Nog niet zo lang geleden had iemand die het woord 'boarding' gebruikte, het zo goed als zeker over reizen. We hadden een 'boarding pass' en moesten op een bepaald tijdstip het vliegtuig op 'boarden'. Maar sinds een twintigtal jaar is deze term ook in de arbeidswereld ingeburgerd geraakt. Daar betekent 'onboarding' nieuwe werkkrachten inpassen in uw bedrijf en 'offboarding' het vertrek van medewerkers in goede banen leiden.

Onboarding is intussen een evidentie, maar over offboarding kunnen we niet hetzelfde zeggen. Het belang daarvan wordt nog vaak onderschat. En toch bepaalt het, net zoals opleidingen of doorgroeimogelijkheden in een bedrijf, hoe medewerkers een bedrijf als werkgever ervaren. Daarom is offboarding cruciaal voor elke onderneming.

Het offboardingproces is bedoeld om de continuïteit te garanderen, de productiviteit op peil te houden en ervoor te zorgen dat er geen essentiële vakkennis verloren gaat. Het is ook de ideale gelegenheid om aandachtig te luisteren naar wat de vertrekker voelt, want zo leert u op welke vlakken de onderneming het beter kan doen. Bovendien kunt u tijdens het offboarden tonen dat het bedrijf echt geeft om de mensen die er werken. Niet alleen om wat ze doen, maar om wie ze zijn.

 

Tijdverlies en verraad

Soms is een vertrek een moeilijk moment. En sommige werkgevers maken het er niet makkelijker op, wat absoluut niet logisch is. Want dan eindigt iedereen als verliezer.

Maar waarom is offboarding dan nog geen standaardpraktijk?

Allereerst wordt offboarding vaak beschouwd als tijdverlies – en dus geldverlies. Bedrijven investeren liever in het personeel dat wél blijft in plaats van middelen te verkwisten aan iemand die, vrijwillig of niet, heeft besloten de onderneming te verlaten.  Bovendien wordt het vertrek van een medewerker soms beschouwd als verraad, een vorm van gezichtsverlies tegenover de maatschappij. Zeker als de medewerker uit vrije wil vertrekt. Welk nut heeft het voor een bedrijf om zich te bekommeren over iemand die er niet meer tevreden is en die er weg wil?

Andere medewerkers merken op hoe een vertrekkende collega wordt behandeld. Het is erg belangrijk dat u gevoelens zoals “Is dit de manier waarop we hier worden behandeld?” voorkomt, want die kunnen een rechtstreekse en diepgaande impact hebben op de motivatie. En op termijn dus ook op de rentabiliteit en algemene werking van de onderneming.  Door de vertrekkende persoon te helpen bij zijn keuze en moeite te doen om te achterhalen waarom hij precies weg wil, toont u dat u begaan bent met uw personeel.

Behalve natuurlijk in uitzonderlijke gevallen, zoals bij een ernstige vertrouwensbreuk of ontslag om dringende redenen.

 

Vrijwillig of niet, elk vertrek verdient een goede voorbereiding

Offboarding betekent niet gewoon dat u een afscheidsflesje ontkurkt, elkaar een schouderklopje geeft en belooft contact te houden. Dat laatste gebeurt toch zelden. Nee, offboarding is een efficiënt hulpmiddel, zowel voor het bedrijf als voor de medewerkers.

Een vertrek is een gelegenheid om een doordachte, efficiënte strategie toe te passen. Hou dus een roadmap bij de hand, zodat u geen enkele stap overslaat.

Hieronder hebben we enkele stappen opgesomd, niet noodzakelijk in chronologische volgorde.

1/ Bespreek met de vertrekkende medewerker wanneer jullie het willen meedelen aan de rest van het team. Breng in elk geval de directe collega's van deze persoon als eerste op de hoogte om te schok te verzachten en eventuele vragen op te vangen. Ook naar buiten toe moet er worden gecommuniceerd: vergeet de contactpersonen niet met wie de vertrekker samenwerkt.

2/ Zoek een vervanger. Die kan van buiten het bedrijf komen, maar misschien wil iemand binnen de onderneming de functie wel overnemen? Te veel bedrijven gaan ervan uit dat ze de oplossing extern moeten zoeken, zonder de vacature eerst intern bekend te maken. Dat kan tot frustraties leiden: “Waarom zoeken ze altijd nieuwe gezichten voor een job die we zelf kunnen doen? Ik had die functie wel gewild.”

3/ Regel de taakopvolging en organiseer de overdracht van de functie. Concreet moet u de volgende vragen kunnen beantwoorden: Wie neemt de fakkel over? Hoe? Wanneer? Wat hield deze functie precies in? Moeten we de functie herdefiniëren?

4/ Vraag de vertrekkende werknemer om een gids voor te bereiden voor zijn opvolger.

