“Aan het begin van mijn carrière, toen ik mijn bedrijf oprichtte, voerde ik nooit individuele gesprekken. Ik ging ervan uit dat de maandelijkse groepsbesprekingen en mijn regelmatige feedback voldoende waren. Maar een vriend die als consultant werkt voor een aantal grote bedrijven moedigde me aan om toch een jaarlijks evaluatiemoment te plannen. Ik heb nog geen seconde spijt gehad van de tijd die ik sindsdien aan al mijn werknemers besteed. Ik ben gaan beseffen dat niets dit moment kan vervangen, en dat zo’n functioneringsgesprek ons helpt om heel precies na te gaan hoe het er op persoonlijk en professioneel vlak voor staat”, vertelt Florence, de manager van een Brusselse kmo.

 

Een bijzonder moment

Zowel voor de werknemer als voor de manager is het jaarlijkse functioneringsgesprek een bijzonder moment. En even voor alle duidelijkheid: néé, een functioneringsgesprek is geen bokswedstrijd waarbij een van beide partijen moet winnen! Als er toch klappen worden uitgedeeld, is het misschien wel tijd om de samenwerking te heroverwegen.

Een jaarlijkse beoordeling is een bijzonder gesprek dat iedereen de kans moet geven om vooruit te kijken naar de volgende maanden, in de overtuiging dat er efficiënt zal worden samengewerkt.

Het verschil met gewone wekelijkse of dagelijkse meetings kan dan ook niet groter zijn. Het is bovendien belangrijk om het functioneringsgesprek duidelijk in de agenda te zetten, een aparte ruimte te reserveren en van tevoren uit te leggen wat er precies zal worden besproken en hoe alles zal verlopen. Zo staat niets een succesvol gesprek nog in de weg.

Uiteraard moet de werknemer, indien nodig, duidelijke instructies krijgen. Kondig het functioneringsgesprek dan ook ruim van tevoren aan, vertel welke onderwerpen er aan bod zullen komen en geef aan of de werknemer iets moet voorbereiden.

Want ook dat is het geheim van een succesvolle meeting: je begint er niet op goed geluk aan. Noch de manager, noch de werknemer.

 

Voorbereiden, voorbereiden, voorbereiden

Ook al doet u het elk jaar, bent u het gewend en weet u hoe een functioneringsgesprek verloopt, toch moet u zich er goed op voorbereiden.

Hoe? We geven u graag enkele tips.

1) Maak objectief de balans op

Probeer zo objectief mogelijk op te sommen wat er is bereikt, en wat niet. Daarvoor baseert u zich alleen op feiten en cijfers. Zo kunt u de prestaties heel nauwkeurig aftoetsen aan de doelstellingen die het jaar voordien zijn vastgelegd.

2) Doe navraag over de interpersoonlijke relaties

Uw voorbereiding op het gesprek biedt u ook de ideale gelegenheid om het contact met collega’s, klanten ... te beoordelen. Ga bijvoorbeeld na hoe de relatie tussen de werknemer en de anderen is, of er met bepaalde punten rekening moet worden gehouden ... Het idee is om een helikopterbeeld te krijgen. Hierbij evalueert u het gedrag van de werknemer.

3) Werk er elke dag aan

De voorbereiding van het volgende functioneringsgesprek begint ... zodra het vorige is afgelopen. Vaak focussen mensen zich op de laatste week of weken. Dat is heel begrijpelijk, want we hebben allemaal de neiging om af te gaan op onze laatste indruk. Toch kan het nuttig zijn om het hele jaar door informatie bij te houden om een zo breed mogelijk beeld te krijgen van eventuele voor- of achteruitgang.

4) Bepaal doelstellingen op korte termijn

Ook al is het de bedoeling om een heel jaar vooruit te plannen, toch kunt u bij de voorbereiding ook kortetermijndoelen bepalen voor de werknemer. Die doelen kunt u zien als mijlpalen die de werknemer moet behalen om later een bepaald hoger doel te bereiken.

 

Luisteren, luisteren, luisteren

U hoort dit vast niet voor het eerst: ‘actief’ luisteren is een must als u wilt dat een functioneringsgesprek slaagt. Weet u niet waar we het over hebben? Hou u dan aan onderstaande regels.

1) Onderbreek de werknemer niet.

Werknemers mogen niet altijd hun zegje doen, maar hebben vaak wel iets te zeggen. Geef hen tijdens het gesprek dus de kans om alles op tafel te gooien en hun gevoelens te uiten. Door hen niet te onderbreken, toont u dat u het gesprek belangrijk vindt en dat u bereid bent te luisteren naar wat ze te zeggen hebben.

2) Oordeel niet.

Wat een werknemer ook zegt, een functioneringsgesprek is niet bedoeld om te bepalen wie er al dan niet gelijk heeft of om een standpunt in te nemen. Wél om te achterhalen hoe de werknemer over zijn of haar werk denkt.

