Tips voor een geslaagde EN efficiënte vergadering
Hoelang duurt een ideale vergadering? Hoe kunnen we een vergadering efficiënt maken? Wie nodigen we uit? Welke punten moeten aan bod komen? Hoelang mag de vergadering duren? Wat moeten we ervan onthouden? Hoe delen we achteraf de informatie? Is een bepaalde dag of een bepaald tijdstip beter om te vergaderen? Hoe vermijden we dat collega's bezig zijn met hun laptop of gsm terwijl iemand aan het woord is? Welk fysiek comfort moet er zijn? Houden deze vragen ook u bezig? Dan hebt u geluk, want wij hebben enkele antwoorden voor u. :-)
Een onderzoek in Frankrijk door Wisembly/IFOP sloeg drie jaar geleden in als een bom. Het onderwerp? Vergaderingen. De bevindingen: in Frankrijk worden het grootste aantal vergaderingen ter wereld gehouden, maar de overgrote meerderheid beschouwt ze als 'inefficiënt'. Uit dit onderzoek blijkt dat Franse kaderleden nog altijd veel tijd vergaderend doorbrengen. Niet omdat ze dat graag doen, maar omdat dit door 36 % van de ondervraagden wordt beschouwd als de “meest geschikte formule om belangrijke beslissingen te nemen”. Naar schatting brengen de kaderleden in Frankrijk elk jaar gemiddeld 24 dagen al vergaderend door, ofwel bijna 5 weken. 80 % van de vergaderingen duurt langer dan een uur, het gemiddelde bedraagt 1 uur en 20 minuten. Dat is vrij lang als we zien dat de kaderleden gemiddeld drie vergaderingen per week hebben. Maar erg frappant is dat 35 % van hen vindt dat de helft van die vergaderingen binnen de onderneming inefficiënt is. Bovendien is 22 % van de kaderleden van mening dat minder dan één op de vier vergaderingen echt efficiënt verloopt.
De juiste vorm? Kort en niet te vaak
Een vergadering beantwoordt aan een functionele behoefte (kennis verspreid over verschillende functies binnen de onderneming), een organisatorische behoefte (verschillende organisaties binnen de onderneming) of een omgevingsbehoefte (partners, derden, klanten …). Vergaderen is dus een essentieel instrument binnen een onderneming. Maar we mogen er niet van uitgaan dat vergaderen alle problemen oplost, en eindeloos vergaderen kunnen we beter vermijden. Dat wordt 'acute vergaderitis' genoemd. Afhankelijk van de verantwoordelijkheden, de aard van de onderneming en de onderwerpen die aan bod moeten komen, kan een vergadering verschillende gezichten krijgen. Wel kunnen we een poging doen om de juiste vorm van een vergadering te definiëren. Andrew Carton, hoogleraar aan de universiteit van Wharton, boog zich over dit thema voor de Wall Street Journal. Na heel wat onderzoeken over dit onderwerp kwam hij tot de conclusie dat vergaderingen relatief kort moeten zijn (maximaal 45 minuten), occasioneel (niet meer dan één keer per week), met slechts één agenda en ten hoogste zes deelnemers (tenzij het om een algemene vergadering gaat). Met meer mensen zal de vergadering niet productief zijn volgens hem. “In een overvolle vergadering zijn deelnemers geneigd zich minder verantwoordelijk te voelen en betwijfelen ze of hun inspanningen beloond zullen worden. Met als gevolg dat ze zich niet inzetten”, zo legt hij uit. Een fenomeen dat de onderzoekers 'sociale luiheid' noemen. De cijfers van de Franse peiling spreken dat niet tegen. 20 % van de ondervraagden meent inderdaad dat hun collega's te vaak aan het woord zijn, 17 % zwijgt om conflicten te vermijden, 16 % durft niet vrijuit te spreken en één op de tien deelnemers weet dat er niet geluisterd zal worden naar hem of haar. Wat moeten we dan doen?
