De eerste Werelddag van het Uitstelgedrag werd pas 'gevierd' op 25 maart 2010, maar dingen uitstellen die we nu kunnen (of zouden moeten) doen, is allesbehalve een nieuw fenomeen. Op zich is af en toe een pauze nemen een goed idee: door even iets anders te doen, laadt u uw batterijen weer op en krijgen uw hersenen de tijd om op adem te komen. Daar is niets mis mee. Maar voor sommigen is uitstelgedrag bijna een levenswijze. En dat is om verschillende redenen een probleem. De eerste reden is dat de uitsteller het gevoel krijgt dat hij zijn tijd niet meer onder controle heeft, wat vaak frustratie met zich meebrengt. Leven zonder tijdsbesef is niet houdbaar. Bovendien is tijd in de arbeidswereld iets kostbaars waarvan u slechts een beperkte hoeveelheid ter beschikking hebt (een dag telt slechts 24 uur) en dat u niet kunt opsparen (om het ergens anders voor te gebruiken). Taken uitstellen kan dus maar tot één ding leiden: een torenhoge werkdruk op lange termijn. En daarbij hoort het risico op een burn-out.

 

Vier ziekten die ons beletten om door te zetten ...

Vaak is een taak afwerken slechts een kwestie van efficiënt tijdmanagement. De voorbije jaren hebben verschillende onderzoeken in kaart gebracht hoe we tijd precies bekijken en hoe we ermee omgaan. Uit die onderzoeken kwamen vier interessante concepten naar voren: de zogenaamde tijdziekten.

• De eerste, tijdinitis, is een tijdontsteking en treedt vooral op bij medewerkers die zich moeilijk aan deadlines kunnen houden. Deze collega's zijn chronisch overstelpt en vinden het moeilijk om de benodigde tijd, de hoeveelheid werk en de complexiteit van hun taken in te schatten.
• De tweede aandoening is LIFOfilie (Last In, First Out of 'laatst binnen, eerst buiten'). Deze diagnose wordt gesteld bij mensen die beweren dat ze hun werk niet kunnen plannen of geen prioriteiten kunnen stellen, omdat ze elke dag opnieuw met onvoorziene en dringende omstandigheden te maken krijgen. U herkent deze collega's aan het feit dat ze zich moeilijk op hun prioriteiten kunnen focussen. Ook begonnen taken en dossiers één voor één afwerken, is niet aan hen besteed. Vergelijk ze met lasagne: elke laag nieuwe opdrachten komt boven op de vorige te liggen. Het resultaat is dat ze als kippen zonder kop rondrennen, alsof ze her en der brandjes proberen te blussen met een emmer water.
• De derde ziekte heet chronofagie. Het motto van medewerkers die aan chronofagie lijden, is: “Stoor me toch niet steeds!” Ze hebben namelijk het gevoel dat anderen hen constant lastigvallen. Daarbij maken we een onderscheid tussen exogene onderbrekingsfactoren (zoals een collega die om de vijf seconden een vraag stelt) en endogene of eigen factoren (dit zijn de onderbrekingen die de medewerker zelf inlast, zoals even gaan roken, pauze nemen, op het internet surfen ...).
• En tot slot is er de neelergie. Die treedt op bij mensen die allergische reacties krijgen van het woord 'nee' en dus altijd 'ja' zeggen. Ook als de vraag om vijf voor twaalf gesteld wordt en zeker als ze van iemand komt die hoger in de hiërarchie staat. Deze medewerkers vinden het moeilijk om assertief te zijn en hun prioriteiten boven die van anderen te stellen.

Ergens lijden we allemaal wel in meer of mindere mate aan deze vier ziekten. En onze collega's ook. Maar dat is niet erg, want voor elk van deze problemen bestaat een gepast geneesmiddel.

 

Doeltreffende geneesmiddelen

Er zijn verschillende manieren om deze ziekten en uitstelgedrag aan te pakken. Sommige daarvan zijn makkelijk toe te passen en leiden snel tot goede werkgewoonten. Kent u de wet van Parkinson, die stelt dat 'het werk van een taak steeds uitdijt naar alle tijd die beschikbaar is om die taak te realiseren'? Met andere woorden: als iemand een maand de tijd krijgt om een taak uit te voeren die niet langer dan een week in beslag neemt, dan zal het effectief een maand duren voordat de taak afgerond is. De eerste goede gewoonte is dus: de gevraagde taken plannen en voor elke taak een realistische, gepaste uitvoeringstijd bepalen. Wie van tijdinitis af wil raken, moet leren de werkelijk nodige tijd in te schatten.

Een andere remedie is tijdplanning. De ideale agenda kan als volgt worden opgedeeld: plan 60% van de tijd vol met voorziene activiteiten, houd 20% vrij voor onvoorziene omstandigheden (zoals een dringende vraag van een collega of iets dat dringend moet gebeuren) en reserveer 20% vrije tijd voor spontane activiteiten.