3) Herformuleer.

Herformuleren en samenvatten wat de werknemer zegt, kan helpen om ideeën te verduidelijken en misverstanden te voorkomen. Woorden kunnen een onderliggende betekenis hebben en betekenen niet altijd voor iedereen hetzelfde. Eén magisch zinnetje is voldoende: “Als ik je goed begrijp, wil je zeggen dat ...”.

4) Stel open vragen.

Vragen die alleen met ‘ja’ of ‘nee’ te beantwoorden zijn, dragen weinig bij aan een functioneringsgesprek. Wat u wilt, is de werknemer aan het praten krijgen. Open vragen krijgen dus de voorkeur, omdat u zo een beter beeld krijgt van ieders behoeften en frustraties.

5) Analyseer ook de non-verbale communicatie. 

Ook  zonder woorden wordt er veel gezegd. Door non-verbale signalen te analyseren, krijgt u meer inzicht in de ervaring van de werknemer. Maar laat u niet vangen! Non-verbale communicatie is vaak afhankelijk van de context. Houd dus ook rekening met de situatie en doe uw best om die correct in te schatten. U inleven is hier de boodschap.

 

Vermijd deze valkuilen

Een functioneringsgesprek is als een verhaal dat zich langzaam ontvouwt. Het doel is om van punt A naar punt B te gaan en de werknemer in dat verhaal mee te nemen. Maar zoals in elk goed en spannend verhaal komt u ook hier valkuilen tegen die u maar beter vermijdt.

Valkuil 1: alleen praten over negatieve dingen

Benader een gesprek altijd positief. Zelfs al moet u onprettige zaken aanhalen, dan nog is het de bedoeling dat de werknemer zich wil blijven inzetten. Iemand ter plekke de grond inboren met negatieve opmerkingen en verwijten? Dat werkt averechts. Uw woordkeuze en houding zijn dus heel belangrijk.

Valkuil 2: alleen focussen op het verleden

Het is uiteraard goed dat u de balans opmaakt van het voorbije jaar, maar u moet ook begrijpen dat een functioneringsgesprek vooral bedoeld is om het nieuwe jaar goed in te zetten. Leg dus liever de nadruk op wat er in het verschiet ligt in plaats van op de weg die jullie al hebben afgelegd.

Valkuil 3: geen duidelijke doelen bepalen

U weet vast wel wat SMART-doelstellingen zijn. Wel, het goede nieuws is dat een functioneringsgesprek de ideale gelegenheid is om deze methode toe te passen. Ter herinnering: SMART staat voor ‘specifiek, meetbaar, haalbaar, realistisch en tijdgebonden’.

Valkuil 4: er niet met uw gedachten bij zijn

Zoals we al aanhaalden, is actief luisteren belangrijk. Dat betekent dat u ook echt aandacht besteedt aan het gesprek. Neem dus niet zomaar uw telefoon op, check uw e-mails niet en ga altijd in een aparte ruimte zitten waar u niet om de 5 minuten wordt gestoord (behalve in noodgevallen, natuurlijk).

 

Alternatieven voor een jaarlijks gesprek

Voor sommigen is een jaarlijks functioneringsgesprek niet de beste keuze. Zij zijn er namelijk van overtuigd dat er in de snel veranderende wereld van vandaag andere manieren moeten zijn om werknemers te beoordelen.

En ja, er bestaan zeker alternatieven, net als aanvullende benaderingen. We sommen er graag een paar op.

1) Een maandelijks gesprek

Hier opteren sommige bedrijven voor, net zoals ze een ‘werknemer van de maand’ kiezen bijvoorbeeld. Het voordeel hiervan is dat u een scheve situatie meteen kunt rechtzetten. Tijdrovend is het wel.

2) Een ontwikkelingsgesprek in plaats van een functioneringsgesprek

Na de coronacrisis besloten heel wat managers in de Verenigde Staten het over een andere boeg te gooien. Zij kiezen voortaan voor een ontwikkelingsgesprek in plaats van een functioneringsgesprek. Het idee daarachter is dat u alleen de nadruk legt op sterke punten en niet op wat er fout loopt. Heeft uw werknemer misschien training nodig? Die kunt u ook aanbieden tijdens dit gesprek.

3) Zelfmanagement

Sommige bedrijven gaan voor het tegenovergestelde van een jaarlijkse evaluatie. Zij vragen hun werknemers om zelf doelstellingen te bepalen in lijn met de strategie van het bedrijf. Het risico hierbij is dat sommigen doelen zullen kiezen die té eenvoudig zijn of überhaupt niet in staat zullen zijn om duidelijke doelstellingen te definiëren.

 

Welke aanpak u ook kiest, we geven u nog graag een laatste tip mee. Hou het gesprek luchtig: vertel eens een anekdote of maak een grapje! Want het moet gezellig blijven, toch?

• Delen