Thema-artikels

Hebt u altijd al een coachingsysteem in uw bedrijf willen opzetten, maar wist u nooit precies waar te beginnen? Hebt u altijd door de hoge kosten getwijfeld om meer informatie te verzamelen? Of was u misschien bang voor wat mensen zeggen over coaching in het algemeen? En is coaching nuttig in een kmo of net in een groter bedrijf?

U bent uiteraard de enige die deze vragen kan beantwoorden. Maar gezien onze ervaring van de afgelopen vijftien jaar kunnen we u ondertussen wel de belangrijkste voor- en nadelen van professionele ondersteuning meegeven. Want ja, coaching kan heel wat troeven inhouden, zowel voor de organisatie als geheel als voor de mensen die er werken.

 

De vijf voordelen van professionele coaching

 

1/ Competenties ontwikkelen

Dit is uiteraard waar het allemaal om draait! In het slechtste geval is coaching tijdverspilling, in het beste geval helpt het werknemers echt om hun professionele competenties te ontwikkelen en te verbeteren. Of het nu gaat om soft skills, zoals leiderschap, communicatie, stress-, tijd- of teammanagement ... of om hard skills, zoals leren werken met een nieuwe tool.

2/ Prestaties verbeteren

Eerst neemt de coach als het ware een foto van de beginsituatie van de werknemer. Daarna zal hij alle mogelijke obstakels identificeren. Gewapend met een nauwkeurig plan en goed afgelijnde doelstellingen zal de coach tot slot helpen om de individuele prestaties te verbeteren.

3/ Opnieuw inzet en motivatie vinden

Werknemers die dankzij een coach vooruitgang boeken, zijn achteraf veel gemotiveerder omdat ze de investering van het bedrijf waarderen.

Opgelet: opvolging is wel erg belangrijk. Als de coach of het bedrijf regelmatige feedback of follow-ups aanbiedt in welke vorm dan ook, moet de werknemer hier uiteraard op ingaan.

4/ Leiderschap en management bevorderen

Waar coaching het meest aan bijdraagt, zijn de algemene managementvaardigheden die een werknemer ontwikkelt, soms zelfs buiten het eigenlijke onderwerp van de sessies om. De tijd nemen om met een professionele coach te praten is namelijk heel inspirerend, vooral op het vlak van tijd-, stress- of teammanagement. Wanneer een bedrijf een coachingbeleid opzet, zijn het vaak de managers en de ‘veelbelovende talenten’ die er het eerst van profiteren. Het doel is dan ook om hen de nodige leiderschaps- en managementcompetenties aan te leren.

5/ Verandering in goede banen leiden

Coaching moet werknemers ook helpen om te wennen aan hun nieuwe rol. Of ze nu een horizontale (verandering van expertisedomein) dan wel verticale (nieuwe verantwoordelijkheden) switch maken, dankzij de juiste ondersteuning kunnen ze zich beter voorbereiden op hun nieuwe uitdagingen.

 

“Positieve psychologie is onzin”

 

“Ons welzijn en onze ziel vertrouwen we toe aan eender wie, maar met ons lichaam zouden we dat nooit doen. We zouden ons nooit laten opereren door iemand die er een opleiding van amper anderhalf jaar heeft op zitten. Wel begrijp ik hoeveel makkelijker het is om naar een coach te stappen dan bij een psycholoog aan te kloppen.”

Dat zijn de niet mis te verstane woorden van doctor in de filosofie en conferencière Julia de Funès. In haar bestseller ‘Le développement (im)personnel, le succès d'une imposture’ geeft ze haar kijk op de toestroom van coaches in persoonlijke ontwikkeling. Ook hekelt ze de oplichterspraktijken achter zogenaamde positieve pyschologie.

Deze vijf punten halen critici van bedrijfscoaches vaak aan:

1/ Hoge kostprijs

Sommigen hebben kritiek op het torenhoge prijskaartje van interne businesscoaching. Bedrijven investeren soms namelijk gigantische bedragen in coachingprogramma’s zonder zeker te weten dat die ook zullen renderen.

2/ Gebrek aan empirisch bewijs

Vanuit objectief oogpunt is dit waarschijnlijk de meest interessante kritiek. Sommige critici hameren namelijk op het gebrek aan empirische studies die ontegensprekelijk aantonen dat businesscoaching werkt op lange termijn.

3/ Gebrek aan reglementering

Er bestaan niet meteen strenge regels voor bedrijfscoaches. De kwaliteit ervan kan dus sterk verschillen. Bovendien worden diploma’s niet altijd erkend en duren sommige opleidingen maar heel kort. Iedereen kan zichzelf ook op de een of andere manier ‘coach’ noemen. Het is dan ook geen beschermd beroep.

4/ Risico op afhankelijkheid

Door voor alles en nog wat een coach onder de arm te nemen, worden managers of werknemers afhankelijk van hun coach. Dat vrezen sommige criticasters. Werknemers verliezen dan hun autonomie in plaats van de nodige competenties te ontwikkelen om met bepaalde problemen om te gaan. Tegenstanders zien dit als een ‘gemakkelijke uitweg’.

5/ Het individu centraal

Een laatste punt van kritiek dat veel bijval krijgt, is dat coaching zich te veel richt op individuele ontwikkeling in plaats van op de collectieve behoeften van een bedrijf. Dat kan ervoor zorgen dat werknemers zich meer op hun eigen groei gaan focussen dan op samenwerking en gezamenlijke doelstellingen.

 

Ik voel de verontwaardiging al komen, maar laten we door deze kritiek vooral niet vergeten dat het van essentieel belang is om coaching onder te brengen in een groter programma onder toezicht van de hr-afdeling. Ook moeten we altijd kritisch blijven kijken naar de diensten waarop we een beroep doen.

Heel wat bedrijven hebben in het kader van hun talentontwikkelingsstrategie al voor coaching gekozen, en met veel succes. Eén daarvan is Edenred.

 

Een alternatief: intercollegiale coaching

 

Bij ‘peer to peer coaching’ gaat het erom dat collega’s als deel van hun leerproces ervaringen delen. Een collega wordt dus een coach.

Voor zo’n directe samenwerking is geen centrale autoriteit of tussenpersoon nodig, zoals dat wel het geval is bij een coach. Mensen leren dus van elkaar en wisselen kennis en ervaringen uit.

Dat kan formele vormen aannemen, zoals een mentorsessie met collega’s, of heel informeel gebeuren. Denk maar aan spontane interacties en uitwisselingen tussen collega’s of leerlingen. Deze aanpak kan dan ook een perfect alternatief zijn voor of een aanvulling vormen op gewone coaching.

Zo voerden we bij Edenred de ‘Lunch & Learn’-sessies in, waarbij een collega uitleg geeft over een project, een concept, de taken van een team ...

Iedereen is vrij om zich in te schrijven, en dit verloopt echt goed!

Andere bedrijven wijzen iedere nieuwe werknemer dan weer meteen een coach toe. Het gaat dan om een collega van een andere afdeling die de medewerker begeleidt in zijn/haar loopbaanontwikkeling en de beoordeling van zijn/haar rol.

Gemakkelijk te integreren en extreem interessant

• Eerst en vooral omdat onze medewerkers de ultieme bron van ervaring en kennis over ons bedrijf en onze projecten zijn.
• Daarnaast vormen gesprekken tussen collega’s, de uitwisseling van ideeën en de overdracht van praktische ervaring een dynamischere vorm om kennis door te geven dan eender welke formele methode.
• Nog een voordeel is dat mensen vaak leren door anderen te imiteren en inspiratie bij hen op te doen, vooral wanneer het gaat om succesvolle rolmodellen in hun vakgebied.
• Ook de moeite waard: uiteenlopende perspectieven en competenties binnen een team kunnen leiden tot completere en creatievere oplossingen. Door uitwisseling en interactie ontstaan namelijk continu nieuwe ideeën.
• In tegenstelling tot traditionele coaching zal ‘peer to peer coaching’ er tot slot voor zorgen dat werknemers banden smeden met hun collega’s. Dat versterkt de groepsgeest en creëert een werkomgeving waarin samenwerking centraal staat. Als dat geen goed argument is!

 

De rol van de hr-afdeling

 

Hr speelt absoluut een cruciale rol in dit hele coachingverhaal. Want het zijn net deze mensen die de coaches en de coachees zullen bijstaan. Ten eerste kan de hr-afdeling bepaalde initiatieven en processen invoeren om de competenties van de werknemers te identificeren, te ontwikkelen en te beheren.

1/ Competenties analyseren

Breng de huidige competenties van de werknemers in kaart, identificeer mogelijke lacunes en bepaal welke competenties nodig zijn om de doelstellingen van de organisatie te behalen.

2/ Ontwikkelingsplannen opstellen

Stel vervolgens samen met de werknemers individuele ontwikkelingsplannen op. Die plannen verduidelijken welke competenties aan versterking toe zijn, welke opleidingen iemand moet volgen en welke ontwikkelingsmogelijkheden er allemaal zijn.

3/ Opleiding en ontwikkeling stimuleren

Het vanzelfsprekende gevolg: zet opleidings- en ontwikkelingsprogramma’s op poten om werknemers te helpen de nodige competenties te verwerven. Het kan gaan om interne trainingen, externe cursussen, webinars of – natuurlijk – de juiste coaches aanstellen.

4/ Prestaties evalueren

Prestatiebeoordelingen aan het einde van de coachingsessies maken deel uit van de hr-ondersteuning.

5/ Blijven opvolgen

Tot slot voert u controlesystemen in om na te gaan in welke mate iemand nieuwe competenties onder de knie heeft gekregen tijdens de coachingsessies. Op die manier zijn de ontwikkelingsinspanningen altijd afgestemd op de doelstellingen van het bedrijf en zal al dit werk niet voor niets zijn geweest.

 

Tot slot willen we benadrukken dat communiceren over al die initiatieven enorm belangrijk is. Binnen én buiten uw bedrijf. Door te laten zien dat de ontwikkeling van competenties u nauw aan het hart ligt, wordt uw bedrijf alleen maar aantrekkelijker voor buitenstaanders en gaan het engagement en de loyaliteit van uw werknemers er vanzelf op vooruit.

• Delen

Stress is “een toestand van ongerustheid of mentale spanning veroorzaakt door een moeilijke situatie”, aldus de Wereldgezondheidsorganisatie (WHO). 

Doorgaans onderscheiden we twee vormen van stress:

1. Acute stress ontstaat in specifieke situaties waarover we weinig controle lijken te hebben. Dat kan in ons voordeel spelen, want hierdoor moeten we onszelf kortstondig overstijgen, ons aanpassen, evolueren ... Een presentatie geven voor iedereen op het werk, kan leiden tot acute stress.
2. Chronische stress ontstaat wanneer we herhaaldelijk of continu blootgesteld worden aan situaties die een grote mentale spanning met zich meebrengen. Deze vorm van stress heeft geen enkel voordeel, want ons lichaam is niet gewapend tegen zo’n continue spanning. Chronische stress kan ons uitputten, in het beste geval.

 

5 tips om stress bij uw medewerkers te beperken

 

1 – Luisterend oor

Het allereerste wat u moet doen als u stress in het bedrijf vaststelt, is de mensen in kwestie hun verhaal laten doen. Luisteren betekent meer dan gewoon zwijgen wanneer de ander praat, maar die info ook echt opnemen en er samen mee aan de slag gaan.

 

2 – Dialoog

Naast luisteren is ook informatie uitwisselen of gewoon een moment delen onder collega’s (of tussen de directie en de medewerkers) onmisbaar. Werkgerelateerde stress is vaak deels te wijten aan een gebrek aan erkenning of een gevoel van alleen en/of onbegrepen te zijn. Door met elkaar in dialoog te gaan, blijkt dat gevoel echter vaak ongegrond.

 

3 – Dankbaarheid

Veeleisend zijn op professioneel vlak vormt op zich geen probleem. Maar vergeet niet om waardering te tonen voor een sterke prestatie of inzet van een collega. Een klein woordje als ‘dankjewel’ of ‘proficiat met je werk’ doet altijd deugd, vermindert stress en mondt ongetwijfeld uit in nog meer motivatie.

 

4 – Duidelijke instructies

Duidelijke instructies (wat wordt er verwacht, wanneer, hoe, wie is verantwoordelijk voor het project) zijn een goede manier om eventuele angst bij uw collega’s op een natuurlijke manier te voorkomen.

 

5 – Enkele ideeën als u nog een stapje verder wilt gaan😊

• Maak ruimte voor echte pauzes op het werk.
• Geef uw medewerkers de kans om ‘s middags van een gezonde en evenwichtige maaltijd te genieten, bijvoorbeeld door hen maaltijdcheques aan te bieden.
• Met de cheques Edenred Sport & Cultuur kunt u hen motiveren om deel te nemen aan culturele en sportactiviteiten!
• Bied hen massagesessies aan ... op het werk.
• Stel een interne hr-verantwoordelijke voor stressbeheer aan.

 

De nadelen van stress

 

“Ik ben een deel van mijn haar verloren sinds ik in de politiek zit”, vertelt een federaal parlementslid ons. “Ik weet dat het door de stress komt, want tijdens de zomervakantie valt mijn haar niet meer uit. Het begint zelfs terug te groeien. Echt indrukwekkend. En ik verzin het niet, want mijn arts heeft dat zelf vastgesteld.”

Gelukkig zijn niet alle rechtstreekse gevolgen van stress zo ingrijpend en opvallend.

Bepaalde effecten kent iedereen, zoals buikklachten (helse krampen door de stress), een trillende stem of beven.  Algemene angst en een hoge bloeddruk komen ook vaak voor.

Maar wat minder bekend is, is dat stress ook aan de basis kan liggen van ernstigere neurologische problemen. Uit heel wat studies blijkt namelijk: hoe meer stresshormonen in het lichaam, hoe slechter het geheugen. Dat maakt het moeilijker om iets nieuws te leren en bepaalde informatie te onthouden.

 

Hoe herkent u stress bij een medewerker? En wat kunt u doen?

 

Niet iedereen is even stressbestendig en bepaalde signalen kunnen op een probleem wijzen:

• Vermoeidheid

Wallen onder de ogen, iedereen heeft er vroeg of laat wel eens last van. Na een slechte nacht bijvoorbeeld. Maar als iemand voortdurend vermoeid is, kan dat op een dieper probleem wijzen. Een eerste waarschuwingssignaal, zeg maar.

• Fouten

Stress leidt tot allerlei fouten. In bepaalde beroepen, bijvoorbeeld bij artsen, kan dat bijzonder ernstig en problematisch zijn.

• Afwezigheid

Als een medewerker zich steeds vaker afwezig meldt, is er misschien meer aan de hand. Het kan dat uw collega liever thuis blijft dan ‘met een knoop in de maag’ naar het werk te komen.

• Complexe relatie met collega

Een medewerker die overreageert of meteen agressief wordt, moet u misschien iets nauwer opvolgen.

• Verslavingen

Overmatig gebruik van tabak, alcohol of drugs moet uiteraard meteen een belletje doen rinkelen.

 

Hoe blijft u zelf stress de baas?

 

Stress is vaak besmettelijk. Probeer dat dus als manager niet over te brengen op uw teams!

4 tips om makkelijker de kalmte te bewaren:

1 – Delegeren

We zijn allemaal mensen, geen superhelden. Alles voortdurend zelf doen, dat gaat niet. Daarom moeten we bepaalde taken leren delegeren als we een burn-out willen voorkomen.

2 – Verandering van spijs doet eten

Soms is het goed om verschillende dossiers en taken af te wisselen. Zo kunt u even afstand nemen en het daarna met een frisse blik weer opnemen.

3 – Alles even loslaten

Medewerkers hebben het recht om niet bereikbaar te zijn, maar dat geldt voor iedereen. Ook voor de manager. Fomo (‘fear of missing out’) betekent dat iemand schrik heeft om iets te missen, en daarom constant verbonden is. Hoog tijd om daarmee te stoppen.

