De terugkeer naar de werkvloer is een complexe kwestie die we een jaar geleden al eens hebben besproken. Toen hadden we het over zingeving, over de angst die sommigen voelden en over de 'COVID-bagage' die voor iedereen anders is, maar die we allemaal met ons meedragen. Na de eerste voorlopige terugkeer in september spoelde de vierde coronagolf over ons land en moesten we ons weer afzonderen.

Maar nu, in maart, is het anders. Het virus raakt uitgeput en bij veel mensen is de angst intussen gaan liggen. Het Covid Safe Ticket en de maskerplicht behoren tot het verleden, evenementen mogen opnieuw plaatsvinden en het nachtleven komt eindelijk weer écht op gang. Veel Belgen voelen de opheffing van de maatregelen aan als een bevrijding.

Maar dat betekent niet dat we zomaar kunnen terugkeren naar het leven voor de pandemie. Er zijn nog steeds vragen waarop we geen antwoord hebben. Sommige gewoonten moeten plaatsmaken voor nieuwe. We moeten allemaal samen het 'nieuwe normaal' vormgeven: de medewerkers, hr én de ondernemingen.

 

Efficiëntie anders bekeken

Voor corona weigerden sommige bedrijven steevast hun medewerkers te laten telewerken, want volgens hen presteerden die dan minder goed. Die logica zag er als volgt uit: “Een personeelslid dat thuiswerkt, kunnen we niet controleren. Misschien kan hij of zij dus niet aan de verleiding weerstaan om minder te werken.”

Het coronavirus verplichtte talloze ondernemingen om die stap toch te zetten, en de resultaten liegen er niet om: telewerkers verzetten meer werk dan werknemers op kantoor. Amerikaanse onderzoekers van de Harvard Business School en de New York University hebben die extra prestaties zelfs in cijfers gegoten. Volgens hen zijn telewerkers productiever dan kantoorwerkers: ze presteren gemiddeld 48,5 minuten meer per dag. Dat zijn vier extra werkuren per week.

Wie telewerkt, werkt vaak efficiënter, concentreert zich op de essentie en laat zich niet snel afleiden. Er zijn geen collega's die een praatje komen maken, geen vergaderingen aan de andere kant van het gebouw, geen gesprekken over koetjes en kalfjes bij de koffiemachine ...

Nu we weer op kantoor mogen werken, moeten we ermee leren om te gaan dat een werkdag uit meer bestaat dan efficiënt zijn. We moeten er weer aan wennen dat we ooit langzamer werkten en minder gebrand waren op resultaten. Voor sommigen kan dat aanvoelen als tijdverlies of een gebrek aan efficiëntie. En misschien krijgen ze ook het gevoel dat ze die dag niet genoeg hebben gedaan.

 

Het hoofd breken over e-mails

Een tiental jaar geleden verschenen de eerste mokken met de tekst 'I Survived Another Meeting That Should Have Been An Email'. Die staken de draak met een bekend fenomeen: eindeloze vergaderingen waarop u aanwezig moet zijn, maar alleen maar tijd zit te verliezen. De pandemie heeft dat probleem gedeeltelijk opgelost: onze vergaderingen zijn nu korter (tot 20%), maar het aantal e-mails is gestegen (met 5%).

Wanneer we weer op kantoor gaan werken, fysieke vergaderingen organiseren en in teams samenkomen, is de kans groot dat we onze mailbox niet meer op dezelfde manier in toom kunnen houden. Dat tevreden gevoel wanneer u aan het einde van de dag een opgeruimde, bijna volledig up-to-date mailbox kunt afsluiten, zult u misschien een tijdje moeten missen. Om te voorkomen dat u verdrinkt tussen de ongelezen e-mails, hebben we vier tips die u meteen kunt toepassen:

1.  Hou elke dag een tijdvak in uw agenda vrij om uw e-mails te behandelen.
2.  Meld u af voor alle commerciële mails die u nooit opent, maar die wel elke dag in uw mailbox verschijnen zonder een meerwaarde te hebben.
3.  Rangschik uw e-mails. Dat kan bijvoorbeeld volgens ontvanger, klant, urgentie of antwoorddeadline.
4.  Geef al uw e-mails een beknopte, relevante titel.  

