Telkens wanneer een onderzoek zich buigt over de oorzaken van frustratie bij de werknemers van een bedrijf, komen 'problemen met of een gebrek aan communicatie' naar boven. Dit toont niet alleen aan dat communicatie essentieel is, maar ook dat medewerkers er gevoelig voor zijn.

Informatie goed verspreiden onder uw personeel is een cruciaal tandwiel in de 'machine' van uw bedrijf: het bevordert de communicatie tussen departementen, diensten en medewerkers. Bovendien versterkt communicatie de band tussen collega's én het vertrouwen van de werknemers in het bedrijf en de bedrijfswaarden. 'Interne communicatie' kan op verschillende manieren worden gedefinieerd. Wij doen het als volgt: “alle middelen die het mogelijk maken om informatie over of met betrekking tot de onderneming te delen met de mensen die deze draaiende houden”.

 

Intern communiceren: hoe? 

Efficiënt intern communiceren is een werk van lange adem, op middellange termijn (u moet geduldig zijn). Bovendien moet u er elke dag aan werken (u moet betrokken zijn). Er bestaan enkele handige hulpmiddelen voor het uitwisselen en verspreiden van informatie, zowel horizontaal (tussen diensten of collega's) als verticaal (van het management naar de werknemers en omgekeerd). Dit zijn de populairste opties:

• Het intranet: een intern digitaal netwerk dat wat weg heeft van het internet. Het werkt als een database en platform waar medewerkers officiële documenten kunnen terugvinden.
• De bedrijfsnieuwsbrief: is meestal minstens vier of vijf pagina's lang en wordt op papier of in elektronische vorm gepubliceerd. In een nieuwsbrief worden soms ook bepaalde collega's in de spotlights gezet.
• De ideeënbus: een klassieker die nog steeds nuttig én efficiënt is. Dit kan een algemene mailbox of een fysieke brievenbus zijn (zie curatie 2).
• Mededelingsborden of prikborden: ook deze bestaan in een fysieke en digitale vorm. Ideaal om een boodschap mee te delen op een strategische plek met veel verkeer.
• Speciaal geplande informatievergaderingen zijn ook handig voor overleg en om vragen te beantwoorden. Houd dit soort vergaderingen niet te pas en te onpas. Maar organiseer ze evenmin uitsluitend in crisissituaties of bij belangrijke beslissingen. Bij Edenred noemen we deze vergaderingen met het hele bedrijf 'We Connect'.😉

• Nieuwsbrieven, e-mails, blogs, social media van het bedrijf enzovoort zijn ook nuttige hulpmiddelen in uw interne communicatiestrategie.
• Evenementen, teambuildings ... zijn eveneens momenten waarop collega's onderling en met hun leidinggevenden kunnen praten.
• Met het oog op social distancing kunnen ook videoconferenties en podcasts een belangrijke rol spelen bij uw interne communicatie.

Met wat online opzoekwerk ontdekt u tal van apps die speciaal ontwikkeld zijn voor interne bedrijfscommunicatie. Sommige zijn bedoeld om feedback te geven (bijv. Tandem), andere om agenda's te delen (bijv. Slack) of om snel informatie te verspreiden (WhatsApp is het populairst).

 

Ook voor kmo's

Zoals u ziet, hebt u heel veel kanalen ter beschikking. Maar beslissen welke tools u gaat gebruiken, is slechts de eerste stap. U moet ook rekening houden met de doelgroep (sommige berichten zijn alleen voor bepaalde werknemers bedoeld, andere voor iedereen ...), de communicatiefrequentie, de toon waarop u communiceert en natuurlijk de boodschap zelf. Intern communiceren kan even complex zijn als een verfijnd recept volgen. U moet precies weten welke ingrediënten u op welk moment moet toevoegen, hoe u dat doet en welke hoeveelheid u nodig hebt.