4 – Het leven is meer dan werken alleen

GenZ heeft dat goed begrepen, maar voor de andere generaties blijft dat een moeilijke oefening. Het leven is meer dan werken alleen. Uw job bepaalt niet wie u bent. Maak dus tijd voor familie en vrienden.

 

Hieronder nog meer tips om stress tegen te gaan:

• Meer slapen!

Dat lijkt vanzelfsprekend, maar toch zijn er nog veel mensen die trots zijn op hun korte nachten en werkdagen van 18 uur.

• Bewegen

Lichaam en geest hangen nauw samen. Wie zichzelf lichamelijk uitdaagt, krijgt er gratis de juiste mindset bij. 

• Mediteren

Meditatie levert u heel wat voordelen op, zoals totale rust in het hoofd en afstand van alles wat speelt.

• (Glim)lachen

(Glim)lachen is niet alleen goed voor uw gezichtsspieren. Want als u lacht, komen er endorfines vrij, net als bij een fysieke activiteit. En dat vermindert angst.

In 2024 mag u dus moppen tappen, ook als u ergens helemaal alleen bent. 😉

• Delen

4 tips voor een beter personeelsbehoud

Wat als de strijd om talent meer te maken heeft met nieuwkomers houden dan aantrekken? Talenten overtuigen om voor uw bedrijf te kiezen is maar de helft van het verhaal. Personeel behouden is een uitdaging van formaat voor bedrijven die een sterk en standvastig team willen. Lees hier hoe u uw medewerkers op een proactieve manier aan uw bedrijf kunt binden.

1.Wees realistisch tijdens het sollicitatiegesprek

Bedrijven durven wel eens een loopje te nemen met de waarheid en een jobinhoud wat aan te dikken. Maar op de werkvloer zal een nieuwe werknemer die bubbel al snel doorprikken. Heel wat mensen vertrekken dan ook omdat de realiteit niet strookt met hun verwachtingen. Zo is het bij een aanwerving in eerste instantie cruciaal dat de kandidaat een realistisch beeld krijgt van het takenpakket.

Concreet: communiceer transparant en laat twee of drie toekomstige collega’s over hun ervaringen (positieve kanten en de uitdagingen van de job) vertellen.

2.Bereid de onboarding voor

In het verlengde van het sollicitatiegesprek is een efficiënte onboarding essentieel om nieuwe medewerkers optimaal te integreren. Enkele praktische tips voor een geslaagde onboarding:

• Goede voorbereiding: Geef een uitvoerige presentatie aan uw nieuwe medewerkers, met info over het organogram, de teams en de verantwoordelijkheden van de functie, net als praktische info over de interne tools en processen.
• Afsprakenkalender: Plan elke dag één tot drie ontmoetingen in met teamleden en andere belangrijke contactpersonen voor die functie, zodat uw nieuwe medewerker de werkomgeving snel en grondig leert kennen.
• Mentors en begeleiding: Zorg ervoor dat de rechtstreeks verantwoordelijke de eerste dagen beschikbaar is of laat een ervaren mentor de nieuwe werknemer op sleeptouw nemen.

3.Beveel 360°-evaluaties aan

Een 360°-evaluatie beperkt zich niet tot feedback opvragen over de prestaties van een werkkracht, maar biedt de werknemer zelf ook de kans om zijn/haar eigen feedback met diens verantwoordelijke te delen. Periodieke evaluaties bevorderen een open en stabiele dialoog. Zo’n tweerichtingscommunicatie versterkt het vertrouwen en het wederzijdse engagement. Bovendien zijn talenten dan sneller geneigd om te blijven.

4.Zoek de reden achter een vertrek

In tegenstelling tot wat velen denken, is het loon niet altijd dé drijfveer om van job te veranderen. Andere redenen kunnen zijn: verveling, frustratie, ongezond evenwicht tussen werk en privéleven en het gebrek aan toekomstperspectieven. Ook privéproblemen, de woon-werkafstand of spanningen tussen collega’s of verantwoordelijken kunnen een rol spelen.

Wie zijn personeelsbehoud wil verbeteren, moet absoluut de redenen achter het ontslag van zijn werknemers begrijpen. Er bestaan diverse methodes om waardevolle informatie te verzamelen, zoals een ontslaggesprek of anonieme enquêtes. Bovendien toont een bedrijf op die manier aan dat het bereid is om te luisteren en zichzelf te blijven verbeteren, waardoor de medewerker met een positiever gevoel de deur achter zich dichttrekt. Niets ergers dan een bedrijf te verlaten zonder dat iemand ook maar vraagt waarom.

 

De sleutel tot een motiverende bedrijfscultuur

Ook na die eerste belangrijke fasen is het zaak uw mensen gemotiveerd te houden! Een dynamische en motiverende bedrijfscultuur bevorderen is een prioriteit voor bedrijven die geëngageerde en trouwe werknemers willen. Wat zijn dus de bepalende factoren voor een stimulerende werksfeer?

1. Het algemene welzijn van de werknemers is een essentieel element. Een opleidingsplatform, de toegang tot sportaccommodaties, een beleid dat diversiteit bevordert en pesterijen tegengaat ... Al deze elementen zijn een must als u een omgeving wilt creëren waarin iedereen zich veilig en goed voelt. Innovatief uit de hoek komen, is hierbij soms nodig. Bij de groep Carrefour bijvoorbeeld krijgen werknemers met endometriose sinds april 2023 maar liefst twaalf dagen menstruatieverlof per jaar. Deze beslissing heeft een positieve psychologische impact op iedereen, ook op de werknemers die niet rechtstreeks betrokken zijn.
2. Een gezond evenwicht tussen werk en privéleven staat vandaag bij veel mensen bovenaan het prioriteitenlijstje. Flexibele werkuren en occasioneel telewerk zijn een belangrijke troef om talenten aan te trekken en te houden.
3. Groeimogelijkheden: progressie kan verschillende vormen aannemen, gaande van meer verantwoordelijkheden tot een horizontale groei binnen het bedrijf. Het eventuele vooruitzicht op hun verdere ontplooiing of professionele ontwikkeling houdt mensen absoluut gemotiveerd.
4. Zinvol werk: steeds meer mensen willen zich nuttig voelen, een positieve bijdrage leveren aan het bedrijf en voldoening halen uit hun job. In Europa stelt het bureau Grant Thornton zijn werknemers voortaan ‘zingevingsgesprekken’ voor, een trend die zich in 2024 ook naar andere bedrijven zou moeten uitbreiden. Een gebrek aan zingeving kan niet enkel leiden tot ontslag, maar ook tot een burn-out of gebrek aan betrokkenheid. Een omgeving waarin iedereen zich waardevol voelt, is essentieel voor een bloeiende en duurzame bedrijfscultuur.
5. Salarispakket: naast het loon zijn ook de werkomstandigheden een bepalende motivator voor werknemers. Extra voordelen en premies kunnen hun tevredenheid en motivatie een boost geven (lees hierover meer in onze OpenSpace over het loon).

 

Maatschappelijk verantwoord ondernemen (mvo): het nieuwe argument

Naast zinvol werk vinden veel werknemers het ook belangrijk dat hun werkgever zich inzet voor meer duurzaamheid. Kiezen voor initiatieven rond maatschappelijk verantwoord ondernemen (mvo) is een belangrijke factor geworden om gemotiveerde talenten, die zich willen inzetten voor een bedrijf met een ware positieve impact op de samenleving, aan te trekken en aan boord te houden. Wanneer de sterkst gemotiveerden een gebrek aan authenticiteit merken, kan dat hun onvoorwaardelijke betrokkenheid en inzet voor het bedrijf een flinke knauw geven.

In de praktijk

Actieve betrokkenheid van de werknemers:

• Organiseer informatie- en opleidingssessies over de uitdagingen van mvo. Laat uw werknemers zien hoe zij met hun gedrag mee het verschil kunnen maken en hoe belangrijk het is om relevante competenties te ontwikkelen om hun steentje bij te dragen aan zulke initiatieven.
• Motiveer uw mensen om mee te werken aan relevante en significante mvo-projecten. Roep werkgroepen in het leven (Green Teams), zodat iedereen zich hiervoor kan inzetten en zich deel voelt van de acties binnen uw bedrijf.

 

Waarom het retentiecijfer opkrikken?

36 % van de Belgische bedrijven heeft naar eigen zeggen moeite om zijn personeel aan zich te binden. Deze situatie is vergelijkbaar met Italië en Finland, maar is minder prangend dan in Frankrijk, waar 44 % van de bedrijven met dit probleem te maken krijgt.

Uw beste werknemers aan boord houden, dat is een absolute must. Er staat namelijk heel wat op het spel voor uw bedrijf:

1. Financiële impact: elk vertrek brengt heel wat kosten met zich mee voor het bedrijf, gaande van de werving tot de opleiding en de integratie van nieuwe werknemers.
2. Culturele samenhang: iedereen in uw bedrijf bouwt mee aan de bedrijfscultuur. Wanneer er mensen vertrekken, verandert die hele structuur. En dat brengt ook de waardevolle groepsdynamiek in uw bedrijf uit evenwicht.
3. Motivatie en emotionele impact: het vertrek van collega’s kan uiteenlopende reacties bij de rest uitlokken. Het kan hen inspireren om ook zelf weg te gaan of hen onzeker maken... Kortom, een vertrek kan de overblijvende teamleden demotiveren.
4. Operationele continuïteit: een ontslagnemende werknemer neemt ook specifieke bedrijfskennis mee, en dat kan uw vertrouwde processen en relaties verstoren. Bepaalde kennis is bovendien moeilijk door te geven. Het kan dus wel even duren tot alles opnieuw draait zoals het hoort.
5. Impact op het bedrijfsimago: als er veel mensen op eigen initiatief vertrekken, kan dat de externe perceptie en de reputatie van uw bedrijf bij uw klanten, partners en zelfs mogelijke kandidaten aantasten.

 

Maak dit jaar een prioriteit van uw personeelsbehoud, hoe groot of klein uw bedrijf ook is. U hebt nu alle troeven in handen om de betrokkenheid van uw medewerkers te bevorderen. Maak meteen werk van een succesvol jaar!

• Delen

Permanente bereikbaarheid, stress, infobesitas, een onhoudbaar ritme ... Pfff! Rustig blijven, dat is in onze sector gemakkelijker gezegd dan gedaan. Voelt u zich ook soms leeggezogen door uw werk? Slaapt u slecht?

Wat als u uw ogen sluit en probeert na te gaan welke negatieve gedachten u soms op het werk overspoelen? Wat als u die gedachten eens niet mijdt of negeert, maar recht in de ogen kijkt? Eerst gewoon kijken en niets doen. En ze dan aanspreken. Hen vriendelijk verzoeken de zaal te verlaten of ze zelf aan de deur zetten. Uiteraard blijft u zich ten volle bewust van alles wat er gebeurt. Misschien vindt u dit kinderachtig of karikaturaal ...

Maar het is een goed voorbeeld in het kader van stressbeheersing. Bepaalde mensen zijn namelijk in staat om aandachtig te zijn voor wat ze elke dag écht meemaken. Vandaag is dat een manier waarop we naar het leven kijken én in het leven staan. Welkom in de wereld van mindfulness!

 

Wat is mindfulness precies?

Sommigen onder jullie zijn misschien specialisten ter zake of hebben er al wel eens over gehoord. Anderen horen het wellicht in Keulen donderen. We leggen het uit ...

Mindfulness kunnen we kort samenvatten als het vermogen om onze aandacht op het hier en nu te richten en te observeren wat we op dat moment echt voelen of denken. Of anders gezegd, gedachten of emoties zonder filter of oordeel ontvangen om ze beter te aanvaarden.

In oorsprong is dit een Indisch begrip uit het boeddhisme waarbij mindfulness een stap is om spiritueel wakker te worden. In de jaren 1980 gebruikte de Amerikaanse hoogleraar geneeskunde Jon Kabat-Zinn deze meditatiemethode als therapeutische praktijk om stress en herval van depressie te verminderen. De resultaten waren zo verbluffend en veelbelovend dat hij besloot om zijn onderzoek te verruimen en in een theorie te gieten. Mindfulness was een feit.

 

Waarom is die aandacht op het nu belangrijk?

Verminderde aandacht, continu onze mailbox of ander berichtenverkeer checken, stress, agorafobie … We kunnen heel wat problemen ondervinden in het kader van ons werk.

Op 10 oktober meldde de FOD Werkgelegenheid en Arbeid officieel dat 15 % van de werknemers zich naar eigen zeggen ‘vaak of altijd emotioneel uitgeput voelt door hun werk’. De overheidsdienst reikte hierbij ook een hele reeks instrumenten aan om dat probleem tegen te gaan. En, niet verrassend, ook ‘afstand nemen’ stond op dat lijstje.

Een eerste aandachtspunt is de mentale factor. Mindfulness werkt op verschillende niveaus. Het vermindert stress, verbetert de slaapkwaliteit, versterkt de aandacht, helpt emoties beter te beheersen, maar zorgt er vooral voor dat men meer naar zijn eigen behoeften en die van anderen luistert.

Maar er is ook een economische factor. Wanneer een werknemer zich slecht of gestresseerd voelt, bestaat het risico dat die gedemotiveerd geraakt en anderen in die negatieve spiraal meesleurt. In laatste instantie kan zo iemand het bedrijf ook verlaten of zich langdurig ziek melden.

 

Twee praktische oefeningen

Kenner of niet, er bestaan eenvoudige relaxatieoefeningen voor iedereen. Hieronder vindt u er twee.

1. Opnieuw leren ademen

We ademen van nature, zonder erbij na te denken. Maar soms ademen we niet goed. Onze ademhaling is nochtans belangrijk, want ze voorziet ons lichaam van zuurstof.

Sta recht, adem diep in en houd uw adem 5 seconden vast. Adem daarna in 10 seconden uit. Herhaal deze oefening vijf keer. In de frisse buitenlucht is het effect des te groter.

2. ‘s Middags 30 minuten wandelen

We noemen onze middagpauze vaak ook lunchpauze. Maar u kunt die tijd ook op een spirituele of fysieke manier doorbrengen. Maak er een gewoonte van om drie keer per week tijdens de middagpauze een halfuurtje te gaan wandelen. In de stad of op het platteland, dat maakt niet uit. Het is gewoon een manier om de routine van elke dag te doorbreken en aan iets anders te denken dan het werk. Bovendien kunt u zo een frisse neus halen en hebt u wat beweging.  

 

Andere manieren om tot rust te komen

Mindfulness is een methode om ons te ontspannen of alles wat er op ons afkomt te kanaliseren. Uiteraard zijn er nog andere manieren. Voor gelovigen is dat bijvoorbeeld bidden. Dit kan luidop of in stilte. Hiermee stelt u zich als gelovige nederig op en erkent u onze nietigheid als mens. En dat geldt voor elke religie. Uit heel wat wetenschappelijke studies blijkt dat bidden gunstige en stressverlagende effecten heeft.

Ook populair vandaag is mediteren. Dat heeft veel weg van mindfulness, want de basis van mediteren is zich concentreren op iets en hier met volle aandacht over nadenken.

Nog een andere manier om tot rust te komen, is sporten. ‘Mens sana in corpore sano’, dat is u wellicht niet onbekend. We zeiden het al in onze nieuwsbrieven: regelmatig sporten verbetert de concentratie en nachtrust, en vermindert stress en angst. Wie zijn medewerkers aanmoedigt om te sporten, bevordert hun gezondheid en zorgt meer voor een positieve energie op de werkvloer.

 

Onze goede voornemens voor 2024

Tot slot blikken we graag al even vooruit op 2024. Onze goede voornemens op een rijtje ...

We hebben allemaal wel de neiging om onszelf allerlei beloftes te doen. Geen alcohol of frisdrank meer drinken, stoppen met roken, meer sporten, zorg dragen voor anderen, meer tijd met onze ouders, broers of zussen doorbrengen ... We zitten allemaal vol goede voornemens. En niet alleen thuis, ook op het werk.

Feit is dat we vaak de lat te hoog leggen. Als we van tien goede voornemens geen enkele kunnen volhouden, kunnen we ons dan niet beter beperken tot één of twee waar we voluit voor gaan?

