Préparer un départ aussi bien qu’une arrivée.
Qu’il soit volontaire ou non, le départ d’un collaborateur est un moment important pour une société. Aussi important que l’arrivée. Il est donc essentiel de le préparer et de le gérer d’un point de vue logistique et humain. En n’oubliant pas, évidemment, de garder en mémoire une donnée importante : les anciens employés sont aussi des ambassadeurs de votre marque.
Longtemps, le terme « boarding » est resté un terme lié aux voyages. Nous avions un « boarding-pass » et on était appelé à faire le « boarding » à une heure précise. Depuis une vingtaine d’années, ce terme est également entré dans le monde du travail. On y parle en effet d’onboarding (le processus d’intégration des nouveaux employés) et d’offboarding (le processus de départ d’un collaborateur).
Si l’onboarding est petit à petit devenu une évidence. Ce n’est pas le cas de l’offboarding qui reste encore sous-estimé. Et pourtant, au même titre que des formations ou une évolution au sein de l’entreprise, l’offboarding fait également partie de l’expérience collaborateur, et est d’une importance capitale pour la société.
C’est, en effet, un moment idéal pour assurer la continuité de la productivité et éviter la perte des savoir-faire. C’est l’occasion également de prendre le temps d’écouter ce qui est ressenti par celui qui nous quitte afin d’améliorer la qualité de l’entreprise. Ou encore de démontrer que l’entreprise se soucie réellement des personnes avec qui elle travaille pour ce qu’ils sont, et non uniquement, pour ce qu’ils font.
Perte de temps et trahison
Les départs sont parfois des moments difficiles. Et certains employeurs ne les rendent pas spécialement plus simples, ce qui n’a aucun sens. Tout le monde sort finalement perdant d’un tel départ.
Mais alors pourquoi l’offboarding n’est pas encore la règle ?
Tout d’abord, il est souvent perçu comme une perte de temps et donc d’argent. Les entreprises vont préférer continuer à investir dans ceux qui restent et surtout ne gaspiller aucune ressource pour quelqu’un qui a volontairement ou non décidé de partir. Puis, le départ d’un employé peut aussi être vécu comme une trahison, un affront envers la société surtout quand il est volontaire. Quel intérêt de se soucier de quelqu’un qui n’est plus satisfait et qui veut nous quitter ?
La manière dont l’employé est traité lors de son départ sera prise en exemple par les autres collaborateurs. Il est essentiel d’éviter les réflexions telles « C’est comme ça qu’on est traité ici ? » qui pourrait avoir un impact direct et profond sur la motivation et donc, à moyen terme, sur la rentabilité et l’efficacité générale de l’entreprise. En l’accompagnant dans son choix et en cherchant à en connaître les raisons, vous démontrez votre implication envers vos employés.
Sauf évidemment dans des cas particuliers de rupture de confiance immédiate ou de licenciement pour faute grave.
Volontaires ou involontaire, les départs se préparent
Un offboarding, ce n’est pas prendre un verre en se tapant dans le dos 5 minutes et en se promettant de se revoir, ce qu’on ne fait jamais. Il s’agit d’un outil efficace pour l’entreprise comme pour les collaborateurs.
Un départ, c’est l’occasion de la mise en place d’une réelle stratégie, pensée et efficace ; une feuille de route pour ne négliger aucune étape.
Voici quelques-unes, pas forcément chronologiques.
1/ définir avec la personne qui part un timing de communication à l’équipe. Informer les collaborateurs directs en amont permet d’éviter un choc ou des questions sur la suite. La communication se fait aussi en externe avec l’ensemble des contacts du collaborateur qui s’en va.
2/ Trouver un remplaçant. Il peut être externe, mais c’est peut-être l’occasion d’ouvrir le poste en interne également. Trop de sociétés pensent que la solution est extérieure et ne prennent pas la peine de communiquer sur ce poste en interne, ce qui est parfois source de frustration : « Pourquoi toujours aller chercher ailleurs ce que nous sommes capables de faire. Moi, j’aurais pu faire ce travail ».
3/ Le suivi des tâches ou de l’organisation de la passation. En clair, savoir répondre aux questions suivantes : Qui va prendre le relais éventuel ? Comment ? Quand ? Quel était le territoire exact de ce poste ? Est-il nécessaire de le redéfinir ?