 

Let op mijnen

De arbeidswereld is een weerspiegeling van onze maatschappij. Sommige collega's waarderen elkaar en hebben respect voor elkaar. Andere vinden het veel moeilijker om samen te werken. Bij de terugkeer naar kantoor kunnen er dus spanningen ontstaan die tijdens het telewerken niet opvielen.

Let dus goed op de 'mijnen' die op uw professionele route of die van uw collega's verborgen kunnen liggen.

Arnaud Roisin treedt als 'conflict solver'[1] op voor bedrijven en maakt er zijn missie van om conflicten tussen medewerkers op te lossen, zodat het team harmonisch en doelgericht kan samenwerken. Volgens hem is de terugkeer naar kantoor een 'delicaat' moment voor bedrijven. “Het risico bestaat dat er conflicten optreden in het bedrijf, in de teams en tussen collega's onderling.” Allereerst kende de zakenwereld de voorbije twee jaar een personeelsverloop van meer dan 15%. Bij sommige bedrijven is zelfs 30% van de medewerkers nieuw sinds het begin van de coronacrisis. Van al die nieuwe gezichten zijn er maar weinig die in het echt konden proeven van de bedrijfscultuur op kantoor. De hr-afdeling moet er dus over waken dat die nieuwe collega's zich goed aan de waarden van het bedrijf houden en de sociale codes respecteren.

 

Codes delen 

Een ander risico schuilt in het feit dat we weer samen een ruimte moeten delen. “We zijn het niet meer gewend om elke dag met collega's samen te werken en acht uur per dag letterlijk naast elkaar te zitten.

Wat goed werkt via Teams- of Zoom- vergaderingen, achter een scherm en met een duidelijk afgebakend gespreksproces (iedereen spreekt op zijn of haar beurt terwijl de anderen kijken en luisteren), werkt niet zomaar in het echt. Je kunt niet zomaar je laptop dichtklappen als je je collega's even niet wilt zien.”

Tot slot drukt Arnaud Roisin ons op het hart dat het belangrijk is om codes met elkaar te delen. “Als we eerlijk zijn tegenover onszelf, moeten we allemaal toegeven dat we bepaalde slechte gewoonten hebben aangenomen tijdens het telewerken. Achter je computer eten, muziek beluisteren, je schoenen uitdoen onder je bureau, snel tussendoor boodschappen of de afwas doen ... In een landschapskantoor of bureau moet je rekening houden met de groep en bestaat het risico dat collega's elkaar op de zenuwen werken met hun gewoonten of nonchalante houding.”

 

Re-boarding 

Codes delen betekent ook dat een nieuweling de bedrijfsgeest moet kunnen leren kennen. Zoals we eerder zeiden, heeft soms 30% van de medewerkers het bedrijf nooit 'coronavrij' gekend. Vóór COVID waren onboardingexperts zoals Derven (2008) het erover eens dat een onboardingproces in vier fasen moest verlopen:

1.  Voor de start
2.  Verwelkoming van nieuwe werknemers
3.  Training op maat van de functie
4.  Overstap naar de nieuwe functie

Tijdens de coronacrisis werden deze fasen in de war gegooid of zelfs helemaal overgeslagen. Sommigen hadden geluk en werden na hun aanwerving zoals het hoort verwelkomd. Maar voor anderen was de start bij hun nieuwe werkgever er eentje in mineur. “Toen ik op mijn eerste werkdag arriveerde, zat er niemand aan de receptie. Pas toen een onderhoudsmedewerker me zag staan, werd ik binnengelaten. Ik stond helemaal alleen in een enorm gebouw vol lege gangen. De persoon die me moest ontvangen, annuleerde de afspraak uiteindelijk omdat een van zijn kinderen een risicocontact had gehad. Ik keek er nog zo naar uit om met mijn nieuwe job te beginnen. Maar toen ik er op die eerste dag stond, voelde ik een leegte die me maandenlang niet wilde loslaten”, vertelt Charlotte, federaal ambtenaar. 

Soms verschenen nieuwe collega's zelfs van de ene dag op de andere op het scherm tijdens een Teams- of Zoom-meeting, zonder verdere uitleg. Bij de terugkeer naar kantoor krijgen al die nieuwe gezichten van de voorbije twee jaar misschien eindelijk de kans om een echte onboarding (of reboarding) te doorlopen. Met een rondleiding in het gebouw, een gezellige lunch onder collega's en zelfs een welkomstpakket (zonder mondmasker of alcoholgel).

 

[1] Arnaud Roisin: www.conflict-resolution.be

• Delen