Dit zijn onze vijf goede voornemens voor op het werk in 2024:

• Op tijd komen voor elke vergadering.
• Onze e-mails efficiënt organiseren en alle overbodige mails wissen.
• Onze collega’s vaker bedanken voor hun hulp.
• 30 minuten per dag uittrekken om werkgerelateerde artikels, websites en boeken te lezen.
• Onze werkplek de vrijdagavond mooi opgeruimd achterlaten.

Hopelijk kunnen we u hiermee inspireren. Het zijn in elk geval concrete en wellicht haalbare doelen. 😉

• Delen

Sommige mensen hebben een regelrechte hekel aan de eindejaarsperiode, omdat ze zich dan een beetje down voelen of de balans van het voorbije jaar moeten opmaken. Anderen staan er dan weer wat onverschillig tegenover. En dan zijn er nog de mensen die helemaal dol zijn op kerst en nieuwjaar en al in november plannen beginnen te maken, hun bureau versieren en de mond vol hebben van deze 'magische periode'. Vaak zijn zij ook de eersten die iets willen organiseren op kantoor. Dat blijkt trouwens ook een goed idee te zijn, want samen genieten van een bijzonder moment biedt tal van voordelen.

Maar waarom is dit zo belangrijk?

Na het lezen van deze vier redenen zult ook u helemaal mee zijn.

1) Er worden banden gesmeed.

Mensen komen niet elke dag bij elkaar om gewoon te praten en samen iets leuks te doen. Door elke kans hiervoor te benutten, krijgt onze aanwezigheid op het werk meer betekenis.

2) Een moment van dankbaarheid.

Voor het bedrijf is een kerstfeestje de ideale manier om de werknemers te bedanken voor hun inzet en harde werk, en voor alles wat ze het afgelopen jaar hebben bereikt.

3) Een waardevol gebaar.

Wie aan de eindejaarsfeesten denkt, denkt vaak ook aan cadeautjes. Bij de aankondiging van een feestje kunt u dus gerust een tipje van de sluier oplichten over het cadeau (daar komen we later nog op terug).

4) Een welgekomen pauze.

Tijdens de eindejaarsperiode moeten er soms nog belangrijke deadlines worden gehaald. Daar even niet mee bezig zijn, zal ongetwijfeld veel deugd doen. Zeker om even wat stress kwijt te raken.

Dit zijn trouwens lang niet alle redenen waarom een feestje een goed idee kan zijn. Zo kan het ook voor extra motivatie zorgen, of houden collega's er gewoon leuke herinneringen aan over.

 

Uitbesteden of niet?

In een bedrijf met 500 werknemers gaat het er helemaal anders aan toe dan in een bedrijf met 10 personeelsleden. Ook het budget zal dan navenant zijn. Wie het zich kan veroorloven, kan een beroep doen op een van de vele firma's die gespecialiseerd zijn in de organisatie van bedrijfsevenementen. Dat zijn dus professionals die u al het werk uit handen nemen. En afhankelijk van uw budget zijn de mogelijkheden legio. Een privéconcert van een beroemde zanger, een heerlijk etentje in een sterrenrestaurant, een teambuilding in het buitenland ... Alles kan en alles mag! 

Maar ook al hebt u de nodige middelen, dan nog kan het best de moeite waard zijn om zelf de handen uit de mouwen te steken. Want door iedereen aan het werk te zetten, worden er banden gesmeed. Het dwingt iedereen ook om creatief uit de hoek te komen, en bovenal geeft het gevoel samen iets te hebben georganiseerd enorm veel voldoening.

Kiest u voor deze optie, dan is het cruciaal om één of meerdere mensen aan te duiden die verantwoordelijk zijn voor het evenement. En – uiteraard – om hen tijd te geven voor deze nieuwe taak.

 

Hoe bereidt u zo'n feestje voor?

Soms ontstaan er op het werk spontaan onderonsjes, zoals een afterworkparty of simpelweg een praatje bij de koffiemachine. Daarnaast zijn er nog de belangrijkere feestjes doorheen het jaar, bijvoorbeeld om een grote mijlpaal te vieren. Denk daarbij aan het jubileum van het bedrijf, een belangrijke aankondiging en natuurlijk de eindejaarsfeesten.

Wij vertellen u graag hoe u zich in een paar essentiële stappen kunt voorbereiden.

• De rondvraag

Steeds meer bedrijven raadplegen hun werknemers vóór ze een evenement organiseren. Ook voor een kerstfeestje kan dit interessant zijn. Gelet op alle verlofdagen en werkverplichtingen zou het zonde zijn om een activiteit of een datum voor te stellen waarvoor veel mensen zouden moeten passen. Maak daarom zeker een doodle aan waarbij u een paar data of ideeën voorstelt.

Meestal wordt aangeraden om het eindejaarsfeestje op donderdagavond te houden, zodat eventuele weekendplannen niet in het gedrang komen. Doe het ook minstens 15 dagen vóór Kerstmis.

• De uitnodigingen

Zodra de datum vastligt, is het tijd voor de uitnodigingen. Verstuur die ruim van tevoren en vermeld zeker alle mogelijke informatie (datum, tijdstip, locatie, dresscode ...).

• De bevestiging

Om verspilling of onaangename verrassingen te voorkomen, is het essentieel dat iedereen zijn aanwezigheid bevestigt.

• Het extraatje

Om te vermijden dat iemand zich over het hoofd gezien voelt, houdt u best rekening met de religieuze of filosofische overtuigingen en de dieetvoorkeuren van uw werknemers. Zorg er, ongeacht het evenement, dan ook voor dat iedereen zich betrokken voelt en dat de catering voldoende opties aanbiedt.

• Het extra extraatje 😉

Voor alle bedrijven is de veiligheid van hun werknemers een van de grootste prioriteiten. Aangezien veel mensen graag iets (of soms zelfs iets te veel) drinken, kunt u wellicht ook vervoer van en naar de feestlocatie voorzien. Denk bijvoorbeeld aan een pendelbus of carpoolen met vooraf aangestelde 'bobs'.

 

Enkele originele ideeën

Uit gewoonte of gewoon vanwege de eenvoud kiezen bedrijven vaak voor een etentje met de collega's. Daar is uiteraard niets mis mee, maar aan de hand van deze ideeën kunt u het misschien eens over een andere boeg gooien.

1) Een actie voor het goede doel

In de eindejaarsperiode willen we vaak betekenis geven aan wat we doen. En dat kan perfect door middel van concrete acties, zoals geld inzamelen voor een goed doel, geschenken uitdelen aan kinderen, of een dagje meedraaien bij een liefdadigheidsinstelling.

2) Secret Santa

Het idee achter een Secret Santa is heel simpel: alle werknemers trekken een lotje en kopen als 'Secret Santa' een cadeautje voor de werknemer op dat lotje. Over het algemeen wordt er wel een maximumbedrag afgesproken, zodat cadeautjes niet al te duur uitvallen.

3) Met het gezin

Een kerstfeestje is uiteraard de ideale gelegenheid om ook de kinderen en partners van de werknemers uit te nodigen. Dat lijkt op het eerste gezicht misschien iets minder 'feestelijk', maar het helpt wel om de banden tussen werknemers aan te halen. Bij sommige bedrijven in de Verenigde Staten zijn zelfs huisdieren welkom!

4) Verkiezing van het mooiste bureau

Tijdens de feestdagen is het allemaal slingers, kerstbomen en uitbundige decoratie wat de klok slaat. Dus wat dacht u bijvoorbeeld van een verkiezing van het mooiste bureau? Zelfs in een open kantoor lukt dat perfect😉!

 

Een paar cadeau-ideetjes

Een feestje zonder cadeaus is maar niks. Maar wat voor geschenken kiest u?

Aan materiële cadeautjes uiteraard geen gebrek. Denk maar aan manden met etenswaren, goodiebags, een koptelefoon ... De laatste jaren zijn ook milieuvriendelijke pakjes bijzonder populair, zoals herbruikbare waterflessen, draagtassen, plantjes ...

Maar ook immateriële geschenken zijn een optie. Wat denkt u bijvoorbeeld van een bioscoop- of museumpas, of een cadeaubon van een bepaald merk (voor kleding, champagne ...)?

Het ultieme cadeau verhoogt natuurlijk ook de koopkracht van uw werknemers. In België kunt u perfect een eindejaarsbon van 40 euro cadeau geven. Denk dan bijvoorbeeld aan Ticket Compliments. Deze cadeaucheque is niet alleen bij duizenden winkels geldig, maar ook nog eens volledig vrijgesteld van sociale bijdragen en tot 100 % fiscaal aftrekbaar, al naargelang de gelegenheid.

 

Nu u al onze tips kent, kunnen we u alleen nog maar prettige eindejaarsfeesten toewensen! 🎄🎁

• Delen

“Aan het begin van mijn carrière, toen ik mijn bedrijf oprichtte, voerde ik nooit individuele gesprekken. Ik ging ervan uit dat de maandelijkse groepsbesprekingen en mijn regelmatige feedback voldoende waren. Maar een vriend die als consultant werkt voor een aantal grote bedrijven moedigde me aan om toch een jaarlijks evaluatiemoment te plannen. Ik heb nog geen seconde spijt gehad van de tijd die ik sindsdien aan al mijn werknemers besteed. Ik ben gaan beseffen dat niets dit moment kan vervangen, en dat zo’n functioneringsgesprek ons helpt om heel precies na te gaan hoe het er op persoonlijk en professioneel vlak voor staat”, vertelt Florence, de manager van een Brusselse kmo.

 

Een bijzonder moment

Zowel voor de werknemer als voor de manager is het jaarlijkse functioneringsgesprek een bijzonder moment. En even voor alle duidelijkheid: néé, een functioneringsgesprek is geen bokswedstrijd waarbij een van beide partijen moet winnen! 😉 Als er toch klappen worden uitgedeeld, is het misschien wel tijd om de samenwerking te heroverwegen.

Een jaarlijkse beoordeling is een bijzonder gesprek dat iedereen de kans moet geven om vooruit te kijken naar de volgende maanden, in de overtuiging dat er efficiënt zal worden samengewerkt.

Het verschil met gewone wekelijkse of dagelijkse meetings kan dan ook niet groter zijn. Het is bovendien belangrijk om het functioneringsgesprek duidelijk in de agenda te zetten, een aparte ruimte te reserveren en van tevoren uit te leggen wat er precies zal worden besproken en hoe alles zal verlopen. Zo staat niets een succesvol gesprek nog in de weg.

Uiteraard moet de werknemer, indien nodig, duidelijke instructies krijgen. Kondig het functioneringsgesprek dan ook ruim van tevoren aan, vertel welke onderwerpen er aan bod zullen komen en geef aan of de werknemer iets moet voorbereiden.

Want ook dat is het geheim van een succesvolle meeting: je begint er niet op goed geluk aan. Noch de manager, noch de werknemer.

 

Voorbereiden, voorbereiden, voorbereiden

Ook al doet u het elk jaar, bent u het gewend en weet u hoe een functioneringsgesprek verloopt, toch moet u zich er goed op voorbereiden.

Hoe? We geven u graag enkele tips.

1) Maak objectief de balans op

Probeer zo objectief mogelijk op te sommen wat er is bereikt, en wat niet. Daarvoor baseert u zich alleen op feiten en cijfers. Zo kunt u de prestaties heel nauwkeurig aftoetsen aan de doelstellingen die het jaar voordien zijn vastgelegd.

2) Doe navraag over de interpersoonlijke relaties

Uw voorbereiding op het gesprek biedt u ook de ideale gelegenheid om het contact met collega’s, klanten ... te beoordelen. Ga bijvoorbeeld na hoe de relatie tussen de werknemer en de anderen is, of er met bepaalde punten rekening moet worden gehouden ... Het idee is om een helikopterbeeld te krijgen. Hierbij evalueert u het gedrag van de werknemer.

3) Werk er elke dag aan

De voorbereiding van het volgende functioneringsgesprek begint ... zodra het vorige is afgelopen. Vaak focussen mensen zich op de laatste week of weken. Dat is heel begrijpelijk, want we hebben allemaal de neiging om af te gaan op onze laatste indruk. Toch kan het nuttig zijn om het hele jaar door informatie bij te houden om een zo breed mogelijk beeld te krijgen van eventuele voor- of achteruitgang.

4) Bepaal doelstellingen op korte termijn

Ook al is het de bedoeling om een heel jaar vooruit te plannen, toch kunt u bij de voorbereiding ook kortetermijndoelen bepalen voor de werknemer. Die doelen kunt u zien als mijlpalen die de werknemer moet behalen om later een bepaald hoger doel te bereiken.

 

Luisteren, luisteren, luisteren

U hoort dit vast niet voor het eerst: ‘actief’ luisteren is een must als u wilt dat een functioneringsgesprek slaagt. Weet u niet waar we het over hebben? Hou u dan aan onderstaande regels.

1) Onderbreek de werknemer niet.

Werknemers mogen niet altijd hun zegje doen, maar hebben vaak wel iets te zeggen. Geef hen tijdens het gesprek dus de kans om alles op tafel te gooien en hun gevoelens te uiten. Door hen niet te onderbreken, toont u dat u het gesprek belangrijk vindt en dat u bereid bent te luisteren naar wat ze te zeggen hebben.

2) Oordeel niet.

Wat een werknemer ook zegt, een functioneringsgesprek is niet bedoeld om te bepalen wie er al dan niet gelijk heeft of om een standpunt in te nemen. Wél om te achterhalen hoe de werknemer over zijn of haar werk denkt.

3) Herformuleer.

Herformuleren en samenvatten wat de werknemer zegt, kan helpen om ideeën te verduidelijken en misverstanden te voorkomen. Woorden kunnen een onderliggende betekenis hebben en betekenen niet altijd voor iedereen hetzelfde. Eén magisch zinnetje is voldoende: “Als ik je goed begrijp, wil je zeggen dat ...”.

4) Stel open vragen.

Vragen die alleen met ‘ja’ of ‘nee’ te beantwoorden zijn, dragen weinig bij aan een functioneringsgesprek. Wat u wilt, is de werknemer aan het praten krijgen. Open vragen krijgen dus de voorkeur, omdat u zo een beter beeld krijgt van ieders behoeften en frustraties.

5) Analyseer ook de non-verbale communicatie. 

Ook  zonder woorden wordt er veel gezegd. Door non-verbale signalen te analyseren, krijgt u meer inzicht in de ervaring van de werknemer. Maar laat u niet vangen! Non-verbale communicatie is vaak afhankelijk van de context. Houd dus ook rekening met de situatie en doe uw best om die correct in te schatten. U inleven is hier de boodschap.

 

Vermijd deze valkuilen

Een functioneringsgesprek is als een verhaal dat zich langzaam ontvouwt. Het doel is om van punt A naar punt B te gaan en de werknemer in dat verhaal mee te nemen. Maar zoals in elk goed en spannend verhaal komt u ook hier valkuilen tegen die u maar beter vermijdt.

Valkuil 1: alleen praten over negatieve dingen

Benader een gesprek altijd positief. Zelfs al moet u onprettige zaken aanhalen, dan nog is het de bedoeling dat de werknemer zich wil blijven inzetten. Iemand ter plekke de grond inboren met negatieve opmerkingen en verwijten? Dat werkt averechts. Uw woordkeuze en houding zijn dus heel belangrijk.

Valkuil 2: alleen focussen op het verleden

Het is uiteraard goed dat u de balans opmaakt van het voorbije jaar, maar u moet ook begrijpen dat een functioneringsgesprek vooral bedoeld is om het nieuwe jaar goed in te zetten. Leg dus liever de nadruk op wat er in het verschiet ligt in plaats van op de weg die jullie al hebben afgelegd.

Valkuil 3: geen duidelijke doelen bepalen

U weet vast wel wat SMART-doelstellingen zijn. Wel, het goede nieuws is dat een functioneringsgesprek de ideale gelegenheid is om deze methode toe te passen. Ter herinnering: SMART staat voor ‘specifiek, meetbaar, haalbaar, realistisch en tijdgebonden’.