De alternatieven
Er bestaan uiteraard alternatieven voor de 'klassieke' vergadering: de meest traditionele en wijd verspreide formule met een agenda en deelnemers die rond een tafel gaan zitten om van gedachten te wisselen. Conferencecalls worden steeds populairder om beslissingen te nemen en projecten vooruit te laten gaan. Dan zijn er nog de mails of software voor gedeelde projecten. Maar er zijn nog andere mogelijkheden. Hebt u al eens deelgenomen aan een walk and talk? Dit type vergadering bestaat uit een groepswandeling, idealiter buiten de kantoormuren, waarop de deelnemers ideeën uitwisselen. Het voordeel? Frisse lucht is goed voor de creativiteit. Het nadeel? Om efficiënt te zijn, is vijf deelnemers het absolute maximum. Walk and talk is niet echt nieuw. In de Griekse oudheid ging Aristoteles al op die manier te werk met zijn leerlingen. Dan is er nog de brainstormingsessie. Dit type vergadering is zeer populair geworden in de jaren 2000. Het basisidee is dat alles wat ons te binnen schiet, op tafel kan worden gelegd en dat de andere deelnemers worden uitgenodigd om daarop 'in te spelen'. Het voordeel? Veel ideeën, creatieve pistes … zien het daglicht. Het nadeel? Er moet een duidelijke leider worden aangesteld om alle voorstellen in goede banen te leiden en tot een resultaat te komen.
En spelenderwijs?
Ludieke vergaderingen zijn ook erg populair in België. De bedoeling is om de dynamiek en de cohesie van de groep te versterken en uiteindelijk beslissingen te nemen. Denk maar aan teambuildings. Dan is er nog de stand-up meeting: de medewerkers krijgen de vraag om (zoals de naam laat vermoeden) recht te blijven staan en om zich een voor een aan elkaar voor te stellen. Deze vergaderingen stimuleren de medewerkers mentaal en fysiek en voorkomen verveling. Dit soort vergaderingen vindt zijn oorsprong bij de Amerikaanse politie en het Amerikaanse leger, waarbij men zeer snel tot de essentie moest komen en de anderen moest overtuigen van de beslissingen die moesten worden genomen. Ook overgewaaid vanuit de Verenigde Staten: de zogenaamde positieve vergaderingen of bedankingsvergadering. Die bestaan erin om alle medewerkers te bedanken (voor hun beschikbaarheid, hun prestaties, hun stiptheid, hun positieve ingesteldheid …). Er worden niet meteen belangrijke beslissingen genomen, maar ze kunnen spanningen wegnemen en de medewerkers een beter gevoel geven. Zo zijn ze beter voorbereid voor toekomstige beslissingen.
Na de vergadering
De periode na een vergadering is van cruciaal belang. Het slechtste wat kan gebeuren na een vergadering, is dat men zich de bedenking maakt dat alles wat er gezegd is, tot niets dient of geen enkel effect zal opleveren. We hebben het allemaal al eens meegemaakt dat de beslissingen in een vergadering eigenlijk al tijdens een vorige bijeenkomst waren genomen. Nog een herkenbare situatie: het misverstand. Om dergelijke situaties te vermijden, is het essentieel dat er tijdens een vergadering aantekeningen worden gemaakt of dat de vergadering wordt opgenomen (smartphone, Zoomit …). Zo kan snel een verslag worden gemaakt van de bijeenkomst, de laatste stap van een geslaagde vergadering. Dat verslag moet kort zijn en vooral vermelden wat moet worden gedaan (het bekende to-dolijstje), gevolgd door de naam van de persoon die daarvoor moet zorgen en de deadline (planning). Idealiter gebeurt dit met een projectmanagementdocument dat iedereen kan aanvullen of bijwerken. Klassiekers als “Ik dacht dat er beslist was om ...” behoren zo tot het verleden.