5/ Regel de materiële zaken. Als de medewerker bepaalde voordelen genoot (zoals een bedrijfswagen, gsm of laptop), moet hij ze terugbezorgen. En u moet het nodige doen om de inlevering vlot te laten verlopen.

6/Voorbereiden van administratieve en juridische aspecten zoals contracteinddocumenten, afronden van de laatste onkostennota's, ...

7/ Organiseer een exitgesprek.

8/ Organiseer een afscheidsborrel of een klein feestje om de werknemer te bedanken voor zijn investering in het bedrijf.

9/ Houd de deur open om contact te houden. Als er nog administratieve vragen zijn of als u iets moet weten over de taken van de vertrekker, dan moet u hem nog kunnen bereiken.

10/ U kunt ook de onboarding van de vervanger alvast voorbereiden. 

 

Een transparant exitgesprek

Een van de belangrijkste momenten voor uw onderneming in het offboardingproces is het exitgesprek. Dan hebben we het niet over het gesprek tussen werkgever en werknemer waarin het vertrek of de contractbeëindiging wordt aangekondigd. Wel over het gesprek dat u een paar dagen voor het einde van de opzegperiode houdt.

Waarom is dat zo belangrijk? 

Omdat het de ideale gelegenheid is om iets te leren over de werknemerservaring. Hoe heeft de medewerker zijn tijd in het bedrijf beleefd? Die informatie verzamelen en analyseren is een buitenkans om te begrijpen wat er beter kan, wat er moet veranderen en op welke manieren u de organisatie kunt verbeteren. Het is een verbeteringsgesprek, een tool die u helpt te begrijpen waarom iemand vertrekt. Komt er uit de bus dat er fouten zijn gemaakt, dan kunt u ervoor zorgen dat ze niet worden herhaald.

Het voordeel van een exitgesprek is dat de vertrekkende medewerker niet veel te verliezen heeft en niet op zijn woorden moet letten vanwege de cultuur in het bedrijf. Wat hij vertelt, is oprecht. Zonder filter.

Bovendien is een debriefing bij het vertrek van een medewerker een goede gelegenheid om alle aspecten van het takenpakket van die persoon onder de loep te nemen. En om hem te wijzen op zijn eventuele verplichtingen, zoals concurrentiebeding, vertrouwelijkheid, bedrijfsgoederen terugbezorgen ...

Tot slot biedt zo'n gesprek de vertrekker een mogelijkheid om zijn eventuele frustraties op tafel te leggen. Het is altijd beter dat die binnen het bedrijf blijven dan dat hij buiten de deur zijn beklag gaat doen.

 

De uitdaging van offboarding voor het werkgeversimago

Het lijkt misschien vreemd om veel aandacht aan het vertrek van een medewerker te besteden, maar toch ... Op de arbeidsmarkt laten bedrijven zichzelf van hun beste kant zien om de beste talenten aan te trekken. In dat kader zijn er steeds meer ondernemingen die 'people' als pijler in hun mvo-beleid opnemen: zorg dragen voor de werknemers tijdens hun hele loopbaan, van onboarding en zelfs daarvoor tot offboarding en zelfs daarna.

In al hun sociale cirkels praten werknemers met anderen over hun ervaringen, zowel op het werk als in hun privéleven. Niet alleen met hun collega's, maar ook met vrienden, familieleden ... De reputatie van een bedrijf kan zo heel snel veel schade oplopen, of net een mooie boost krijgen. Een medewerker die een goed of zelfs uitstekend gevoel overhoudt aan zijn tijd in het bedrijf en aan zijn vertrek, wordt daarna een ambassadeur en zal sneller geneigd zijn om goede dingen te vertellen over zijn ex-werkgever. Wie weet, misschien maakt zijn verhaal wel nieuwe talenten warm voor uw onderneming ...?

 

Boemerangmedewerkers

Wist u dat ongeveer 15% van de bedrijfsverlaters later weer bij hun vroegere werkgever komt aankloppen? Dat fenomeen heeft zelfs een naam: 'boemerangmedewerkers'.

Als iemand na enkele maanden of jaren bij een ander bedrijf besluit om terug te gaan naar zijn voormalige werkgever, dan heeft hij daar meestal verschillende redenen voor.

Dit zijn de drie vaakst voorkomende.

De eerste reden is dat de medewerker ergens anders nieuwe competenties wil verwerven.

De tweede is dat hij in een andere omgeving wil groeien.

De derde heeft te maken met persoonlijke omstandigheden, zoals een verhuizing, huwelijk, ziekte of een ziek familielid, thuis willen blijven voor de kinderen ...

Boemerangmedewerkers bewijzen dat een vertrek geen verraad is. Als uw bedrijf een werknemer moet laten gaan, mag u hem dat niet kwalijk nemen. Integendeel: wens hem het beste en zeg dat u hoopt dat hij op een dag terugkomt, zodat hij uw bedrijf kan verrijken met de ervaring die hij elders heeft opgedaan.

• Delen