Valkuil 4: er niet met uw gedachten bij zijn

Zoals we al aanhaalden, is actief luisteren belangrijk. Dat betekent dat u ook echt aandacht besteedt aan het gesprek. Neem dus niet zomaar uw telefoon op, check uw e-mails niet en ga altijd in een aparte ruimte zitten waar u niet om de 5 minuten wordt gestoord (behalve in noodgevallen, natuurlijk).

 

Alternatieven voor een jaarlijks gesprek

Voor sommigen is een jaarlijks functioneringsgesprek niet de beste keuze. Zij zijn er namelijk van overtuigd dat er in de snel veranderende wereld van vandaag andere manieren moeten zijn om werknemers te beoordelen.

En ja, er bestaan zeker alternatieven, net als aanvullende benaderingen. We sommen er graag een paar op.

1) Een maandelijks gesprek

Hier opteren sommige bedrijven voor, net zoals ze een ‘werknemer van de maand’ kiezen bijvoorbeeld. Het voordeel hiervan is dat u een scheve situatie meteen kunt rechtzetten. Tijdrovend is het wel.

2) Een ontwikkelingsgesprek in plaats van een functioneringsgesprek

Na de coronacrisis besloten heel wat managers in de Verenigde Staten het over een andere boeg te gooien. Zij kiezen voortaan voor een ontwikkelingsgesprek in plaats van een functioneringsgesprek. Het idee daarachter is dat u alleen de nadruk legt op sterke punten en niet op wat er fout loopt. Heeft uw werknemer misschien training nodig? Die kunt u ook aanbieden tijdens dit gesprek.

3) Zelfmanagement

Sommige bedrijven gaan voor het tegenovergestelde van een jaarlijkse evaluatie. Zij vragen hun werknemers om zelf doelstellingen te bepalen in lijn met de strategie van het bedrijf. Het risico hierbij is dat sommigen doelen zullen kiezen die té eenvoudig zijn of überhaupt niet in staat zullen zijn om duidelijke doelstellingen te definiëren.

 

Welke aanpak u ook kiest, we geven u nog graag een laatste tip mee. Hou het gesprek luchtig: vertel eens een anekdote of maak een grapje! Want het moet gezellig blijven, toch? 😉

• Delen

Ruim een jaar geleden, bij de ondertekening van het meest recente beheerscontract met de Belgische Staat, heeft bpost een mvo-charter voorgesteld dat voorziet in meer ecologische, sociale en economische duurzaamheid. Het is de eerste keer dat het postbedrijf zo'n beleidsplan koppelt aan zijn meerjarig beheerscontract. Dat toont aan dat investeren in maatschappelijke verantwoordelijkheid geen modegril is, maar een nieuwe manier van werken. Het charter van bpost is zeer ambitieus, met plannen om het volledige wagenpark tegen 2030 te elektrificeren, de koolstofvoetafdruk met 60 % te verminderen, in te zetten op de ondersteuning van Belgische kmo's en verschillende acties te ondernemen om diversiteit in het algemeen in de hand te werken. 

 

Hoe implementeert u mvo in uw kmo?

Uiteraard hebben niet alle bedrijven dezelfde middelen als bpost. Maar het goede nieuws is dat ook kleine(re) bedrijven een echt mvo-beleid kunnen implementeren.

Daarbij zijn 6 aspecten essentieel:

1 - Geëngageerd management    

Alles begint bij het management. Als het management niet overtuigd is, wordt het immers héél moeilijk om veranderingen door te voeren. Het is ook het management dat de visie en de doelstellingen van het mvo-beleid uitstippelt en bepaalt welke middelen er toegewezen worden. Vervolgens zorgen zij er ook voor dat het beleid geïntegreerd wordt in de algehele strategie van het bedrijf.

2 - Geëngageerde werknemers

De sleutel tot succes? Ervoor zorgen dat mensen achter de voorgestelde ideeën staan, wat soms moeilijk is voor werknemers die het sowieso al druk hebben, gestrest zijn en met verschillende projecten bezig zijn. Zelfs als ze de meerwaarde van maatschappelijk engagement inzien, is het niet altijd eenvoudig om tijd vrij te maken bovenop al hun andere verantwoordelijkheden. Aarzel als manager dus niet om werknemers en stakeholders door middel van incentives aan te moedigen om bij te dragen aan het mvo-beleid, en bijvoorbeeld verantwoorde initiatieven te belonen.

Werknemers kunnen ook hun steentje bijdragen door specifieke trainingen te volgen over de thema's die aan bod komen in het mvo-beleid.

3- Effectbeoordeling

Voordat u eraan begint, is het belangrijk om de sociale, economische en milieu-impact van uw bedrijf in kaart te brengen. Dat maakt het mogelijk om de risico's en opportuniteiten van het mvo-beleid duidelijk te definiëren.

4- Partnerschappen

Een mvo-beleid werkt u niet alleen uit. U moet ook de juiste partners vinden (verenigingen, ngo's, burgerplatforms ...) om mee samen te werken – hetzij om u te ondersteunen bij uw werk, hetzij om samen projecten op te zetten.

5- Communicatie

Communiceren over uw mvo-ambities en -plannen is ook een uitstekende manier om ervoor te zorgen dat ze werkelijkheid worden. Goede communicatie kan leiden tot nieuwe ideeën, ondersteuning en zelfs concrete hulp, zowel intern als extern (klanten, onderaannemers, investeerders ...).

6- Voortdurende evaluatie

Een mvo-beleid uitstippelen is niet zo eenvoudig. Sommige bedrijven laten zich daarbij helpen, maar dat is financieel niet voor elke onderneming mogelijk. Bij de implementatie en uitvoering van een mvo-beleid zijn prestatie-indicatoren (de befaamde 'KPI's') essentieel om de voortgang (of het falen) van de strategie te meten en indien nodig bij te sturen, of te stoppen en iets anders te proberen.

 

Focus bepalen

Het is niet altijd eenvoudig om een partner of vereniging te kiezen, of te bepalen op welke thema's u wilt focussen. Om te weten welke richting u uit wilt en welke acties u moet ondernemen, moet u zichzelf twee vragen stellen.

Allereerst moet u zich afvragen of u een globaal mvo-beleid (met meerdere facetten) of een enkelvoudig mvo-beleid (focus op één doelstelling) wilt. De tweede vraag is of u het mvo-beleid al dan niet wilt afstemmen op uw kernactiviteiten, denk maar aan een speelgoedbedrijf dat zich engageert voor kinderen.

Hier zijn vier potentiële thema's waarop u kunt focussen: 

1 - Human resources

Alles begint bij hr! 😉 Veel kmo's werken met een hr-beleid dat een gezonde en ethische werkomgeving stimuleert, met onder andere extralegale voordelen, permanente educatie, aandacht voor evenwicht tussen werk en privé, ondersteuning en stimulansen voor medewerkers die zich inzetten voor de maatschappij ...

 

2- Duurzaamheid & milieubewustzijn:

Dit is hét thema waarop kmo's vaak focussen bij hun eerste mvo-stappen. En daar zijn verschillende redenen voor. Ten eerste zijn milieuproblemen een realiteit en wordt iedereen erdoor getroffen. Ten tweede kunnen de acties vrij snel en concreet worden uitgevoerd.

Kmo's die hun ecologische voetafdruk willen verkleinen, kunnen duurzame praktijken invoeren zoals afvalvermindering, energiebeheer, het gebruik van hernieuwbare energiebronnen en werknemers stimuleren om naar het werk te carpoolen of te fietsen. Ze kunnen ook energie besparen door spaarlampen te gebruiken, apparaten uit te schakelen als ze niet worden gebruikt, de verwarming en airconditioning te optimaliseren, telewerk toe te laten om de verplaatsingen van werknemers te verminderen, of de verlichting te automatiseren.

 

3- Lokale economie

Kmo's opereren niet in een vacuüm. Ze maken deel uit van een lokale, gemeentelijke of regionale omgeving en spelen een belangrijke rol in hun gemeenschap.  Een andere mvo-strategie is om meer betrokken te zijn bij die gemeenschap. Bijvoorbeeld door lokale producten te consumeren, van lokale onderaannemers te kopen, deel te nemen aan initiatieven in de buurt van het bedrijf ... Aan de andere kant kan het ook interessant zijn om lokaal aan te werven en zo banen in de regio te creëren.

 

4- Diversiteit en inclusie

Diversiteit is een hot topic. We hebben er al verschillende keren een OpenSpace aan gewijd en met reden: de bevolking evolueert en verandert, net als culturen en identiteiten. Diversiteit bevorderen onder werknemers en gelijke kansen garanderen voor iedereen, ongeacht geslacht, geloof, geaardheid ... is ook een aspect van maatschappelijk verantwoord ondernemen.

 

Mvo is ook goed voor ... uw bedrijf

Maatschappelijk verantwoord ondernemen is goed voor de planeet, voor de mens, voor de sociale cohesie ... en voor uw bedrijf. Kortom, de voordelen van mvo zijn legio.

Met een mvo-beleid toont een bedrijf dat het zich inzet voor ethische en sociale waarden en kan het zijn reputatie bij klanten, partners en werknemers verbeteren. Het engagement van een bedrijf is ook een uitstekende manier om talent aan te trekken en te behouden.

Het is algemeen geweten dat de reputatie van een bedrijf cruciaal is. Klanten hechten bovendien steeds meer belang aan het engagement van de bedrijven die ze steunen. Mvo kan bijgevolg een interessante manier zijn om als bedrijf competitief te blijven.

Daarnaast levert het ook besparingen op. Het implementeren van bepaalde praktijken, vooral op milieugebied, kan bijvoorbeeld leiden tot winst en minder afval of verspilling. Wat de financiële kant van de zaak betreft, kan een beleid voor maatschappelijk verantwoord ondernemen ook nieuwe contracten opleveren. Bepaalde bedrijven gaan namelijk alleen samenwerkingen aan met partners die inzetten op mvo.

 

Enkele inspirerende voorbeelden van grote en kleine bedrijven

Weet u niet goed waar te beginnen? Laat u dan inspireren door andere bedrijven. Zo doneert het kledingbedrijf Patagonia elk jaar 1 % van zijn jaaromzet aan milieu-initiatieven. Het softwarebedrijf Salesforce draagt dan weer bij aan de maatschappij door zijn werknemers aan te moedigen vrijwilligerswerk te doen en door middelen vrij te maken voor filantropische initiatieven. Afhankelijk van het profiel van de persoon die zich wil engageren, stelt een coördinator een bepaald initiatief voor dat hij of zij kan steunen.

Het verkoopmodel van brillenontwerper en -verkoper Warby Parker  is gebaseerd op een heel eenvoudige slogan: "Buy a Pair, Give a Pair". Voor elke bril die wordt verkocht, wordt een bril gedoneerd aan iemand in nood.

En hoe zit het bij Edenred? Ook wij proberen op onze eigen manier ons steentje bij te dragen. Elk jaar organiseert Edenred de IdealDay, waarop de 12.000 Edenred-medewerkers over de hele wereld worden aangemoedigd om een lokale actie te steunen. In België werden dit jaar drie acties voorgesteld. Wafels bakken en verkopen voor SOS Kinderdorpen, voedselpakketten maken voor Restos du Cœur, en 'plogging' (joggen en onderweg  al het afval verzamelen). Dankzij de ploggingcampagne werd in verschillende wijken van Brussel in totaal al 160 kg afval verzameld!

 

We verplichten onze medewerkers niet om deel te nemen aan deze activiteiten, maar laten hen vrij om zich te engageren.

 

 

• Delen

Het internet werd meteen gek en velen bestempelden het als een ‘fantastische comeback’. En ja, het album met de titel ‘AIsis, The Lost Tapes’ (AIsis = samentrekking van AI en Oasis) klonk ook echt als Oasis. Maar ... hoe enthousiast iedereen ook was, het album bleek gewoon helemaal fake te zijn. Met AI werd de stem van frontman Liam Gallagher gewoon gecombineerd met geluiden ‘geïnspireerd op Oasis’. Het resultaat was verbluffend.

Dat is precies wat AI kan. Maar ook tekenen, schilderen, boeken en toespraken schrijven, in nanoseconden moeilijke berekeningen maken, ultrageavanceerde algoritmen produceren, fraude opsporen, aanvallen op banken voorkomen, betalingen (en betalingsherinneringen) uitvoeren, voorraden beheren, bestellingen afleveren ... behoren tot de mogelijkheden.

 

2023-2030: de revolutie in volle gang

“In feite is ons dagelijkse leven en het bedrijfsleven al helemaal doordrongen van artificiële intelligentie”, zegt Baptiste Fosséprez, CEO van PEPIte, een Belgische firma gespecialiseerd in AI. “Vaak weten we dat niet eens, omdat we bij artificiële intelligentie veelal denken aan films waarin robots de wereld overnemen. Toch krijgen we voortdurend met AI te maken. Of het nu gaat om onze zoekopdrachten op Google, de suggesties op Netflix, onze tijdlijn op Facebook of de TikTok-filmpjes die we op basis van onze voorkeuren aangeraden krijgen, AI heeft haar plaats in ons dagelijkse leven al veroverd. Heel wat Belgische bedrijven ontwikkelen en gebruiken artificiële intelligentie ook al om hun rentabiliteit of efficiëntie een boost te geven. Dat is precies waar deze revolutie om draait.”

Wat kunnen we de komende jaren dan nog verwachten? Het is belangrijk om fantasie en realiteit van elkaar te scheiden. De experts zijn het er unaniem over eens: de komende tien jaar worden écht revolutionair. Uiteraard zal alles stap voor stap gaan. “In 2030 zullen er nog lang geen multitaskende, humanoïde robots zijn die mensen kunnen vervangen. AI zal eerder als een golf over ons heen spoelen, dan als een tsunami. Helaas lijkt iedereen te denken dat de wereld van de ene dag op de andere zal veranderen. Dat zal natuurlijk niet gebeuren. Dingen zullen geleidelijk veranderen, en onze wereld zal die nieuwe ontwikkelingen na verloop van tijd omarmen”, concludeert Baptiste Fosséprez.

 

Waarom AI?

AI biedt het bedrijfsleven tientallen mogelijkheden. Software en de diverse toepassingen ervan kennen we uiteraard al, maar daarnaast bestaan er nog heel wat concrete aspecten. Dit zijn de vijf meest gebruikte toepassingen op dit moment .

• Meer automatisering: dankzij AI kunnen bedrijven steeds meer repetitieve taken en processen automatiseren, waardoor hun operationele kosten dalen en ze efficiënter worden.
• Verbetering van de klantervaring: met chatbots, aanbevelingssystemen en klantgegevensanalyse kunnen bedrijven nog persoonlijker omgaan met hun klanten, wat hun tevredenheid en loyaliteit doet stijgen.
• AI-ondersteunde besluitvorming: AI-tools bieden realtimeanalyses en relevante informatie aan de hand waarvan managers betere beslissingen kunnen nemen en kunnen inspelen op de trends op de markt.
• Optimalisatie van de toeleveringsketen: met AI voorspellen bedrijven de vraag, beheren ze hun voorraden en verbeteren ze hun logistieke proces, waardoor ze kosten besparen en hun activiteiten optimaliseren.
• Gepersonaliseerde producten en diensten: artificiële intelligentie biedt bedrijven de mogelijkheid om meer gepersonaliseerde producten en diensten te ontwikkelen op basis van de individuele voorkeuren van de klanten.

 

Het gevaar van AI

Geen (r)evolutie zonder de nodige hindernissen. Bij elke verandering in het bedrijfsleven komen wel wat valkuilen kijken. Evolueren is namelijk niet mogelijk

zonder een gedegen voorbereiding. En zonder dat we weten wat we precies te winnen en te verliezen hebben.

Deze zes gevaren houdt artificiële intelligentie op de werkvloer in.

