Conseils pratiques pour mieux gérer son temps
Les manuels et autres livres sur le temps en entreprise, la gestion de celui-ci et ce qu’il convient d’en faire sont très à la mode depuis une dizaine d’années. Et tout n’est pas qu’une question d’efficacité, c’est aussi une question d’écoute de soi et d’intégration au monde professionnel qui nous entoure. Comment le gérer, comment ne pas en perdre, comment le rentabiliser, comment l’intégrer dans une semaine où d’autres rôles sont joués (sportif, parent, époux/se) ? Bonne nouvelle, il existe des conseils et des méthodes pour l’équilibrer. Re-bonne nouvelle, nous en partageons quelques-uns avec vous. Petit tour d’horizon.
En dehors du week-end, la majorité d’entre nous passe la plus grande partie de sa journée au travail. On parle d’ailleurs de « temps de travail », une notion qui qualifie et mesure la durée pendant laquelle une personne travaille à titre professionnel. Aujourd’hui, un travailleur belge à temps plein a un contrat de travail de 38h par semaine et profite de 35 jours de repos (certains secteurs sont plus gâtés que d’autres…) Il n’en a pas toujours été ainsi. Pendant des milliers d’années, l’homme s’est contenté de quelques heures de travail par jour pour cueillir ou chasser ce dont il avait besoin. On estime que ça ne devait pas excéder 5 heures par jour. Au moyen-âge, les journées de labeur étaient plus longues (10-12h) mais moins fréquentes. Il y avait beaucoup de travail en haute saison (récoltes, …) et quasi pas en basse saison. C’est la révolution industrielle (18ème siècle) qui va changer la donne. Avec cette dernière, le temps de travail est désormais dicté par l'exigence d'une utilisation continue des machines. Il s’agit de rentabiliser au maximum les investissements réalisés. Les conditions de travail deviennent très dures. On estime que la durée de la journée de travail d'un ouvrier est alors de plus de 10h dans la plupart des pays industrialisés et, au minimum, six jours par semaine. Les femmes et parfois les enfants sont soumis au même rythme. Seul le dimanche, « jour du Seigneur », est alors chômé. Les premières revendications pour travailler 8 heures par jour ont lieues à Chicago le 1 mai 1889 où une grève d’ouvriers fait plusieurs morts. Il faudra attendre l’après deuxième guerre mondiale pour que le temps de travail dans la plupart des pays industrialisés descende à 40 heures semaine. Mais ce n'est que fin des années 70 que le temps de travail hebdomadaire effectif des ouvriers atteindra ce niveau.
Gérer son temps, une nécessité
Que faire de ces 40 heures semaines ? Quel que soit notre métier, plusieurs conseils peuvent être appliqués afin de maîtriser au mieux son temps.
Le premier : « Rangez votre bureau ». Le temps perdu à chercher des choses dans ou sur un bureau mal rangé chaque jour n’a l’air de rien. Sur une semaine ou un mois, cela se compte parfois en heures. Un conseil valable pour le bureau physique mais aussi pour le bureau d’ordinateur.
Le deuxième : « Dites non ». Très compliqué pour certains, facile pour d’autres, dire non est pourtant une obligation dans le monde professionnel pour pouvoir se concentrer et accomplir son travail sans être sans cesse bousculé par les priorités des autres.
Troisième conseil : « Faites des listes ». Ce conseil était valable en 1950, il l’est toujours en 2019. Faire des listes des choses à faire permet de ne pas les oublier mais aussi de leur donner des priorités et des deadlines. Quatrième conseil : Accomplissez une chose, maximum deux, en même temps. Beaucoup pense pouvoir gérer 4 ou 5 choses en même temps. Si cela peut s’avérer exact de manière exceptionnelle, notre cerveau n’est pas entraîné et conçu pour cela.
Le temps a changé
La notion de temps de travail n’est pas une notion fixée une fois pour toute. Le temps de travail change tout comme la perception du temps a changé. En 2019, nous ne percevons plus le temps de la même manière qu’en 2000. Aujourd’hui, nous sommes entrés dans le monde de l’immédiateté. Ce qui prenait parfois des jours en 2000 comme chercher de l’information, contacter l’ensemble de ses clients, … ne prend plus que quelques minutes. L’internet, les médias sociaux, l’automatisation et l’échange de données nous donne en effet accès quasi de manière immédiate aux personnes et aux informations recherchées. Cette immédiateté est parfois source de perte de temps. Plus les canaux de la communication s’étoffent et deviennent nombreux, plus nous sommes sollicités. Alors qu’il n’y avait qu’un téléphone fixe et un fax à gérer il y a 20 ans, aujourd’hui, les téléphones portables, les messageries instantanées de discussion, les applications digitales, les mails, les réseaux sociaux… nous rendent « joignables » à tout instant. Ce qui n’est pas sans effet sur le temps de travail. En 2019, nous travaillons de manière beaucoup plus fragmentée qu’en 2000. Le classique 9h00-17h00 n’existe quasi plus. Il n’est en effet pas rare de recevoir des mails, des coups de fil ou des messages en dehors de ce créneau. A l’inverse, nous nous accordons davantage de petites pauses qu’il y a 20 ans pendant la journée de travail. Des petites pauses qui servent à consulter notre tél, LinkedIn, Facebook ou Twitter.
Identifiez les pertes de temps
Chaque entreprise a son rythme. On retrouve cependant dans plusieurs sociétés quelques marqueurs identiques de perte de temps. Au sein d’une entreprise, la perte de temps est souvent expliquée par différents facteurs. Généralement, les spécialistes en distinguent quatre.
- Un facteur socioculturel : une mauvaise gestion de la communication.
- Un facteur économique : une mauvaise gestion des conditions de travail.
- Un facteur structurel : les outils et/ou le cadre de travail sont inadaptés.
- Et enfin, un facteur humain : certains postes sont occupés par des personnes qui n’ont rien à y faire. Les conséquences de ces facteurs sont nombreuses : des réunions trop longues, des procédures qui ne « servent à rien », des messages inadaptés, …
Afin de bien gérer le temps de son entreprise, il est bon que dans chaque département une analyse de ces facteurs soient faites. Cela est évidemment bon pour la rentabilité mais surtout et également, pour le bien-être des collaborateurs.
Des plages horaires de « rien ».
Face à ces changements, il est important de s’imposer un certain rythme de vie. Pour gérer au mieux son temps quand il y a des rushs, il peut être intéressant d’arriver au bureau plus tôt. Cette méthode appliquée par de nombreux dirigeants permet de se retrouver au calme sans coups de tél ou collègues pour venir frapper à la porte. C’est une manière idéale pour se concentrer sur l’essentiel. Pour gérer son temps, il est également régulièrement conseillé de laisser des « plages horaires de rien ». Cela ne veut évidemment pas dire qu’il ne faut rien faire pendant ce créneau mais cela permet d’équilibrer les imprévus, les demandes de dernières minutes. Voire même, de souffler. Se mettre un planning millimétré est non seulement intenable mais source de stress et … de perte de temps. Apprendre à déléguer permet également de mieux gérer son temps. C’est parfois compliqué à faire mais c’est souvent ce qui permet de sortir la tête du guidon. L’idéal étant d’identifier et de déléguer les tâches que vous maitrisez le moins bien ou que vous n’aimez pas faire 😉