Tegen chronofagie en neelergische reacties is slechts één middel opgewassen: NEE leren zeggen! Chronofagen moeten nee zeggen tegen tijdvreters, zoals die ene collega die onophoudelijk vragen stelt of de partner die vijf keer per dag belt. Mensen met een neelergie moeten leren nee zeggen tegen de vraag, maar niet tegen de persoon, en dat op een assertieve manier.

Om LIFOfilie te overwinnen, zijn er drie snelle en efficiënte kuren. De Voldoeningsmethode houdt in dat u 's ochtends bepaalt wat er tegen het einde van de werkdag klaar moet zijn om met een voldaan gevoel naar huis te kunnen. Bij de methode met de drie post-its schrijft u de drie belangrijkste dingen die op die dag moeten gebeuren, op drie plakbriefjes. Die briefjes plakt u vervolgens op uw computerscherm. Telkens wanneer u een taak afgerond hebt, trekt u het betreffende briefje eraf. En tot slot is er de Eisenhower-methode, genoemd naar de Amerikaanse president. Die helpt u een onderscheid te maken tussen dringende zaken (die snel moeten gebeuren) en belangrijke zaken (die alleen door de persoon in kwestie kunnen worden uitgevoerd). Vaak denken we dat alle dringende zaken ook belangrijk zijn, maar eigenlijk is dat helemaal niet het geval. Als een opdracht volgens deze methode dringend én belangrijk is, moet ze onmiddellijk worden behandeld. Is ze niet dringend, dan plant u ze gewoon zoals we eerder hebben gezien. En als de opdracht dringend maar niet belangrijk is, dan kunt u die delegeren.

 

Eén oplossing: delegeren

Een taak die door iemand begonnen is, moet niet noodzakelijk door diezelfde persoon worden afgewerkt. Dat geldt ook voor groepswerk. In onze arbeidscultuur heeft delegeren voor velen een vieze bijsmaak, maar dat komt vooral doordat er geen goede definitie is voor het begrip. Delegeren wordt vaak beschouwd als een taak op iemand anders afschuiven omdat u er zelf geen zin in hebt. Voor sommigen voelt het ook aan alsof ze de controle of hun autonomie daardoor kwijt zijn. Maar eigenlijk is goed delegeren net het omgekeerde. Het wijst erop dat u in staat bent om instructies te geven waarmee anderen een taak tot een goed einde kunnen brengen, en dat u iemand anders verantwoordelijkheid en vertrouwen schenkt. We maken even van de gelegenheid gebruik om de vijf stappen van geslaagd delegeren op te frissen:

1.  Bepaal wat u kunt delegeren.
2.  Definieer het verwachte resultaat.
3.  Kies de persoon aan wie u iets wilt delegeren en vraag of deze persoon ermee instemt.
4.  Leg de medewerker zijn of haar verantwoordelijkheden uit.
5.  Volg de voortgang op en controleer of het doel wordt bereikt.

 

Een kwestie van karakter

Niet in staat zijn om een project af te werken is een kwestie van tijd, wilskracht ... en karakter. Er zijn meerdere psychologische onderzoeken uitgevoerd over het onvermogen om taken af te werken, en ze wijzen allemaal op hetzelfde resultaat: het karakter van de persoon is de hoofdoorzaak van de mislukking. Volgens psychologen is niet in staat zijn om taken te voltooien, mogelijk een symptoom van narcisme. Psychoanalist en bedrijfscoach Luce Janin Devillars legt het als volgt uit in een van haar werken: “Door nooit af te werken wat ze beginnen, verschuilen ze zich achter een waanidee. Ze confronteren zichzelf niet met de mogelijkheid dat iets zou mislukken en houden zich krampachtig vast aan de illusie dat ze almachtig zijn en alles kunnen. Of dat nu bewust gebeurt of niet, het idee dat ze geen perfect resultaat zouden afleveren, jaagt hen de stuipen op het lijf.”

De eerste stap om korte metten te maken met die (slechte) gewoonte, is achterhalen wat ons drijft om steeds iets anders te willen beginnen. We moeten leren een onderscheid te maken tussen enerzijds fantasie of de ideale versie van onszelf, en anderzijds de realiteit en wat ons écht motiveert. Een andere houding die we onszelf moeten aanleren, is inactiviteit aanvaarden. Soms geeft de angst voor verveling of een 'leeg gevoel' ons de onweerstaanbare drang om alle gaatjes in onze agenda (en in de rest van ons leven) vol te proppen. We moeten dus weer leren de tijd te nemen om gewoon te zijn. Leren om niets te doen is een essentiële stap om te leren afmaken wat er moet gebeuren.

• Delen