• Bij het gebruik van AI worden gigantische hoeveelheden gegevens verzameld en geanalyseerd. Die gegevens beveiligen en vertrouwelijk houden is dus van essentieel belang, aangezien bedrijven vaak ten prooi vallen aan datalekken en cyberaanvallen. Gelukkig kent de AVG voor niemand nog geheimen 🙂
• Technologische afhankelijkheid: bedrijven die te veel vertrouwen op AI, kunnen afhankelijk worden van deze technologie. Daardoor worden ze heel kwetsbaar als het systeem verstoord raakt.
• Ethiek en verantwoordelijkheid: bedrijven zien heel wat complexe ethische kwesties in verband met het gebruik van artificiële intelligentie de kop opsteken. Vraagt u zich bijvoorbeeld maar eens af wie de verantwoordelijkheid draagt als een autonoom systeem beslissingen begint te nemen. Wie is waarvoor verantwoordelijk?
• Kostprijs en complexiteit: AI-systemen zijn complex en dus ook duur. Om het potentieel van artificiële intelligentie ten volle te benutten, zullen bedrijven moeten investeren in opleidingen voor hun personeel en de nodige infrastructuur.

Ook moeten we nadenken over de dubbele impact die artificiële intelligentie kan hebben op werknemers.

Enerzijds heeft AI zeker een impact op de creativiteit en intuïtie: hoe effectief AI ook is voor repetitieve en analytische taken, ze verkleint eveneens de rol van creativiteit en menselijke intuïtie in het besluitvormingsproces. Daar moeten we echt op letten.

Anderzijds is er de psychologische impact en onze weerstand tegen verandering: het is goed mogelijk dat werknemers zich verzetten tegen het gebruik van artificiële intelligentie in hun bedrijf uit angst om hun baan te verliezen, meer te worden gecontroleerd ...

 

Rekruteren met AI 

Afgelopen juli toonde een studie van ManpowerGroup aan hoe de toepassing van nieuwe technologieën de rekruteringspraktijken en het hr-beleid in het algemeen in ons land verandert.

10 % van de 510 ondervraagde werkgevers in België zegt AI al lang te gebruiken in hun rekruteringsproces. 21 % heeft artificiële intelligentie onlangs in gebruik genomen en 32 % gaat de technologie binnen de komende drie jaar inzetten. Wel opmerkelijk is dat slechts 7 % niets met AI te maken wil hebben.

Artificiële intelligentie kan op verschillende niveaus een rol spelen in het wervingsproces.

Niveau 1: binnen de rekrutering kan AI al worden gebruikt om vacatures uit te schrijven, om op te treden als headhunter voor specifieke profielen op netwerken zoals LinkedIn, om contact te leggen met toekomstige talenten  ...

Niveau 2: zodra er contact is, kunnen kandidaten met AI-gesprekstools zoals ChatGPT vragen stellen om zich voor te bereiden op hun sollicitatiegesprek en om meer te weten te komen over het bedrijf.

Niveau 3: het gebruik van machine learning (ML). Machinaal/statistisch leren wordt gebruikt om steeds nauwkeuriger resultaten te voorspellen op basis van gegevens. Wanneer een kandidaat tijdens een sollicitatiegesprek bijvoorbeeld vragenlijsten moet beantwoorden of bepaalde situaties moet uitleggen, kan AI daaruit zijn sterke en zwakke punten, zijn potentieel  ... afleiden.

Uit de studie van Manpower bleek trouwens ook dat “artificiële intelligentie een positieve invloed heeft op de hr-praktijken en dat Belgische werkgevers over het algemeen wel geloven dat AI de komende twee jaar een gunstige impact zal hebben op hun personeelsbeheer”.

Enkele cijfers:

• Voor 58 % zal AI een positieve impact hebben op de opleiding van werknemers.
• Voor 57 % zal AI een positieve impact hebben op het engagement van werknemers.
• Voor 56 % zal AI een positieve impact hebben op de verbetering van competenties (reskilling/upskilling).
• Voor 52 % zal AI een positieve impact hebben op het onboardingproces en de integratie van nieuwe werknemers.

U ziet het dus, AI wordt alomtegenwoordig in het bedrijfsleven. En het goede nieuws is dat alles voorlopig wel op wieltjes zal lopen 🙂

• Delen

Belgen hebben niet alleen een baksteen in de maag, maar ook altijd bier én dieren in huis. Ons land telt namelijk 2,3 miljoen katten en 1,6 miljoen honden. Uit de cijfers blijkt onze dierenliefde, want 59 % van de Belgen heeft naar eigen zeggen een huisdier (53 % in Vlaanderen en 65 % in Wallonië en Brussel). Qua profiel levert dit een interessant beeld op. 70 % van de baasjes is namelijk jonger dan 55 jaar en actief op de arbeidsmarkt. Gemiddeld heeft elk Belgisch gezin 3,8 huisdieren.

Een zebra in uw tuin? Of een aap in uw woonkamer? Ja, dat mag natuurlijk niet. Er zijn nu eenmaal grenzen ... De meest voorkomende huisdieren zijn honden, katten, paarden, vogels, hamsters, vissen, kippen, schildpadden, konijnen, fretten en geiten. Maar sommige gezinnen hebben ook kangoeroes of dromedarissen. Echt waar ... In totaal zijn er in ons land 63 soorten zoogdieren die men wettelijk als particulier mag houden.

Wat denken die van een dagje op kantoor, zo nu en dan?

 

Het positieve effect van dieren op kantoor

Hebt u al eens een geitje gezien tijdens een vergadering? Wij bij Edenred wel! Tijdens onlinevergaderingen hebben we eens een geit ‘gehuurd’ en een eigen camera gegeven. Op die manier wilden we wat luchtigheid brengen in onze soms lange en zware vergaderingen.

Een bedrijf kan dus op bepaalde vlakken wel baat hebben bij de aanwezigheid van dieren op het werk.

Dat zeggen ook alle studies. Werknemers voelen zich gelukkiger als er een dier aanwezig is op het werk. Minder stress, meer motivatie en een algemeen betere sfeer ... Dieren hebben dus een positieve impact en verhogen zelfs de productiviteit.  Ze kunnen ook het contact tussen de collega’s en met klanten versterken.

Door de fysieke aanwezigheid van een dier maakt ons lichaam chemische stoffen in onze hersenen aan, zoals endorfine, dopamine en oxytocine. En dat maakt ons gelukkig. 

 

Goede afspraken maken goede vrienden

Voor een vlot verloop moet u eerst en vooral ieders wensen respecteren. Sommige medewerkers houden niet van dieren (en dat is oké!), andere hebben misschien allergieën. Overweegt u het bezoek van een huisdier op de werkvloer? Hou hier dan zeker rekening mee.

Bovendien zijn niet alle dieren ideale ‘collega’s’ . Een hond brengt leven in de brouwerij, en dat is leuk. Maar een dromedaris? Dat is een ander paar mouwen. Niet alle werkomgevingen zijn trouwens – om hygiënische of veiligheidsredenen – geschikt voor dieren. Denk maar aan ziekenhuizen of woon-zorgcentra.

Het is ook belangrijk dat u de komst van een huisdier voorbereidt, door de werkplek waar nodig aan te passen.

Beperk het aantal dieren in dezelfde ruimte en breng, uiteraard, geen dieren bij elkaar die het doorgaans niet met elkaar kunnen vinden.

Vergeet ook niet dat een dier extra werk kan inhouden voor bijvoorbeeld de schoonmaakploeg (de hond even uitlaten is dan ook geen overbodige luxe).

 

Reis om de wereld

U kent misschien de ‘Workdog Day’ (eind juni) die bedrijven wereldwijd aanspoort om hun deuren één dag open te zetten voor honden. Heel wat bedrijven doen hieraan mee, ook in België.

In de Verenigde Staten is het sinds 1999 één vrijdag in de maand ‘Take Your Dog to Work Day' (breng je hond mee naar het werk).

Zo bestaan er nog andere originele concepten. Japanners hebben een zwak voor katten en zo besloot het IT-bedrijf Ferray om in te zetten op ‘kattentherapie’. Al enkele jaren liggen katten in hun mandje op kantoor te soezen en wandelen ze ontspannen door het bedrijf dat ze hun thuis mogen noemen. Ferray geeft zijn medewerkers trouwens een premie van 5000 yen (ongeveer 32 euro) als ze een kat adopteren.

In Australië mikt ook Uber op die relatie tussen mens en kat. Het bedrijf lanceerde onlangs nog iets nieuws in zes Australische steden: UberKittens. Deze dienst brengt katten tijdens de lunchpauze naar bedrijven voor een knuffelsessie van 15 minuten! Dit initiatief werd mede mogelijk gemaakt met de hulp van dierenasielen. Een deel van de opbrengst gaat dan ook naar die partnerorganisaties, die werken met vrijwilligers.

 

Wat zegt de wet?

Voordat u ‘diervriendelijke’ dagen introduceert, kijkt u beter eerst eens wat de wetgeving in ons land hierover zegt. Ten eerste: een bedrijf is niet verplicht om de aanwezigheid van dieren toe te staan. Het is dus geen recht voor de werknemers, maar een voorrecht.

Vindt uw bedrijf een huisdier op het werk een goed idee? Dan moet u enkele voorwaarden met het oog op het dierenwelzijn in acht nemen: een goed ingerichte ruimte, voldoende verluchting, voedsel en water … Bovendien heeft de dierenrechtenorganisatie GAIA een modelarbeidsreglement uitgewerkt om de noodzakelijke randvoorwaarden voor een hond binnen een professionele omgeving gemakkelijker te kunnen opstellen. U kunt dit rechtstreeks op de website van GAIA downloaden.

Wat dierenwelzijn betreft, is het interessant te benadrukken dat Partena ook aan de (para)fiscale kant van de zaak denkt. “Wat dierenvoer, een eventuele oppas, de inrichting van een speciale ruimte enz. Je zou kunnen verdedigen dat het gaat om een voordeel in natura ... en daarop moeten belastingen en socialezekerheidsbijdragen worden betaald.” Goed om te weten dus.

 

Dieren zijn verrassend intelligent: 4 verhalen

Dieren dragen bij aan ons algemene welzijn en ons geluksgevoel. Maar ze kunnen ons ook soms verbazen. Met hun intelligentie, bijvoorbeeld. Deel deze vier leuke weetjes met uw collega’s aan de koffieautomaat.

1/ Wist u dat de slimste hond ter wereld ... Belgisch is? Heel wat studies zetten de Mechelse herder namelijk bovenaan dat lijstje. Het slimste kattenras is dan weer de Bengaalse kat.

2/ Kraaien kunnen menselijke gezichten herkennen, zelfs jaren later nog. Dat blijkt uit een recente studie van onderzoekers van de Universiteit van Washington in Seattle.

3/ Het slimste dier ter wereld is de orang-oetan (samen met de chimpansee). Ter herinnering: ons DNA komt voor 99,4 % overeen met dat van deze apensoorten. Orang-oetans en chimpansees kunnen objecten hanteren en gebarentaal leren.

4/ Varkens zijn slimmer dan we ooit hadden gedacht. Sommige kunnen zelfs overweg met videospelletjes. Dat bevestigt althans een Amerikaans onderzoeksteam dat vier varkens heeft geleerd om met hun snuit een joystick te bedienen. De in 2021 gepubliceerde studie legt uit dat deze dieren een verband konden leggen tussen de beweging van een cursor op het scherm en de beweging van de joystick.

Eerst zien, dan geloven? Hier is de link naar het filmpje. 😉

• Delen

In België zocht een op de vijf managers in 2021 psychologische hulp. Dat is 14% meer dan in 2019. Het welzijn van hun managers is een grote uitdaging voor ondernemingen. Ontdek wat u kunt doen om die zenuwslopende druk een beetje te verlichten.

Hebt u het gevoel dat u voortdurend in beweging bent, als een speelbal die heen en weer stuitert? Of als een kip zonder kop die rondrent zonder de tijd te nemen om te rusten? U bent niet alleen. 20% van de managers in België zocht psychologische hulp in 2021. En 23% van de ondervraagde managers heeft regelmatig nachtmerries over hun medewerkers, tegenover 14% in 2019.

De druk op de schouders van een manager is niet te onderschatten. Die druk ontstaat door de verantwoordelijkheden die u draagt, door de verwachtingen van uw team, maar ook van uw management, door de risico’s als u niet aan de eisen voldoet of niet de hele werklast opneemt, door een te hoge workload, doordat de onderneming een moeilijke periode doormaakt, door de zware beslissingen die u moet nemen, doordat u zich voortdurend moet aanpassen ... En ga zo maar door.

Vandaag gaan we eerst dieper in op een van de grootste bronnen van druk die u zelf onder controle hebt: intrinsieke druk. Dan stellen we manieren voor om heel zen met druk om te gaan.

Om goed voor uw team te kunnen zorgen, moet u eerst goed voor uzelf zorgen. Wees dus verdraagzaam en toegeeflijk, ook voor uzelf.

 

U bent geen supermens.

De bedrijfswereld is veeleisend en als manager hebt u het vaak niet eenvoudig. In deze context is uw eerste fout vaak dat u zichzelf te veel druk oplegt. Soms creëert u dat gevoel bij uzelf omdat u alles wilt doen en altijd wilt slagen. Altijd, overal en koste wat het kost. U mag ook ‘nee’ zeggen. Het is zelfs goed om uw grenzen te stellen, zolang u collegiaal blijft en probeert om oplossingen te vinden. Het respect van uw collega’s zal er alleen maar door toenemen.

Als manager moet u kunnen toegeven dat u geen superheld bent. U hebt geen 8 armen en 3 hersenen om alles zo snel mogelijk af te handelen. Sommige dossiers kunnen wachten en daar mag u zich niet ziek door laten maken.

En zelfs als u echt bijna een superheld zou zijn, bedenk dan welke impact dat heeft op de anderen. Een ‘superheldmanager’ put zijn team uit door de lat steeds hoger te leggen. Met het risico dat hij zich van zijn teamleden vervreemdt. In zijn rol van ‘redder’ gaat hij namelijk dingen ‘in hun plaats’ doen en zo ontneemt hij hen in feite hun autonomie. Bovendien zal een superheldmanager die zijn zwakheden verbergt, onbewust een werkomgeving creëren waar falen geen optie is. Maar we kunnen allemaal leren uit onze fouten.

 

Iets niet weten? Ja, dat mag!

U bent geen superheld, maar u bent ook Wikipedia niet. Soms legt u zichzelf ook druk op omdat u het gevoel hebt dat u alles moet weten, alles in goede banen moet leiden en alles moet kennen om een goede manager te zijn.

Toch is het gezond om als manager toe te geven dat u niet alles weet. Of zoals Socrates al zei in de 4e eeuw voor Christus: “Het enige dat ik weet, is dat ik niets weet.”

Dat is trouwens ook een van de belangrijkste lessen die we kunnen trekken uit de covidcrisis. De eerste 5 maanden wisten we ‘s morgens niet wat die week of zelfs die dag zou brengen. Want een pandemie, dat hadden we nog nooit meegemaakt. Dit was onze eerste globale pandemie. Gaandeweg hebben we geleerd uit de maatregelen die we invoerden en de beslissingen die we namen.

Aanvaarden dat u niet alles weet neemt ook een deel van de druk weg. Bovendien is het een gelegenheid om een nieuwe band op te bouwen met uw medewerkers. Een band gebaseerd op meer samenwerking en innovatie.

 

Richt uw werkplek anders in.

De beste manier om de druk enigszins te verlichten is een gezonde omgeving creëren. Een omgeving waarin u zich goed voelt. Ja, maar ... wat houdt dat in?

