Op 12 maart kondigde de Belgische eerste minister Sophie Wilmès een hele reeks maatregelen aan om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 in ons land tegen te gaan. Een van deze maatregelen is telewerken. Met de verklaring dat “alle bedrijven die dit kunnen, telewerk voor hun werknemers moeten organiseren” zette de eerste minister heel wat ondernemingen aan om te 'herbekijken' hoe ze werken en tools in te zetten die ze nog nooit of slechts zelden hebben gebruikt.

Wat zegt de wet? 

In België wordt telewerk geregeld door de collectieve arbeidsovereenkomst (cao) nr. 85 van 9 november 2005, die verplicht is gemaakt met het koninklijk besluit van 13 juni 2006. Artikel 5 van cao 85 verduidelijkt het principe van de 'autonomie van de partijen' en bepaalt dat telewerk op vrijwillige basis gebeurt. Met andere woorden: niemand kan een ander dwingen om te telewerken, want dit kan enkel als de werknemer en de werkgever dit samen overeenkomen. In dat geval moet er verplicht een overeenkomst tussen de partijen worden opgesteld voordat het telewerk van start gaat. Als het om een nieuwe beslissing bij een bestaand contract gaat, moet er dus een schriftelijke aanvulling op dat contract worden opgesteld. Het spreekt voor zich dat de algemene telewerkmaatregel in België een gezondheids- en solidariteitsmaatregel voor de zwaksten in de maatschappij is, een uitzonderlijke en tijdelijke maatregel die telewerk 'uit overmacht' rechtvaardigt. Merk ook op dat, zoals de gespecialiseerde website Actualités du droit belge meldt, “de werkgever verplicht is om zijn werknemer het nodige materiaal te bezorgen om te kunnen telewerken. Als de telewerker zijn eigen materiaal gebruikt, zijn de kosten voor de installatie van IT-programma's, werkings- en onderhoudskosten en de afschrijvingskosten voor het materiaal dat voor het telewerk wordt gebruikt, voor rekening van de werkgever.”

Zes tips voor succesvol telewerken

Voor sommigen is het de eerste keer dat ze telewerken. Dit kan heel wat stress geven, vooral in deze ongewone situatie van sociale afzondering. Hier zijn een paar tips om een zenuwinzinking te voorkomen.

1. Bepaal duidelijk je planning

Wanneer we telewerken, hebben we de neiging om onze werkdag te verlengen en om non-stop beschikbaar te zijn. Maar net zoals op een normale dag op kantoor, is het belangrijk om een uurschema aan te houden en jezelf vaste pauzes te gunnen. Laat dit zeker aan je collega's en je baas weten, door ze 's morgens te begroeten, door ze te laten weten dat je je pauze neemt en dat je voor X minuten uitlogt, of door 'tot morgen' te zeggen als je klaar bent met je dag. Zo weet iedereen wanneer je beschikbaar bent en wanneer niet.

2. Richt een plek in om te werken

Als je pas met telewerk begint, is het niet zo gemakkelijk om de juiste balans tussen werk en privéleven te vinden. Daarom is het belangrijk dat je een plaats bepaalt die zal dienen als je 'kantoor', zodat je die mentaal kunt onderscheiden van de rest van je huis. Ideaal is dat een gesloten kamer. Als dit niet mogelijk is, kies dan een plaats waar er geen doorgang is. Beperk in deze ruimte je persoonlijke bezittingen (foto's, vakantiegadgets, etc.) en organiseer je bureau: een scherm op de juiste hoogte, 2 of 3 pennen, niet meer, een beetje lege ruimte om je notitieblok te zetten, etc.

CNN heeft hierover een interessant artikel gepubliceerd: https://money.cnn.com/2015/01/30/pf/jobs/desk-organized-tips/

3. Gebruik de juiste tools

In ons artikel 'Enkele praktische tools' vind je een hele reeks interessante tools voor een succesvolle samenwerking. We wijzen er echter op dat het niet raadzaam is te veel toepassingen te gebruiken. Idealiter zou het bedrijf één of twee programma's of apps moeten implementeren om zo effectief mogelijk te zijn. Voor de interne communicatie worden er best één of meerdere WhatsApp-groepen aangemaakt met alle relevante medewerkers. Op die manier weet je zeker dat er niemand vergeten wordt. Wees echter voorzichtig met het delen van zeer vertrouwelijke informatie ...

4. Zorg voor goede communicatie tussen collega's

Dit is een bekend risico in de schriftelijke communicatie en een risico waar we vooral op moeten letten: misverstanden. Dit komt omdat je gesprekspartner je lichaamstaal niet ziet (grijnzen, knipogen, gezichtsuitdrukkingen, enz.). Aarzel zeker niet om gebruik te maken van smileys tussen collega's en om aan je manager duidelijk uit te leggen wat je bronnen van stress of ontevredenheid zijn. Hij/zij kan dit immers niet raden ?

5. Het teamwerk organiseren

Telewerken betekent geen snelle en efficiënte mondelinge afspraken meer op kantoor. Het is daarom essentieel om te bepalen 'wie wat doet' en de werkdag te structureren door deze bijvoorbeeld elke dag te beginnen met een teamvergadering. Om de voortgang van de projecten goed op te volgen, kun je bijvoorbeeld gedeelde spreadsheets, Google Sheets, etc. gebruiken.

Om niet te worden overspoeld door een astronomische hoeveelheid e-mails moet een onderscheid worden gemaakt tussen gesprekken (die kunnen worden gevoerd via andere tools, zoals Microsoft Teams of Whatsapp) en 'echte' e-mails.

6. Maak je geest leeg

Sla je pauzes niet over. Als je eenmaal aan je scherm zit, heb je de neiging om de tijd uit het oog te verliezen. Het is echter heel belangrijk om pauzes te nemen, je geest leeg te maken (een kleine wandeling in je tuin, de ramen openen, etc.) en te bewegen. Fysiek comfort speelt een belangrijke rol in de productiviteit. Voorzie in de ochtend wat tijd voordat je begint en ga even buiten wandelen (zolang het is toegestaan). Denk ten slotte aan wat je eet: maak een aantal lekkere, voedzame maaltijden klaar of bestel ze bij je favoriete winkelier.

Bron

 

• Delen