Hoe zit het met de wetgeving?
De rol van de HR-afdeling is van het allergrootste belang. Ze moet de gegevens enerzijds beveiligen zodat ze kunnen worden bijgehouden, en moet ze anderzijds beschermen tegen 'diefstal', zodat ze niet in de verkeerde handen vallen. Veel Belgische bedrijven sturen geen papieren loonbriefjes meer, maar zetten een link in een e-mail. En dat is niet zonder gevaar (risico op hacking).
Om gegevens te beveiligen, moeten dus de juiste tools en servers worden gebruikt. Bescherming wordt bereikt via het gebruik van mathematische 'fogging' en de anonimisering van gegevens.
Tot slot mogen wij ook niet alle gegevens die werknemers ons verstrekken zomaar bewaren, gebruiken en analyseren.
Hoelang zulke gegevens bewaard mogen worden, is wettelijk bepaald:
- 2 jaar voor de persoonsgegevens van kandidaten die niet werden geselecteerd.
- 5 jaar voor de persoonsgegevens van werknemers die niet langer een contractuele relatie met uw bedrijf hebben.
Weet ook dat we allemaal het recht hebben om onze gegevens in te kijken. Wij kunnen bij elke organisatie die gegevens over ons bewaart eisen om die in te kijken, te corrigeren of zelfs te wissen.