1. Licht: in een rapport uit 2021 door onderzoekers aan het Imperial College van Londen wordt opnieuw bevestigd dat blootstelling aan natuurlijk licht de stemming, energie en mentale gezondheid kan verbeteren. Verlichting speelt een essentiële rol in de prestaties en de houding van de werknemers. Als er geen natuurlijk licht door de ramen binnenstroomt, zijn er ook andere opties. Denk maar aan blauwgetinte lampen installeren in de kantoren (want die verminderen de vermoeidheid en verhogen de tevredenheid op het werk) of reflecterende spiegels aan de ramen bevestigen om de lichtsterkte te verhogen.
2. Kleuren: bepaalde kleuren bevorderen de concentratie of sereniteit (blauw, groen), vooral warme tinten hebben een kalmerend effect.
3. Planten: een natuurlijke omgeving is niet alleen aangenamer, ze is ook goed voor de gezondheid. Planten hebben een zuiverende werking en brengen meer zuurstof in de lucht. Een groen kantoor = zuivere lucht.
4. Uitzicht: u zult zich vanzelf beter voelen als u een uitzicht hebt vanaf uw bureau of in het landschapskantoor. Als u vanuit uw raam een vrij uitzicht hebt, kunt u beter nadenken dan wanneer u naar een muur moet staren.

 

6 tips om de druk op uw schouders een beetje te verlichten

Zijn uw schouderspieren helemaal verkrampt? Terwijl u dit leest, zit u daar misschien met opgetrokken schouders. Probeer daar op te letten en laat uw schouders zakken. Ze hebben daar bij uw oren echt niets te zoeken 😉

In de voorgaande paragrafen hebben we mogelijke bronnen van druk besproken en een aantal daarvan kunt u verminderen. Andere liggen buiten uw controle en hebt u dus helaas niet in de hand.

Wat u wel in de hand hebt, is de manier waarop u omgaat met deze druk, de stress die daaruit voortvloeit en het cortisol dat door uw lichaam stroomt. U kunt de druk dan misschien niet verminderen, maar u kunt wel een meer zen houding aannemen.

Dit zijn onze 6 tips:

1. Neem een micropauze om de 30 of 60 minuten, om naar uw lichaam te luisteren. Wat probeert mijn lichaam me te vertellen? Heb ik dorst? Moet ik naar het toilet? Jeukt mijn voet? Zit mijn maag te knorren? Maak meteen van de gelegenheid gebruik om ook even in de verte kijken als u de hele dag naar een scherm zit te staren.
2. Adem. Kunt u 4 minuten onder water zwemmen zonder adem te halen? Nee. Dat geldt ook als u werkt. En toch vergeten we vaak om diep adem te halen. Een eenvoudige oefening: sluit uw ogen, adem gedurende 10 seconden in en probeer dan 15 tot 20 seconden uit te ademen. Doe dit 3 of 4 keer.
3. Mediteer (of bid, wat het best bij u past). Door te stoppen, stil te zitten en uw geest tot rust te laten komen, neemt de druk af en zult u zich beter voelen.
4. Slaap. Ons lichaam en onze hersenen laten rusten is essentieel, dat weet iedereen. Managers die ‘opscheppen’ dat ze maar 4 of 5 uur slapen en toch de wereld aankunnen, denken niet op middellange of lange termijn. Het beroepsleven is een marathon, geen sprint. ‘s Nachts goed slapen en zelfs overdag een kort dutje van 7 tot 10 minuten doen, is een goed idee als u in topvorm over de finish wilt komen. Dus, tijd voor een powernap!
5. Sport. ‘Maar dat heeft toch niets met mijn werk te maken?’ Toch wel. Want sporten geeft u meer energie. De kans is ook groot dat u daarna beter slaapt en de volgende dag al die positieve energie meeneemt naar uw werk. Mens sana in corpore sano.
6. Gun uzelf een verwenmoment: een massage, een schoonheidsbehandeling, een bezoek aan de kapper, een wandeling of fietstocht in het bos, een dagje naar een kuuroord ... Er zijn tal van manieren om uw overtollige stress kwijt te raken. De oosterse geneeskunde is er daar één van en richt zich op de circulatie van de energiestromen. Bijvoorbeeld shiatsu en acupunctuur, therapieën die het lichaam zien als een planeet waarin enorm veel energie opgeslagen zit. Positieve en negatieve energie. Het idee is om, net als bij een vulkaan, die overtollige energie naar boven te laten komen aan de hand van kleine naalden of drukpunten. Het doel? Uw lichaam weer in balans brengen.

Een laatste, vanzelfsprekende tip: lees de OpenSpace van Edenred met een kopje thee of koffie erbij 🙂

Denk eraan: door voor uzelf te zorgen, zorgt u ook voor uw team. Als u gestrest bent, zullen uw medewerkers dat onvermijdelijk voelen en meer onzeker worden.

• Delen

Waarom willen werknemers bij ons aan de slag? Waarom komen ze naar ons of blijven ze ons trouw? Die vraag hebben we ons allemaal wel eens gesteld, zeker gezien de enorme hoeveelheid vacatures. We vertellen u graag hoe u uw loonpakket kunt optimaliseren.

Het salaris is slechts een van de factoren die werknemers aantrekken en motiveren, maar meteen ook de belangrijkste. Hét wapen in de war for talent. Datgene waar iedereen aan denkt, maar niet altijd over durft te praten.

Volgens het jaarlijkse Salariskompas van Jobat geeft 32 % van de Belgische werknemers het loonpakket dat ze krijgen een score van 8/10 (editie van 2023). En volgens de Salarisgids 2022 van Robert Half blijkt 37 % van de Belgische werknemers bereid om van baan te veranderen voor een hoger loon. Zo belangrijk is het salaris dus in ons land.

Hoe blijft u de concurrentie een stapje voor?

Nieuw talent aantrekken doen we vaak met een interessant loonpakket. Maar wat is dat eigenlijk? Geld, zeker weten. Maar dat is niet alles, want niet alle bedrijven beschikken over dezelfde middelen. De vraag is dus: hoe vecht u niet met gelijke, maar wel met gelijkwaardige wapens? Zet bijvoorbeeld in op de volgende pijlers.

1. Brutoloon: zorg dat dit in verhouding staat tot de functie. Het ligt misschien voor de hand, maar het brutoloon moet minimaal het gemiddelde van de sector in kwestie bedragen.
2. Verlofdagen: bied of onderhandel over extra vrije dagen. Deze vorm van verloning kan bijzonder aantrekkelijk zijn voor bijvoorbeeld jonge ouders, grootouders, alleenstaande ouders of werknemers met tijdrovende sporten of hobby's.
3. Uurroosters: flexibiliteit is het codewoord. Een traditionele 9-tot-5-baan is niet voor alle profielen geschikt. Een flexibel uurrooster kan dan een duidelijk pluspunt zijn. In sommige functies telt immers alleen het resultaat, en niet zozeer een strikt werkschema.
4. Een flexibel loon: het salaris kan bestaan uit een vast en een flexibel gedeelte. Het idee daarachter is dat werknemers dan beter begrijpen wat ze precies moeten bereiken om die 'bonus' te krijgen.
5. Vooruitzichten: het is niet altijd mogelijk om werknemers meteen te geven wat ze willen. Maar u kunt het loon bijvoorbeeld wel jaar na jaar opschalen.
6. Extralegale voordelen: bied uw werknemers rechtstreekse en fiscaal voordelige koopkracht. Zo kunnen ook bepaalde voordelen deel uitmaken van het loonpakket.
7. Toegang tot promoties die uw werknemers helpen te besparen: laat uw werknemers profiteren van exclusieve aanbiedingen. Meer info over ons voordelenplatform vindt u hier.

België, het land van de extralegale voordelen

Wat betreft belastingen en loonkosten heeft België geen al te beste reputatie. Volgens Eurostat is België op het vlak van tewerkstelling het op twee na duurste land in de Europese Unie, na Denemarken en Luxemburg. Geschat wordt dat één uur werken bij ons € 40,50 kost, terwijl het Europese gemiddelde maar € 27,70 bedraagt. In 2020 was het trouwens nog 'maar' € 34,75.

Daarom beschikken we in ons land over tal van middeltjes om werknemers meer koopkracht te geven, die bovendien fiscaal voordelig zijn voor de werkgever: de bekende extralegale voordelen. Deze voordelen maken – in welke vorm dan ook – steeds vaker deel uit van het loonpakket: volgens Trends-Tendances gemiddeld 6,55 per werknemer ten opzichte van 5,78 in 2018.

Maaltijdcheques populairder dan ooit

Het populairste extralegale voordeel onder de respondenten van Jobats Salariskompas 2023 blijft de maaltijdcheque (76 %). Die is een essentieel onderdeel van ons loonpakket geworden en beschikbaar voor alle bedrijven, zelfs voor zelfstandige bedrijfsleiders. Dit egalitaire voordeel (iedereen binnen het bedrijf krijgt hetzelfde bedrag, ongeacht de functie) speelt meteen ook een belangrijke rol in de strijd tegen ziekteverzuim, want de cheques worden uitgekeerd per gewerkte dag.

Zo krijgen werknemers tot € 8 per dag bovenop hun loon, ofwel € 160 netto per maand (minus een persoonlijke tussenkomst van € 1,09 per cheque). Meer info over maaltijdcheques vindt u hier.

De ecocheque, de Europese best practice

Wist u dat ecocheques in België werden bedacht? Ze werden in 2009 gelanceerd door de sociale partners, en een paar jaar later al erkend als 'best practice' in de Europese Unie. Daar mogen we best trots op zijn😊! Maar naast deze erkenning bereiken de ecocheques ook hun doelstellingen: meer dan de helft van de Belgische werknemers die ecocheques krijgen, besteedt meer aandacht aan het milieu bij aankopen, zo blijkt uit een studie van de UHasselt.

Vandaag worden ecocheques aanvaard bij meer dan 11.000 verkooppunten, en komen er meer dan 2000 producten en diensten voor in aanmerking. U vindt ze terug in deze lijst.

Enkele cijfers

• 2 miljoen werknemers in België krijgen ecocheques
• € 1 aan ecocheques = 1 kg CO₂ minder
• Meer dan 106.000 aangesloten ondernemingen
• Een troef voor het behoud van de planeet met een jaarlijkse vermindering van minstens 348.000 ton CO₂(studie van CO2logic 2022)

Van de andere indirecte verloningsmiddelen kunnen er nog twee op de Edenred kaart worden geladen, naast de gekende maaltijd- en ecocheques.

Enerzijds is er Ticket Compliments, een 100 % aftrekbare cadeaucheque voor alle mogelijke gelegenheden binnen uw bedrijf: de eindejaarsfeesten, iemand die op pensioen gaat, een medewerker die gaat trouwen ...

Anderzijds bestaat er Ticket Sport & Culture, een cadeaucheque van € 100 voor vrijetijdsactiviteiten: sport, cultuur, theater, concerten, bioscoopbezoekjes, pretparken ...

Het loon, nog altijd een taboe

Praten over ons loon is in ons land nog vaak een taboe. Er zijn maar weinig collega's die elkaars salaris kennen. Bovendien stellen bedrijven zich niet graag transparant op als het gaat om het loon van hun werknemers.

Die terughoudendheid kunnen we verklaren aan de hand van twee factoren.

Ten eerste zit het zo ingebakken in onze cultuur. Vroeger werd geld als iets vulgairs beschouwd. We praatten er niet over, en zeggen hoeveel geld we verdienden was al helemaal uit den boze. Dat is niet het geval in andere culturen, zoals in de Verenigde Staten, waar geld als sociaal essentieel wordt beschouwd. Praat met Amerikanen, en ze vertellen u binnen twee minuten hoeveel ze verdienen en wat ze allemaal bezitten.

Ten tweede komt ons gezond verstand bovendrijven ... Vertel jongere collega's maar eens dat u 50 % meer verdient dan zij. Wedden dat het hen niet koud laat?We weten allemaal dat loon een gevoelig onderwerp is onder collega's en kan leiden tot jaloezie, frustraties of zelfs een reden voor vertrek als het management geen loonsverhoging kan doorvoeren. En laten we vooral ook niet vergeten dat het in deze war for talent niet ongebruikelijk is dat een nieuwe rekruut bijna evenveel verdient als een oudere collega ... We zeiden het al: het ligt gevoelig!

De afgelopen jaren hebben sommige bedrijven besloten om volledig transparant te zijn over hun loonbeleid. Ze publiceren de lonen van alle werknemers, zodat iedereen kan zien wie wat verdient. Zo wordt niet alleen de loonkloof tussen mannen en vrouwen aangepakt, maar kan iedereen ook de verhouding tussen salaris en verrichte arbeid beoordelen. Dat blijkt niet alleen een bron van motivatie te zijn, maar verhoogt ook het vertrouwen en vermindert zo eventuele spanningen.

Laten we al het andere niet vergeten 

We zeiden het eerder al: het loon is slechts één factor waarmee u nieuwe talenten aantrekt en werknemers motiveert. Zoals u weet, zetten we in OpenSpace graag mensen en hun mooie kwaliteiten, zoals dankbaarheid, erkenning, welzijn, verbinding ... centraal.

Hoe tevreden uw werknemers zijn, hangt af van een hele reeks factoren, waarvan we er – naast het loon – graag een aantal uitlichten: de werkomgeving, de werkdruk, duidelijke communicatie (zowel verticaal met het management als horizontaal tussen de teams), de terbeschikkingstelling van de nodige middelen (zowel human resources als materialen), de waarden van het bedrijf (zin geven aan wat we doen), vooruitzichten op het vlak van opleiding en ontwikkeling (meer dan werkzekerheid), het evenwicht tussen werk en privé ...

• Delen

Een bedrijf dat wil doorgroeien, moet kunnen rekenen op zijn werknemers. Succes is alleen haalbaar als alle neuzen in dezelfde richting staan: management, werknemers én directie. Bestaande strategieën kunnen hierbij de nodige duw in de rug zijn. Maar de weg naar verandering ligt ook bezaaid met valkuilen en tegenkantingen. Het is dus zaak om iedereen te motiveren en aan boord te krijgen. Hoe u dat klaarspeelt? Met deze denkpistes komt u al een heel eind.

 

We staan er niet elke dag bij stil, maar Netflix bestaat al 25 jaar! Het Amerikaanse bedrijf werd opgericht in 1998 als dvd-bezorgservice voor particulieren en voorloper van DVDPost in België. Begin 2005 begonnen de activiteiten te kwakkelen door de opkomst van VOD (video on demand) en de nieuwe gewoonten van de consument. Tijd voor Netflix om een drastische verandering door te voeren. Zeg maar dag tegen dvd’s en hallo tegen streaming. Momenteel hebben 230 miljoen huishoudens verspreid over de hele wereld een Netflix-abonnement.

Die wereldwijde verandering van strategie was mogelijk dankzij het talent van de CEO om zijn teams naar een duidelijk en perfect omschreven doel te loodsen.

Veranderingsmanagement zoals bij Netflix is geen toevalstreffer! Het is een samenspel van praktijken en aanbevolen stappen. Ongeplande, onvoorbereide veranderingen zullen keihard binnenkomen. In dat geval is er weinig kans dat u de veranderingen aan uw medewerkers verkocht krijgt.

 

De 8 stappen van John Kotter

Doet de naam John Kotter een belletje rinkelen? Deze professor aan de Harvard Business School is misschien niet zo bekend, maar geldt toch als referentie in zijn vakgebied. En terecht: als een van de eerste denkers goot hij de stappen van succesvol veranderingsmanagement in een theoretisch model. Kotter splitst veranderingsmanagement op in 8 fasen, die hij als volgt afbakent:

1) Creëer een gevoel van urgentie.

In deze fase wordt een trigger (een marketingstudie, de productlancering van een concurrent, klachten van klanten enz.) geactiveerd om de medewerkers wakker te schudden.

2) Vorm een sterke ‘coalitie’.

Kotter beschrijft hoe belangrijk het is de juiste mensen te selecteren in het veranderingsproces dat u wilt doorvoeren. Het lukt u namelijk niet alleen. Een goede raad: omring uzelf met belangrijke personen in het bedrijf, zoals experts, ervaren medewerkers, prominente figuren enz.

3) Ontwikkel een toekomstvisie.

Een verandering voorstellen moet gepaard gaan met een realistische visie voor de middellange termijn. De achterliggende gedachte is dat u de anderen duidelijk kunt maken: “Dit is het verhaal waarin ik jullie meeneem.”

4) Vertel over de visie achter de verandering.

De visie moet gedetailleerd en meermaals worden beschreven en uitgelegd om de boodschap duidelijk te stellen en ervoor te zorgen dat de anderen zich betrokken voelen.

