En Belgique, plus de la moitié des salariés passent l’équivalent d’un jour par semaine à se réunir. Une tendance qui n’a pas été inversée avec le télétravail. Alarmant également : 85% des cadres se disent confrontés à des réunions jugées inutiles et chronophages. En plus, les réunions inutiles coûtent cher aux entreprises : alors, on fait quoi ?

 

Vous connaissez The Office, la série américaine culte sur la vie quotidienne d’une société de vente de papier ? Dans The Office, les journées sont rythmées par des réunions qui n’en sont pas et qui empêchent les employés de faire leur travail. On y parle chiffons, vie privée et potins. On s’embrouille, on se réconcilie et on se juge. Au sortir d’une réunion, le manager Michael Scott demande à un de ses collaborateurs ce qui a été décidé. Et celui-ci lui répond : « Nous avons décidé que nous déciderions une prochaine fois. »

En Belgique, nous souffrons fortement de cette maladie qu’est la « réunionite aigüe ». Et nous ne sommes pas les seuls.

 

Voici quelques chiffres* qui permettent de comprendre l’ampleur du mal à combattre :

• Les employés assistent en moyenne à 187 heures de réunions par an, soit 23 jours de travail.
• 1 réunion sur 4 n’aboutit à aucune décision.
• Les réunions durent en moyenne entre 54 minutes et 1h30.
• Les salariés perdent le fil après 30 minutes.
• 10% des cadres ont 20 réunions par semaine en moyenne.
• 1 collaborateur sur trois avoue avoir déjà dormi pendant une réunion.
• 13% des salariés belges trouvent que toutes leurs réunions sont utiles, un quart les considère comme totalement inutiles.

*Ces chiffres sont issus d’articles ou d’études signés Ipsos, Wisembly, Trends Tendance…  

 

 

Des managers mal préparés

Il y a quelques mois, une étude de la société Comet Meetings partagée dans le magazine Trends Tendance mettait en avant une problématique importante concernant les réunions. Les managers belges interrogés estimaient en effet à 70% que le souci n’était pas la tenue d’une réunion en tant que telle, mais bien le manque de préparation et la qualité de celle-ci.

Un constat qui peut s’expliquer par le fait qu’en Belgique, 70% des salariés n’ont jamais été formés à conduire une réunion. Et en ce qui concerne les managers, les chiffres détonnent également puisqu’un peu moins de la moitié d’entre eux a eu au moins une fois une formation sur la gestion d’un meeting. Et en fonction des régions, la distinction est importante. 40% à Bruxelles, 31% en Wallonie et seulement 28% en Flandre.

Pour résoudre ce sentiment de trop de réunions ou de réunions inutiles, la première étape est donc la formation de ceux qui les conduisent.

 

Un coût économique sans appel 

Certaines sociétés sont très attentives aux dépenses visibles comme les budgets marketing, les avantages en nature, l’énergie... Et elles essayent d’ailleurs de cadrer ces dépenses ou d’en réduire les coûts. Mais elles sont parfois moins regardantes sur les dépenses invisibles, comme la tenue des réunions. Il pourrait être intéressant d’imaginer combien coûte certaines réunions rien qu’en termes de présences et de mobilisations des salariés. Il existe d’ailleurs aujourd’hui des calculateurs de coûts qui permettent de faire ce calcul. La Harvard Business Review en met un à disposition.

Une grande étude américaine datant de l’été 2022 expliquait qu’en rapportant le ratio Temps de travail consacré aux réunions à ce que coûte le Salarié de l’entreprise, on pouvait conclure que les réunions inutiles coûtent 2,5 millions de dollars par an aux entreprises de 100 collaborateurs à travers le monde. Un chiffre qui grimpe même à 100 millions pour les entreprises de plus de 5.000 salariés.

 

Des conséquences réelles sur la santé 

Trop de réunions ne nuit pas qu’au portefeuille, la santé mentale trinque aussi. L’impact sur les salariés qui sont pris dans des tunnels de réunions est, en effet, réel et de plusieurs ordres. Ça peut, moindre mal, amener frustration ou ennui. Mais, plus grave, la productivité, la motivation et l’engagement au travail peuvent aussi être durablement affectés par ces meetings répétitifs ou occupationnels.