4/ Demander au collaborateur sortant de préparer un guide pour son successeur.
5/ Les biens matériels. Si le collaborateur disposait d’avantages (voiture, tél ordinateur…), il est essentiel d’en organiser le retour.
6/ Préparer les aspects administratifs et légaux comme les documents de fin de contrats, finaliser les dernières notes de frais, …
7/ Planifier une interview de sortie.
8/ Organiser un pot de départ ou une petite fête pour remercier le collaborateur de son investissement dans l’entreprise.
9/ Laissez la possibilité de garder le contact. S’il y a une question administrative, une question liée aux tâches effectuées.
10/ On peut aussi déjà préparer l’onboarding du remplaçant.
Une interview de sortie, en toute transparence
Un des moments les plus importants pour l’entreprise dans un processus d’offboarding, c’est l’interview de sortie. On ne parle pas de la réunion entre le collaborateur et l’employeur où est annoncé le départ ou la rupture de contrat, mais bien d’une réunion quelques jours avant la fin de la période de préavis.
Pourquoi une telle réunion est importante ?
Cette interview permet d’obtenir des renseignements et des informations essentielles sur « l’expérience employé », sur ce qu’il a vécu au sein de la société. La collecte et l’analyse de ces données sont une aubaine pour comprendre ce qui pourrait être amélioré, ce qui peut être changé, ce qui peut aussi aider à une meilleure organisation. L’interview est un identifiant d’amélioration, un levier pour faire mieux et pour comprendre les raisons du départ afin, le cas échéant, de ne pas reproduire les mêmes erreurs.
L’avantage d’une interview de départ est que l’employé qui part n’a pas d’enjeu politique et pas grand-chose à perdre. Il peut donc livrer un témoignage authentique. Sans filtres.
Par ailleurs, prendre le temps de débriefer un départ est aussi l’occasion de bien cerner tous les aspects du travail effectué, toutes les tâches réalisées par celui qui s’en va. Et de rappeler les éventuelles obligations qui s’imposent : non-concurrence, confidentialité, retours d’équipements…
C’est enfin, l’occasion de permettre à celui qui s’en va, de déposer sur la table les éventuelles frustrations. Il est toujours préférable qu’elles ne franchissent pas la porte de l’entreprise pour se partager ailleurs.
L’offboarding et son enjeu marque employeur
Cela peut sembler étrange de soigner à ce point le départ d’un employé. Et pourtant. Dans un environnement où les entreprises cherchent à promouvoir leur image afin d’attirer les meilleurs talents, de plus en plus d’entreprises ont comme l’un des piliers de leur politique RSE celle de « people » : prendre soin de ses employés tout au long de leur expérience de l’onboarding et même avant jusqu’à l’offboarding et même après.
En effet, dans chaque sphère qu’elle soit professionnelle ou privée, les employés parlent entre eux, avec leurs amis, leur famille, et ainsi de suite de leurs diverses expériences. La réputation d’une entreprise peut par conséquent très vite être ternie ou propulsée. Alors un employé qui garde une bonne voire une excellente impression de son expérience employé et de sa sortie de fonction deviendra à coup sûr un ambassadeur, n’hésitera pas à en parler en bien et il incitera même de nouveaux profils talentueux à postuler.
Les « employés boomerangs »
Saviez-vous qu’environ 15 % des employés qui quittent une société y retournent plus tard ? Ce phénomène porte un nom : « les employés boomerang ».
Généralement, les employés qui décident de revenir auprès d’un employeur après quelques mois ou années passées ailleurs, le font pour plusieurs raisons.
Voici les trois principales :
La première est d’acquérir de nouvelles compétences.
La seconde est de pouvoir évoluer dans un environnement différent.
La troisième est liée à des circonstances de la vie personnelle : déménagement, mariage, maladie d’un proche ou maladie pour soi, vouloir prendre du temps pour un enfant.
Les employés boomerang sont l’exemple même que partir n’est pas trahir. Une société qui doit laisser partir un employé ne doit pas lui en vouloir. Elle peut même lui souhaiter le meilleur et se dire qu’un jour, il reviendra peut-être apporter toute la richesse de l’expérience qu’il aura vécue ailleurs.