5) Zet aan tot actie en haal de barrières weg.

Het is van cruciaal belang (we komen hier later op terug) om werknemers bij concrete acties te betrekken en hen een gevoel van verantwoordelijkheid te geven.

6) Realiseer kortetermijnresultaten.

Wacht niet op het eindresultaat om uw succes te vieren. Beschouw dit traject liever als een ladder waarop elk behaalde niveau een reden is om uw team te feliciteren. Kotter spreekt hier van te behalen tussentijdse doelstellingen die nodig zijn om te vermijden dat medewerkers ontmoedigd raken of het benauwd krijgen.

7) Consolideer successen met het oog op nog meer verandering.

Een succes betekent nog geen overwinning. Een oorlog wordt pas gewonnen na vele en lange veldslagen. Geduld oefenen en de tijd nemen, dat is de boodschap.

8) Veranker nieuwe systemen in uw bedrijfscultuur.

Zodra de verandering een feit is, moet die blijvend worden. Een overgangssituatie moet evolueren naar een definitieve, permanente toestand. Daarom is het raadzaam om de werkdocumenten (processen, procedures, communicatie enz.) bij te werken en in het nieuwe systeem te verankeren.

 

Weerstand tegen verandering begrijpen ...

Iedereen kent de uitdrukking die typisch is voor alle vormen van stilstand: “Waarom veranderen als we het altijd zo hebben gedaan?” Die uitspraak is heel herkenbaar, maar vooral uitermate betekenisvol. Verandering is een toestand die niet vanzelfsprekend is. Sterker nog: veranderingen kunnen soms erg lastig zijn, omdat ze van iedereen veel energie vergen. Een bedrijft dat veranderingen wil doorvoeren, stuit op veel weerstand van de werknemers. En daar kunnen verschillende redenen voor zijn:

• Medewerkers begrijpen niet wat er zal veranderen en waarom.
• Medewerkers zijn misschien bang voor het onbekende.
• Ze voelen zich misschien minder competent in wat hen te wachten staat.
• Ze hebben misschien geen vertrouwen in de verandering.
• Ze kunnen bang zijn om in te boeten aan comfort of om voordelen verliezen.
• Ze kunnen genoeg hebben van al die veranderingen, want sommige bedrijven komen te vaak met nieuwigheden op de proppen.

Weerstand tegen verandering mag u vooral niet onderschatten. De gevolgen voor de toekomstplannen van uw bedrijf kunnen namelijk aanzienlijk zijn. Weerstand kan variëren van apathie (de werknemer wil niet meewerken), sabotage (de werknemer zal beslissingen nemen om de verandering te voorkomen), argumentatie (de werknemer trekt beslissingen in twijfel) tot verzet (stakingen, allerlei acties, ontslag enz.).

 

... en die counteren!

Hoe bestrijdt u die weerstand en vooral: hoe zorgt u ervoor dat uw personeel een verandering omarmt? Dat kan uiteraard op verschillende manieren. Zoals we al zagen bij Kotter, zijn de twee kernbegrippen in een veranderingsproces ‘communicatie’ en ‘informatie delen’.

De werknemers moeten in elke fase van het veranderingsproces de informatie krijgen die nodig is om het project te onderbouwen. Die informatie moet een antwoord bevatten op de volgende vragen:

• Waarom moet er een verandering komen? Welke middellange- en langetermijnstrategie zit erachter?
• Wat betekent dat concreet voor de werknemers?
• Waarom zijn zij de juiste personen om de verandering door te voeren?
• Waarom is de verandering noodzakelijk voor het bedrijf?
• Hoe zal ze worden doorgevoerd? Op welk tempo?
• Op welk vlak zal iedereen de vruchten plukken van de verandering?
• Hoe kunnen de werknemers het succes ervan bevorderen en wat wordt er nu precies van ieder van hen verwacht?

 

Een manager op zijn beurt moet:

• Enthousiast zijn. Als hij dat niet is, kan hij moeilijk van de anderen verwachten dat zij wel achter het project staan.
• De profielen van de werknemers bestuderen om de best mogelijke teams samen te stellen.
• Van meet af aan de negatieve elementen aanwijzen en ze indien nodig uitbannen.
• Bereid zijn om te luisteren. Anno 2023 kan er geen sprake meer zijn van autoritair eenrichtingsverkeer.
• Eventuele studies en gegevens voorleggen die helpen om de verandering beter te begrijpen.
• Tijdens het veranderingsproces regelmatig terugkoppelen naar de werknemers.
• Een beloning geven aan de werknemers die de verandering mogelijk maken en hun schouders eronder zetten.

 

Het ADKAR-model

Verandering heeft alleen kans op slagen als er twee niveaus kunnen worden afgevinkt: individueel en organisatorisch. Op individueel niveau bestaan er een aantal goede, maar ook minder goede praktijken. Zover waren we al.

Ook vanuit het oogpunt van de organisatie is het van wezenlijk belang om verandering te benaderen via beproefde methoden.

In die context kan een model worden gebruikt dat al zijn nut heeft bewezen bij het doorvoeren van veranderingen. Het gaat om het ADKAR-model, bedacht door Jeff Hiatt, een expert in veranderingsmanagement. Dit model, dat vooral wordt gebruikt om teams te motiveren, is een acroniem van 5 Engelse termen:

A: Awareness. Medewerkers erop wijzen dat de verandering nodig is. Hen wakker schudden.

D: Desire. Het verlangen om te veranderen aanwakkeren. De medewerkers moeten de voortrekkers worden van de verandering.

K: Knowledge. Medewerkers aanleren hoe ze de verandering kunnen doorvoeren.

A: Ability. Deze kennis vertalen naar het vermogen om de verandering waar te maken. Ze moeten de echte cracks van de verandering worden.

R: Reinforcement. De verandering blijvend maken door de nieuwe methoden te verankeren.

Het ADKAR-model beschrijft opeenvolgende, chronologische stadia. Het is belangrijk om de juiste volgorde na te leven.

Dit model helpt managers die verantwoordelijk zijn voor verandering om zich toe te spitsen op de stappen die collectief leiden tot individuele verandering en voordelen opleveren voor de hele organisatie.

 

Wie overtuigen?

Bij de aankondiging van een verandering of mededeling van een beslissing zijn er vier mogelijke reacties. De psychologische modellen splitsen ze als volgt op:

• De medestanders. Dit zijn de werknemers die akkoord zullen gaan met de verandering.
• De tegenstanders. Dit zijn de werknemers die zich tegen de verandering zullen verzetten.
• De besluitelozen. Deze werknemers weten niet wat ze willen.
• De verscheurden. Deze werknemers zijn van mening dat de aangekondigde verandering zowel positieve als negatieve kanten heeft.

Een groep bestaat over het algemeen uit 15 % medestanders, 15 % tegenstanders, 30 % besluitelozen en 30 % verscheurden.

Sommige managers maken de denkfout om in de eerste plaats de tegenstanders en besluitelozen te willen overtuigen. Dat kan een tijdrovend en energieverslindend gevecht zijn. De juiste strategie bestaat erin eerst de verscheurden achter de verandering te krijgen door te hameren op de positieve punten die ze zelf naar voor hebben geschoven. De ‘overtuigde’ verscheurden zullen vervolgens een groot deel van de ‘onbeslisten’ over de streep kunnen trekken.

Dit proces verloopt in stapjes, langzaam maar zeker. Pas op deze solide basis kan een verandering haar plaats veroveren.

• Delen

Als we aan hr en sociale media denken, denken we meteen aan het belang ervan voor de rekrutering van nieuwe collega’s. Nieuwe talenten aantrekken via sociale media is namelijk een van de belangrijkste functies van deze digitale tools. Maar het gaat nog veel verder. Tegenwoordig zijn Facebook, LinkedIn en hun tegenhangers ook op andere vlakken waardevolle instrumenten, bijvoorbeeld om uw employer brand op te bouwen of voor interne communicatie. Maar hoe gebruikt u sociale media nu het best? We vertellen het u met plezier!

 

1) Rekruteren via sociale media

Wereldwijd worden per minuut acht werknemers gerekruteerd op LinkedIn. En elke seconde worden er negentig sollicitaties verstuurd via datzelfde platform. Sociale netwerken bieden dus geweldige kansen voor wie nieuwe medewerkers zoekt. U kunt er:

• vacatures plaatsen;
• vacatures in de kijker zetten via gerichte campagnes;
• communiceren met werkzoekenden;
• profielen vinden die perfect aansluiten op uw corebusiness;
• talenten aanspreken die mogelijk niet op zoek zijn naar een job;
• een imago creëren voor uw bedrijf: een blik achter de schermen, uw waarden, uw successen ...;
• aan storytelling doen met uw huidige medewerkers, want dat zijn de beste ambassadeurs voor uw bedrijf.

 

2) Interne communicatiemiddelen

Sociale media vormen niet alleen een extern hulpmiddel om uw bedrijf in de spotlights te plaatsen. U kunt er ook mee communiceren met uw eigen medewerkers, net zoals via e-mail bijvoorbeeld. Maar in tegenstelling tot e-mails of vergaderingen gaat het op sociale media veelal om meer informele berichten. U krijgt er dus de kans om een andere kant te laten zien van uw bedrijf en besluitvormers.

Nog een troef van sociale media: ze zijn de ideale tools om de samenhorigheid te bevorderen en uw bedrijfscultuur te versterken, bijvoorbeeld door prestaties of initiatieven van medewerkers onder de aandacht te brengen. Daarnaast kunnen uw werknemers er zelf de successen van hun collega’s delen. Erkenning van peers via sociale media komt trouwens ook de motivatie en teamspirit ten goede. Wie in de bloemetjes wordt gezet, voelt zich namelijk beter, meer betrokken en meer tevreden. En dat kan er dan weer voor zorgen dat die werknemers het bedrijf langer trouw blijven.

Een treffend voorbeeld? Kijk maar eens naar Kellogg Company, en hun LinkedIn-pagina die bijna uitsluitend gebruikt om werknemers een schouderklopje te geven.

 

3) Het juiste kanaal voor uw bedrijf

Scheer niet alle sociale media over één kam. Stuk voor stuk zitten ze anders in elkaar, en ze zijn niet allemaal even nuttig op hr-vlak. Dan is de vraag: aan welk kanaal geeft u het best de voorkeur?

Wel, het belangrijkste sociale netwerk voor professionals is LinkedIn. Dit is hét platform voor werknemers, bedrijven en rekrutering op de arbeidsmarkt. LinkedIn biedt trouwens meerdere voordelen. Allereerst is het een rekruteringstool, zoals we al aankaartten. Maar daarnaast is het de ideale plek om ruchtbaarheid te geven aan successen van de onderneming en aan positieve aspecten van het personeelsbeleid. Tussen de 930 miljoen LinkedIn-gebruikers wereldwijd (onder wie 4,3 miljoen Belgen) zitten ontelbaar veel hr-professionals die er maar wat graag hun ervaringen, nuttige adviezen en – als het wat luchtiger mag zijn – anekdotes delen.

Op het vlak van b2b en b2c is Facebook een uitstekende keuze. Hoewel dit sociale netwerk wat ouder is (Facebook bereikt vooral 35-plussers), blijft het een geweldig platform om merken of bedrijven dichter bij de mensen te brengen. Met 6,4 miljoen gebruikers in 2022 is het in België ook nog steeds het grootste sociale medium.

Instagram biedt eveneens geweldige communicatiemogelijkheden. Dé troef van dit kanaal is ongetwijfeld het brede publiek dat het bereikt, want er zitten ook jonge gebruikers op (vanaf 13 jaar). Instagram is een visuele tool met foto’s en filmpjes. Hier gaat het dus om het imago van een merk.

Tot slot zijn er nog Twitter, TikTok, YouTube en Snapchat. Ook die media kunnen interessant zijn voor bedrijven, maar werken veel gerichter. Het zijn dan ook niet de belangrijkste sociale kanalen als het om rekrutering gaat.

Wie met sociale media wil werken, moet bovendien content creëren, tijd steken in het gebruik ervan en de interacties modereren. Hoe meer een bedrijf inzet op sociale media, hoe meer interne middelen het vraagt om alle accounts actueel en relevant te houden.

 

4) Welke digitale experts hebt u nodig?

De opkomst van sociale media in de afgelopen twintig jaar gaat ook gepaard met tientallen nieuwe jobs in de digitale sector. Niet alle functies (ontwikkelaars, dataspecialisten ...) komen in elk bedrijf aan bod, maar managementfuncties vaak wel. Want wie gericht aanwezig wil zijn op de sociale media, heeft daarvoor specifieke profielen nodig. Hieronder gaan we dieper in op drie essentiële profielen/beroepen.

• Social Media Manager (SMM)

De SMM stuurt de socialemediastrategie van het bedrijf aan. Hij of zij geeft aan op welke platformen de onderneming al dan niet aanwezig moet zijn. Bovenal is de SMM degene die het gebruik ervan in goede banen leidt (content, positie, boodschap ...).

• Community Manager (CM)

Rapporteert gewoonlijk aan de SMM. Als expert in sociale netwerken verzorgt de CM dagelijks de sociale media van het bedrijf.

• Content Manager

Creëert de content die het bedrijf nodig heeft: een foto, een tekst, een filmpje ... Alles wat bij het verhaal komt kijken, wordt bepaald door de Content Manager. Hij of zij staat tot slot ook in voor de grafische vormgeving en kent alle do's-and-don'ts van de verschillende sociale media.

 

5) Werknemers als ambassadeurs

In ons land zijn vrijheid van meningsuiting en het recht op privacy het hoogste goed, maar zeker niet onbeperkt. Een werknemer die slecht spreekt over zijn bedrijf, interne informatie prijsgeeft of discriminerende opmerkingen maakt, mag verantwoording gaan afleggen aan zijn werkgever, en zelfs voor de rechtbank.

Wat er publiekelijk op sociale media wordt gepost, wordt tegenwoordig steeds minder als ‘privé’ beschouwd.

Waar het hier dus om gaat, is het gebruik van sociale media door medewerkers en de tijdstippen waarop ze die platformen mogen gebruiken. De vraag luidt als volgt: wat mogen ze doen of zeggen op sociale media? En wanneer mogen ze er actief of aanwezig zijn?

Een eenduidig antwoord is er niet. In België bestaat er geen specifieke wetgeving die het gebruik van sociale netwerken op het werk en daarbuiten regelt. Evenmin zijn werkgevers verplicht om bepalingen met betrekking tot het gebruik van sociale media op te nemen in hun arbeidsreglement.

Moeten we sociale media verbieden tijdens de werkuren? Afgezien van het feit dat dit niet in goede aarde zou vallen bij de digital natives, is dit in de praktijk ook compleet onhaalbaar. Als iemand de beperkingen wil omzeilen, moet die namelijk alleen de wifi afzetten. Meer is er niet aan.

Beperken eventueel? Sommige bedrijven tolereren het gebruik van sociale media tijdens de werkuren, op voorwaarde dat het redelijk blijft. Bij langdurig virtueel absenteïsme (ja, daar bestaat een term voor!) kan het zijn dat de medewerker verantwoording moet gaan afleggen.

Kaderen dan? Dit is waarschijnlijk de meest redelijke en praktische oplossing. Toezicht kan namelijk worden opgenomen in het arbeidsreglement (een social media policy) van de werknemers. Belangrijk hierbij is dat de regels kunnen wijzigen (want de digitale wereld verandert nu eenmaal snel) en samen met de medewerkers kunnen worden bepaald. 

• Delen

In de Verenigde Staten wil 40 % van de werknemers zo snel mogelijk van werk veranderen. In Frankrijk zegt 38 % van de werknemers ongelukkig te zijn op het werk. In België voelt 36 % zich niet altijd even goed in zijn vel op professioneel vlak. In ons land komt de kaap van 500.000 langdurig zieken bovendien stilaan in zicht. Geen sinecure voor de hr-afdelingen, dus. Eens te meer omdat managers en directies vaak overschatten hoe goed hun werknemers zich echt voelen. Een voorbeeld? Tussen de tevredenheid van de werkgevers en de werknemers over de arbeidsomstandigheden zit maar liefst 12 % verschil (77 % versus 65 %).