Et puis, il y a aussi un autre sujet d’attention généré par de trop nombreuses ou de trop longues réunions et qui nuit mentalement : l’éparpillement. Nous avons déjà tous « quitté » la réunion où nous nous trouvions en allant sur notre ordinateur ou notre téléphone pour travailler à autre chose pendant quelques minutes (voire pendant toute la réunion). Nous avons déjà tous fait deux ou trois choses à la fois, nous rendant compte que nous n’étions vraiment nulle part, en fait. C’est la raison pour laquelle, Henrik Stenmann, le PDG d’Internet Intelligence House Nordic, une entreprise de stratégie et marketing numériques, a supprimé tous les écrans pendant les réunions afin que tout le monde reste concentré.

 

Quelles solutions apporter ? 

Dans un article partagé récemment par Elon Musk, ce dernier donne quelques conseils pratiques concernant sa vision des réunions qu’il résume en 5 points :

1/ Evitez les grandes réunions, car elles font perdre un temps précieux.

2/ Quittez une réunion si vous n’y amenez aucune contribution.

3) Oubliez la chaîne de commandement et communiquez directement avec vos collègues.

4) Soyez clair et évitez le jargon technique qui ralentit la communication.

5) Abandonnez les réunions régulières pour privilégier les SMS ou les mails.

Il existe aussi d’autres manière d’envisager un échange entre collaborateurs. C’est le cas des Stand up meetings ou des Co-walking. Les premiers sont des réunions où les participants se tiennent volontairement debout afin d’être sûrs que l’inconfort leur impose des échanges courts et où on va à l’essentiel. Les seconds consistent en une balade en petit comité (maximum quatre personnes). L'idée est de favoriser un échange tout en s’aérant ce qui accroît la productivité, le moral et la créativité. 

 

Comment rendre une réunion efficace ? 

Combattre un trop plein de réunions ne veut pas dire qu’il faut tuer les réunions. L’utilité globale des réunions n’est, en effet, pas remise en cause. Ca permet de se voir, de prendre des décisions, de créer du lien, de partager des ressentis… Bref, d’avancer. L’idée est donc de les rendre plus efficaces.

Cela peut passer, selon nous, par quatre étapes.

 

1/ Une bonne préparation

Une réunion, ça se prépare. Il faut déterminer un ordre du jour, un timing maximal et un objectif clair. Cet ordre du jour et l’explication des attendus de la réunion sont partagés à l’avance aux personnes présentes afin qu’elles puissent se préparer également.

 

2/ Impliquer les intervenants

Savoir choisir les bonnes personnes à inviter à une réunion est aussi important que savoir choisir le bon thème. Pour rendre une réunion plus efficace, il faut donc que chacun sache pourquoi il est là et ce qui est attendu. Et que chacun puisse aussi faire entendre sa voix si besoin.

On estime généralement qu’une réunion ne doit pas dépasser 8 personnes s’il s’agit d’une réunion de décision. S’il s’agit d’une réunion d’information où l’interaction sera nulle ou très limitée, il n’y a pas de nombre de participants maximum.

 

3/ Soigner le début et la fin

Lors du début de la réunion, il est important de bien baliser ce qui est attendu, d’expliquer les enjeux et de rappeler la durée de la réunion. Un bref tour de table de présentations peut être utile si les participants ne se connaissent pas. A la fin, il est essentiel de bien reprendre l’ensemble des décisions du jour, à savoir : qui est en charge d’éventuelles tâches, de dossiers ou de contacts, et surtout, quelles sont les deadline. Certaines réunions ne sont pas efficaces, car elles sont trop vagues et restent floues sur certains points. Ce genre de réunions peut engendrer des malentendus.

 

4/ Le suivi

Une réunion s’inscrit dans un processus plus large que sa durée physique. Une fois terminée, elle fera l’objet d’un bref compte-rendu. Si nécessaire, un suivi sur les tâches ou sur l’évolution des sujets abordés sera fait par la suite.

 

Vous voilà prêts à affronter ou combattre les réunions inutiles.

Et si vous voulez aller plus loin, il existe même la possibilité de journées sans réunion du tout, comme on vous le partage ci-dessous.

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