées ou départs du travail, le turnover d’un département, leur engagement… Des informations importantes sur le fonctionnement de l’entreprise, des informations disponibles mais pas utilisées.

     

    Une approche stratégique

    Le data RH (appelée aussi analyse des personnes ou HR analytics) consiste à rassembler, analyser et rapporter les données RH que possède une entreprise.

    Au cours du siècle dernier, la gestion des ressources humaines a radicalement changé en passant d'une discipline opérationnelle à une discipline plus stratégique. On parle d’ailleurs de plus en plus couramment de « gestion stratégique des ressources humaines (SHRM) ». L'approche data RH s'inscrit dans cette évolution. Elle permet aussi de compléter la collecte d’informations/de data que les traditionnelles enquêtes d’opinion amènent et dont les résultats peuvent être affectés par des facteurs extérieurs (la qualité des questions, l'humeur des répondants, les événements de la journée précédant l'enquête, etc.).

    Ces collectes et analyses de données sont intéressantes car elles permettent non seulement d’être plus efficace dans des domaines tels que le recrutement, la gestion des performances ou encore la gestion des équipes, mais elles permettent également d’adopter en RH un comportement prédictif. En d’autres termes : une utilisation des données pour anticiper des changements, et même déterminer les meilleures réponses possibles à ces derniers.

     

    Premier champ d’application : le recrutement

    Quand on engage quelqu’un, il y a bien sûr une question de feeling. Néanmoins, s’en remettre uniquement à son feeling est très dangereux et pas efficace. En 2022, les données que vous avez sur votre entreprise et que vous pouvez collecter de la personne que vous souhaitez engager sont essentielles dans le processus de recrutement. Une étude de la Harvard Business Review (In Hiring, Algorithms Beat Instinct) avance que les algorithmes sont plus efficaces que l’intuition en ce qui concerne les décisions de recrutement.

    La conclusion met en avant le problème selon lequel les gens sont facilement distraits par des choses qui ne sont que marginalement pertinentes, et ils utilisent les informations de manière incohérente. Les recruteurs peuvent par exemple être déroutés par des éléments de données aussi insignifiants que les compliments ou les remarques des candidats sur des sujets arbitraires.

     

    Recruter avec des logiciels ou des tests.

    Alors, comment ça se passe ? Il existe par exemple des logiciels de recrutement (ou ATS) qui traitent électroniquement et automatiquement une variété de besoins de recrutement différents. Objectif : rendre le processus plus efficace pour les deux parties.

    Il existe aussi des logiciels qui vont analyser des candidatures ou encore des profils sur des réseaux sociaux. Les informations partagées sur LinkedIn, Twitter ou encore, Facebook, sont utiles pour mieux cerner un candidat.

    Tous les tests (psychologiques, de comportement, de personnalité…) sont, eux aussi, autant de données automatiques pour affiner le match candidat-entreprise.

    S’aider des Data RH dans un processus de recrutement à au moins 3 gros avantages. Elles permettent d’abord d’aller plus vite dans les processus d’engagement. Les coûts sont donc réduits. Enfin, elles apportent un côté objectif qu’aucun recruteur ne peut avoir.

     

    Deuxième champ d’application : la data pour mesurer l’engagement

    Vos équipes utilisent Slack, Teams ou Kudos et vous vous êtes déjà demandé si c’était efficace ou non ? L’analyse des data via certains logiciels vous permet de mesurer plusieurs informations dont l’engagement de vos collaborateurs. Si vous le souhaitez, vous pouvez par exemple connaître les interactions, les comportements et les sentiments de vos collaborateurs. Ces logiciels mesurent en effet l'engagement des employés via la collecte passive de données qui révèle des tendances et des informations qu’on peut ensuite analyser.

    Vous pouvez connaître la façon dont les employés interagissent entre eux ou pas. Le nombre d’interactions, les heures où les échanges sont les plus nombreux et les mieux suivis. Et même quelle équipe ou quel collaborateur est actif, passif… Il nous semble important de souligner que l’utilisation de tels logiciels est là pour permettre la mise en place d’outils davantage performants pour les collaborateurs (des outils avec lesquels ils se sentiront plus à l’aise, qu’ils utiliseront plus) et non pour les « pister ».