 

Wat maakt werknemers gelukkig?

De ene werknemer is de andere niet. Maatregelen en voorstellen zullen dus nooit voor iedereen hetzelfde effect hebben. Uit talloze studies over wat werknemers precies gelukkig maakt, kunnen we vier belangrijke pistes voor geluk op het werk afleiden.

 

1/ Aangename, hartelijke relaties

Relaties zijn de belangrijkste bouwsteen voor geluk op het werk. U weet wel, die leuke momenten met mensen die ons waarderen en die we zelf ook graag hebben. Mensen met wie we niet alleen over een dossier kunnen praten, maar ook over het leven. Over de kinderen, over wat we buiten de werkuren meemaken. Het is dan ook essentieel dat hr-afdelingen of managers zulke momenten aanmoedigen of ze gewoon zelfs tot stand brengen.

In die context zag ook de Week van het Werkgeluk het licht, die plaatsvindt van 25 tot en met 29 september 2023. Doel van de actie is hr-afdelingen aanmoedigen om het geluk van de werknemers vijf dagen lang centraal te stellen.

Meer info: https://www.tryangle.be/week-van-het-werkgeluk/

 

2/ Zin geven aan wat er wordt gedaan

Tweede hoeksteen: de zin van het werk. Ieder van ons moet weten wat zijn/haar doel is in de samenleving en in het bedrijf waar hij/zij werkt. We moeten het nut van ons werk inzien, zodat we weten dat we het niet voor niets doen. Die behoefte aan zingeving is ook een van de belangrijkste redenen waarom jongere werknemers bij een bedrijf blijven werken of net op zoek gaan naar een nieuwe baan.

De voorbije jaren heeft een nieuw woord om dat gevoel van nutteloosheid te beschrijven zijn intrede gedaan in het hr-woordenboek: de ‘brown-out’. Die term wijst op de absurditeit of schadelijkheid van bepaalde beroepen die werknemers met een gevoel van onbehagen opzadelen.

 

3/ Waardering

Als kind verwachten we dat volwassenen onze capaciteiten erkennen en ons aanmoedigen. Zo leren we spreken, lopen, lezen, schrijven, zelfstandig worden ...

Spoiler alert: ook op het werk blijven velen onder ons grote kinderen. We hunkeren nog steeds naar erkenning voor onze inspanningen, onze flexibiliteit, onze vaardigheden, ons werk ...

Daarnaast zorgen waardering en dankbaarheid voor vertrouwen en respect.

 

4/ Vrijheid

Ook vrijheid is een factor die werknemers vaak aanhalen als het gaat over hun welzijn en geluk op het werk. Dat geldt des te meer voor de jongere generaties, die zelfstandiger zijn en minder begeleiding nodig hebben.

 

Een innovatief model: het bevrijde bedrijf

De wereld verandert en bedrijven veranderen mee. De afgelopen jaren hebben bepaalde ondernemingen daarom besloten zichzelf te ‘bevrijden’.

Concreet rust het ‘bevrijde’ model op twee principes. Ten eerste moeten alle werknemers de kans krijgen om zelf het initiatief te nemen in plaats van de hiërarchische richtlijnen te moeten volgen. Ook controle en opvolging worden herzien. De tweede pijler heeft betrekking op de hiërarchie, die niet langer verticaal, maar wel horizontaal is. Alle medewerkers sturen zichzelf aan of worden onderverdeeld in kleine groepen.

Vertrouwen en verantwoordelijkheid gaan dus meer dan ooit hand in hand. Dat stelt ook Isaac Getz, professor aan business school ESCP Europe en auteur van L'entreprise libérée. “U geeft uw werknemers vrijheid en verantwoordelijkheid.” Bij vertrouwen kan er dus geen sprake zijn van controle.

In België is dit model nog niet zo populair. Naar schatting werkt zo’n 3 tot 4 % van de bedrijven in ons land op die manier. Decathlon was op dat vlak een van de pioniers in België. Soms is het ook de overheid zelf die zich ervoor openstelt. Denk maar aan de FOD Mobiliteit en Vervoer of de Belgische sociale zekerheid.

En weet u wat? Werknemers van ‘bevrijde’ bedrijven zeggen gelukkiger te zijn dan gemiddeld.

Wilt u graag meer weten over dit onderwerp? Lees dan Reinventing organizations van de Belgische auteur Frédéric Laloux, een bestseller die unaniem in de smaak viel bij de recensenten.

 

Cliché: geld maakt gelukkig

Betekent een hoger loon ook meer geluk op het werk? Die vraag is al vaak gesteld. Het antwoord erop is eerder genuanceerd. Het loon zorgt wel degelijk voor persoonlijke voldoening, maar enkel op korte termijn en slechts tot een bepaald bedrag. In hun boek High Income Improves Evaluation of Life But Not Emotional Well-Being delen de Amerikaanse psychologen Daniel Kahneman (Nobelprijswinnaar in economie) en Angus Deaton de volgende conclusie: geluk en geld houden slechts tot een bepaald bedrag verband met elkaar, namelijk 70.000 dollar. Wie meer dan 70.000 dollar per jaar verdient, ziet zijn geluksniveau niet langer evenredig toenemen. 

Bovendien ebben de tevredenheid en de motivatie die bij een hoog loon horen (van bij de aanwerving of na een loonsverhoging) al na een paar maanden weg. Op lange termijn heeft dit geen tot weinig invloed op het welzijn en geluk van werknemers. 

Geld is dus wel degelijk een belangrijk aspect van ons werk, maar niet zó belangrijk voor het geluk van de werknemers.

 

Gelukkige werknemers, succesvol bedrijf

Niet alleen de hr-afdeling is blij wanneer de werknemers gelukkig zijn, maar ook de CFO en de CEO. In een studie van Harvard/MIT vlak voor de coronacrisis lezen we namelijk zeer interessante conclusies: gelukkige werknemers zijn 31 % productiever. Bovendien zijn gelukkige werknemers twee keer minder vaak ziek, zes keer minder vaak afwezig, negen keer loyaler en 55 % creatiever!

Nu we het toch over creativiteit hebben: ook de manier waarop sommige bedrijven intern werken, kan een bron van geluk zijn. Dat legt de Amerikaanse auteur Daniel Coyle uit in zijn boek Culture Code: Secrets of Highly Successful Groups. Als voorbeeld haalt hij Pixar aan, waar leidinggevenden ‘ongemakkelijke momenten’ plannen met zogenaamde ‘BrainTrust-bijeenkomsten’. Concreet krijgen de teamleden tijdens de productie van een film de vraag om hun oprechte mening te geven aan de filmmakers. Het enige wat ze moeten doen, is zich beperken tot feiten en zich niet laten leiden door emoties. “Ik vind X niet leuk” wordt dan “Ik denk dat X om die en die reden niet zal werken bij het publiek”.

Binnen het bedrijf wordt erkend dat die manier van werken voor samenhang in de groep zorgt ... en bovenal voor meer werkgeluk.

• Delen

In België besteedt meer dan de helft van de werknemers het equivalent van een dag per week aan vergaderingen. Een trend die niet is omgekeerd met telewerken. Al even alarmerend is het feit dat 85% van de managers zegt geconfronteerd te worden met vergaderingen die ze onnodig en tijdrovend vinden. Bovendien kosten zinloze vergaderingen bedrijven veel geld: dus wat doen we?

 

Kent u ‘The Office’, de Amerikaanse cultreeks over het dagelijkse kantoorleven in een papierbedrijf? In ‘The Office’ worden de dagen voortdurend onderbroken door vergaderingen die er eigenlijk geen zijn en die de werknemers van hun werk afhouden. Het gaat er over kleding, privézaken en roddels. Mensen raken in de war, verzoenen zich met elkaar, beoordelen elkaar ... Na een vergadering vraagt manager Michael Scott aan een van zijn collega’s wat er is beslist. Het antwoord: “We hebben beslist dat we de volgende keer zullen beslissen.”

In België lijden we enorm aan ‘acute vergaderziekte’. En we zijn niet de enigen!

 

Hier zijn enkele cijfers* die helpen de omvang van het te bestrijden kwaad te begrijpen:

• Werknemers wonen jaarlijks gemiddeld 187 uur aan vergaderingen bij. Dat zijn 23 werkdagen.
• Eén op de vier vergaderingen leidt niet tot een besluit.
• Vergaderingen duren gemiddeld 54 minuten tot 1,5 uur.
• Werknemers verliezen na 30 minuten hun concentratie.
• 10% van de managers heeft gemiddeld twintig vergaderingen per week.
• Eén op de drie werknemers geeft toe al te hebben geslapen tijdens een vergadering.
• 13% van de Belgische werknemers vindt al hun vergaderingen nuttig, volgens een kwart zijn ze volledig nutteloos.

* Deze cijfers komen uit artikels of studies van Ipsos, Wisembly, Trends-Tendances ...  

 

 

Slecht voorbereide managers

Enkele maanden geleden schreef het tijdschrift Trends-Tendances over een studie van het bedrijf Comet Meetings die een belangrijke kwestie in verband met vergaderingen belichtte. 70% van de ondervraagde Belgische managers vond het probleem niet het houden van een vergadering als zodanig, maar wel de ontbrekende of gebrekkige voorbereiding.

Dat is te verklaren door het feit dat in België 70% van de werknemers nooit is opgeleid om een vergadering te leiden. En de cijfers voor managers zijn al even onrustwekkend: slechts iets minder dan de helft heeft ten minste één training gehad over het leiden van een vergadering. De cijfers verschillen enorm naargelang het gewest: 40% in Brussel, 31% in Wallonië en amper 28% in Vlaanderen.

De eerste stap om af te komen van het gevoel dat er te veel of onnodige vergaderingen plaatsvinden, is daarom degenen die zulke bijeenkomsten modereren degelijk opleiden.

 

Een duidelijke economische kostprijs 

Sommige bedrijven letten goed op zichtbare uitgaven, zoals marketingbudgetten, voordelen in natura, energie ... Ze proberen die uitgaven dan onder controle te houden of de kosten zelfs te drukken. Maar als het gaat om onzichtbare uitgaven, zijn ze soms minder kritisch. Denk maar aan vergaderingen organiseren. Het is misschien interessant om na te gaan hoeveel sommige vergaderingen alleen al kosten aan aanwezigheid en verplaatsing van werknemers. Er bestaan vandaag kostencalculators waarmee u die berekening makkelijk maakt, zoals die van de Harvard Business Review.

Tijdens een groot Amerikaans onderzoek in de zomer van 2022 werd de werktijd besteed aan vergaderingen gekoppeld aan de kosten van de werknemer voor het bedrijf. Wat bleek? Over de hele wereld gezien kosten onnodige vergaderingen elk jaar 2,5 miljoen dollar aan bedrijven met 100 werknemers. Dat cijfer stijgt zelfs tot 100 miljoen dollar voor ondernemingen met meer dan 5000 werknemers.

 

Reële gevolgen voor de gezondheid 

Te veel vergaderen schaadt niet alleen de portemonnee, maar ook de geestelijke gezondheid. De impact op werknemers die verstrikt raken in ‘vergadertunnels’ is inderdaad reëel en laat zich op verschillende manieren voelen. Frustratie of verveling zijn nog de minst erge gevolgen. Maar belangrijker is dat de productiviteit, de motivatie en de betrokkenheid ook blijvend kunnen worden aangetast door repetitieve vergaderingen, die al snel haast bezigheidstherapie worden.

Nog een aandachtspunt van te veel of te lange vergaderingen dat mentaal schadelijk is: versnippering. We hebben allemaal wel eens de vergadering ‘verlaten’ om op onze computer of telefoon te tokkelen en een paar minuten aan iets anders te werken (of zelfs de hele vergadering lang). En allemaal hebben we wel eens twee of drie dingen tegelijk gedaan, in het besef dat we eigenlijk onze tijd aan het verdoen waren. Daarom heeft Henrik Stenmann, de CEO van Internet Intelligence House Nordic, een bedrijf voor digitale strategie en marketing, alle schermen tijdens vergaderingen verwijderd om iedereen gefocust te houden.

 

Welke oplossingen zijn er? 

Onlangs deelde Elon Musk een artikel waarin hij enkele nuttige tips geeft over vergaderen. Hoe Musk daarover denkt, vatte hij samen in vijf punten:

1/ Vermijd grote vergaderingen, want die verspillen kostbare tijd.

2/ Verlaat een vergadering als u geen bijdrage levert.

3) Vergeet de hiërarchie en communiceer rechtstreeks met uw collega’s.

4) Wees duidelijk en vermijd technisch jargon dat de communicatie vertraagt.

5) Zie af van regelmatige vergaderingen en geef voorrang aan sms of e-mail.

Er bestaan ook andere manieren om medewerkers van gedachten te laten wisselen. Denk maar aan staande vergaderingen of wandelend vergaderen. De eerste zijn meetings waarbij de deelnemers vrijwillig recht staan. Dat ongemak dwingt hen om kort en gericht te vergaderen. Bij de tweede vorm gaat een klein groepje (maximaal vier personen) letterlijk op wandel. De bedoeling is om vlotter ideeën uit te wisselen terwijl je een luchtje schept. Dat zou goed zijn voor de productiviteit, het moreel en de creativiteit. 

 

Hoe maakt u een vergadering efficiënt? 

De overdaad aan vergaderingen tegengaan betekent niet dat alle vergaderingen afgeschaft moeten worden. Het algemene nut van vergaderingen staat niet ter discussie. Ze zijn een goede gelegenheid om elkaar te ontmoeten, beslissingen te nemen, relaties te bouwen, gevoelens te delen ... Kortom, om vooruit te komen. Het idee is dus om vergaderingen efficiënter te laten verlopen.

Dat kan volgens ons in vier stappen.

 

1/ Bereid u goed voor

Een vergadering moet u altijd voorbereiden. Een agenda, een maximale duur en een duidelijk doel: die dingen zijn essentieel. De agenda en de bedoeling van de vergadering deelt u vooraf met alle aanwezigen, zodat ze zich ook kunnen voorbereiden.

 

2/ Haal de juiste belanghebbenden erbij

De juiste personen uitnodigen voor een vergadering is even belangrijk als het juiste thema kiezen. Om een vergadering efficiënter te laten verlopen, moet iedereen weten waarom ze van de partij zijn en wat er wordt verwacht. Iedereen moet ook zijn of haar stem kunnen laten horen als dat nodig is.

Algemeen wordt aangenomen dat een vergadering niet meer dan acht personen mag tellen als er een beslissing moet worden genomen. Gaat het om een informatieve bijeenkomst met weinig of geen interactie? Dan staat er geen limiet op het aantal deelnemers.

 

3/ Besteed voldoende aandacht aan begin en einde

Aan het begin van de vergadering is het van belang duidelijk te vertellen wat er wordt verwacht, de onderwerpen waar het om gaat uit te leggen en de duur van de bijeenkomst nog eens aan te geven. Een korte kennismakingsronde kan nuttig zijn als de deelnemers elkaar niet kennen. Aan het einde van de vergadering is het essentieel om alle beslissingen te overlopen: wie is verantwoordelijk voor welke taken, dossiers of contacten? En vooral: wat zijn de deadlines? Sommige vergaderingen zijn niet efficiënt, omdat ze op bepaalde punten te vaag en te onduidelijk blijven. Dergelijke meetings kunnen tot misverstanden leiden.

 

4) Volg alles goed op

Een vergadering maakt deel uit van een groter proces en stopt dus niet wanneer ze afgelopen is. Na afloop wordt een kort verslag gemaakt. Indien nodig vindt er achteraf een follow-up plaats: hoe vorderen de overeengekomen taken, hoe staat het met de besproken onderwerpen ...

 

Zo, nu bent u klaar om onnodige vergaderingen tegen te gaan of te bestrijden.

Wilt u graag nog een stapje verdergaan? Dan zijn dagen zonder vergaderingen een optie. Hieronder leest u er meer over.

• Delen