Even met de vingers knippen en klaar? Nee, zo werkt het uiteraard niet: het kost tijd en moeite om dit te leren. Maar onmogelijk is het allerminst: elk bedrijf dat intern wil communiceren, kan dat perfect. U moet dus niet wachten tot uw bedrijf een grote onderneming is. Ook kmo's en zeer kleine ondernemingen kunnen informatie delen met hun werknemers.

Wel hangt de structuur die u hierbij hanteert sterk af van de omvang van uw bedrijf. Is het niet haalbaar om een deeltijdse of voltijdse communicatiemedewerker aan te werven? Tal van zelfstandigen of ondernemingen kunnen u helpen bij uw interne communicatie.

 

Vermijd de valkuilen

Enkele jaren geleden beschreef een artikel van Harvard interne communicatie als een 'stille moordenaar'. Er zijn dan ook veel valkuilen en fouten die u absoluut moet vermijden.

De eerste is dat veel bedrijven te snel willen communiceren. Denk even terug aan het keukenrecept: het vraagt tijd om een goed bericht op te stellen. De tweede fout: te vaak communiceren. Te weinig communiceren is schadelijk, maar voor te veel communiceren geldt hetzelfde. Als uw medewerkers overstelpt worden met berichten, vervaagt de inhoud en wordt het alleen maar vermoeiend. In elk geval besteden ze er geen aandacht meer aan. Derde fout: bepaalde informatie achterhouden. Gesprekspartners kunnen elkaar alleen vertrouwen als ze oprecht en eerlijk zijn tegenover elkaar. Soms communiceren ze alleen over bepaalde aspecten van een onderwerp en laten ze de zaken achterwege die voor problemen kunnen zorgen. Natuurlijk hoeven ze niet elk detail met elkaar te delen, maar de gesprekspartners moeten wel een globaal overzicht van de situatie hebben (zie het onderstaande cijfer). Is dit niet het geval, dan lijdt het onderlinge vertrouwen hieronder. En dat heeft gevolgen voor alle toekomstige communicatie.

Tot slot is er een laatste klassieke fout: de doelgroep als kinderen behandelen. Wanneer u communiceert, is het belangrijk dat de personen die u aanspreekt het gevoel krijgen dat u hen als gelijken beschouwt. Talloze problemen bij bedrijven zijn terug te brengen tot het feit dat bepaalde werknemers als minderwaardig of als kinderen worden behandeld (of het gevoel krijgen dat dit gebeurt).

 

Communiceren, hoeveel kost dat?

Niet alle bedrijven kunnen een speciale afdeling oprichten die zich uitsluitend bezighoudt met interne communicatie. En bedrijven die dat wel kunnen moeten zich meestal geen zorgen maken over wat dit kan kosten. Ze weten dat zo'n afdeling even essentieel is als bijvoorbeeld de boekhoudkundige afdeling. En ze maken er werk van.

Voor kmo's en zeer kleine ondernemingen is zo'n afdeling niet altijd nodig. Als eerste prioriteit moet u de persoon aanwijzen die zal instaan voor de interne communicatie. Daarna bekijkt u hoeveel tijd hij of zij hiervoor moet krijgen. Financieel gezien kost het dus vooral mankracht. Zoals we hebben gezien, zijn de basistools (nieuwsbrief, e-mail, vergaderingen, ideeënbus, social media ...) niet bepaald duur.

Maar kosten door slechte communicatie, die zijn wel overal voelbaar. Ook al kunt u die niet specifiek berekenen, het gebrek aan betrokkenheid weegt gegarandeerd op de portemonnee van uw bedrijf. En dan hebben we het nog niet gehad over het tijdverlies om boodschappen opnieuw uit te leggen of te verduidelijken. Een recent Amerikaans onderzoek heeft aangetoond dat een bedrijf met 100 personeelsleden ongeveer 884 uur per jaar spendeert aan het verduidelijken van communicatie.

• Delen