     

    Quatre effets positifs et concrets du data dans les RH

    L’analyse des données, en dehors des champs d’application déjà évoqués plus haut permet des améliorations concrètes.

    1) Les formations

    La formation peut être une partie coûteuse et chronophage du processus d’embauche ou de changement de poste. Les mégadonnées donnent aux RH la possibilité de mesurer l'efficacité de certaines formations et donc d’adapter l’offre pour les collaborateurs. Comment ? En analysant les comportements des collaborateurs avant et après tel type de formation et en comparant les performances des collaborateurs qui ont reçu telle formation plutôt que telle autre.

    2) Les récompenses

    Déjà évoqué plus haut, grâce au big data, les RH peuvent identifier et récompenser les meilleurs talents.

    3) La performance

    De plus, les mégadonnées peuvent révéler si les employés sont confrontés à des problèmes de performance et ont besoin d'une formation et/ou de ressources supplémentaires.

    4) La fidélisation des collaborateurs

    En utilisant le big data, les responsables RH peuvent par exemple identifier un ou des postes où le turnover est plus important qu’ailleurs, ce que ne révèle pas toujours le management humain. Les big data peuvent aussi, sur base de l’expérience et du passé, signaler que selon les probabilités, dans tel département, il y aura un départ dans les 3 mois, par exemple. C’est une analyse prédictive et scientifique qui peut également être très intéressante et utile aux RH.

Inspirations

  • Qu’en est-il légalement ?

    La collecte d’information personnelle est au coeur du travail des ressources humaines. Or, depuis la mise en application du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) dans l’Union européenne le 25 mai 2018, les données sont sacrées et protégées. Quel est le rôle à jouer par les RH ?

    Le rôle des RH est d’une importance capitale. Il leur revient d’une part, de sécuriser la donnée afin d’en garder une trace et, d’autre part, de la protéger afin d’éviter qu’elle ne soit « volée » ou qu’elle ne tombe entre de mauvaises mains. Beaucoup de sociétés belges n’envoient plus de fiches de paie papier, mais bien un lien dans un mail, ce qui n’est pas sans danger (hacking…).

    La sécurisation des données passe donc par l’utilisation d’outils et de serveurs adéquats. La protection passe, elle, par l’utilisation de méthodes de brouillard mathématique et « d’anonymisation » des données.

    Enfin, légalement, on ne peut pas garder, utiliser et analyser toutes les données que nous donnent les collaborateurs.

    Il existe des délais de conservation que l’on doit respecter comme par exemple :

    • 2 ans pour les données personnelles de candidats non retenus à l’embauche.
    • 5 ans pour les données personnelles des salariés qui n’ont plus de relation contractuelle avec votre entreprise.

    Aussi, notez que nous avons tous un droit d’accès à nos données. Nous pouvons les réclamer à n’importe quelle organisation qui détient des données sur nous et cela pour pouvoir les consulter, les rectifier ou même les effacer.

  • Votre employeur sait-il combien de temps vous passez sur Facebook ?

    L’arrivée des Data RH permet, on l’a vu, de renforcer certaines performances. Elle permet aussi d’être aidé de manière très concrète dans le quotidien RH. On peut toutefois s’interroger sur la manière dont nous allons utiliser et employer les données. Allons-nous trop loin dans le contrôle ?

    La question des Data RH peut se poser en termes de contrôle. Est-ce que, au final, toutes ces données, ces analyses et les conclusions qu’on en tire, ne vont-elles pas être perçues négativement par les collaborateurs qui risquent de se sentir « fliqués» ? On sait, par exemple, que lors de la crise du Covid-19, certaines sociétés ont fait installer sur les ordinateurs de leurs collaborateurs des logiciels qui envoyaient une alerte au manager si le collaborateur n’avait plus d’activité sur son ordinateur plus de 5 minutes d’affilée. Une information qui a créé un véritable tollé et qui a été source de stress et de méfiance de la part des collaborateurs vis-à-vis de leur employeur.

    Pour renforcer la performance, il est essentiel aussi de travailler et de se poser la question de la confiance. Pour le dire autrement : pas de performance sans confiance.

Le saviez-vous ?