Behalve in het weekend, brengen we het grootste deel van onze dag door op het werk. In dat geval hebben we het over de 'werktijd', een begrip dat bepaalt en meet hoe lang een persoon beroepsmatig met iets bezig is. Vandaag heeft een voltijdse werknemer in België een arbeidsovereenkomst voor 38 uur per week en een gemiddelde van 35 rustdagen (sommige sectoren worden wat meer verwend dan andere ...). Maar dat is niet altijd zo geweest. Duizenden jaren lang nam de mens genoegen met enkele uren werk per dag om de vruchten te plukken die hij nodig had of op jacht te gaan. Volgens schattingen zouden die activiteiten niet meer dan vijf uur per dag in beslag genomen hebben. In de middeleeuwen werden de werkdagen al wat langer (10 - 12 uur) maar waren ze minder frequent. Zo was er in het hoogseizoen (bijvoorbeeld de oogstmaanden) heel veel en in het laagseizoen bijna geen werk. Pas in de industriële revolutie (18e eeuw) zal alles veranderen. Vanaf die periode werd de arbeidstijd bepaald door het continue gebruik van de machines. De investeringen moesten immers zo veel mogelijk geld opbrengen. De arbeidsomstandigheden werden zwaar en in de meeste geïndustrialiseerde landen duurde een werkdag van een arbeider meer dan tien uur. Zo'n arbeider werkte ook minstens zes dagen per week. Ook vrouwen en soms zelfs kinderen moesten datzelfde tempo volgen. Alleen op zondag, de 'dag des Heren', werd er gerust.  Op 1 mei 1889 vond in Chicago een staking van arbeiders plaats waarbij meerdere mensen het leven lieten. Op die dag werd dan ook voor het eerst geijverd voor een werkdag van acht uur. Pas na de tweede wereldoorlog daalt de arbeidstijd in de meeste geïndustrialiseerde landen naar 40 uur per week. Toch is het nog wachten tot het einde van de jaren 70 vooraleer deze wekelijkse arbeidstijd voor de arbeiders ook effectief dat niveau bereikt.

 

Time management: een noodzaak

Maar wat doen we nu precies met die 40 uur per week? Welke job je ook doet, de volgende tips kunnen je helpen om zo goed mogelijk met je tijd om te gaan.

Tip 1: 'Ruim je bureau op'. Je denkt dat je maar heel weinig tijd verliest bij het zoeken naar spullen in of op je rommelige bureau? Niets is minder waar: in een week of maand tijd, gaat het soms zelfs om uren verloren tijd. Deze tip geldt bovendien niet alleen voor je bureau, maar ook voor je computer.
Tip 2: 'Zeg nee'. Voor sommigen is dit heel erg moeilijk, en voor anderen dan weer niet. Nee kunnen zeggen is op het werk nochtans een vereiste om je te kunnen concentreren en je werk te kunnen doen zonder dat je voortdurend wordt gestoord door de prioriteiten van anderen.
Tip 3:'Maak lijstjes'. Deze tip was even zinvol in 1950 als in 2019. Door lijstjes te maken, zorg je ervoor dat je je taken niet vergeet, maar geef je ze ook een prioriteit en een deadline.
Tip 4: Doe één of maximaal twee dingen tegelijk. Sommige mensen denken dat ze vier of vijf taken tegelijkertijd kunnen afhandelen. Dat zou in sommige uitzonderlijke gevallen wel kunnen lukken, maar eigenlijk is ons brein daar niet voor gemaakt.

De tijden zijn veranderd

Het begrip 'arbeidstijd' is geen vast begrip dat voor eens en altijd werd gedefinieerd. De arbeidstijd verandert, net zoals ook de perceptie van tijd is veranderd. In 2019 beschouwen we tijd niet meer op dezelfde manier als in 2000. Vandaag moet alles onmiddellijk en snel gebeuren. Terwijl het in 2000 soms dagen duurde om informatie op te zoeken of al je klanten te contacteren, kan dat nu in slechts enkele minuten. Dankzij het internet, de sociale media, de automatisering en de uitwisseling van gegevens krijgen we immers onmiddellijk toegang tot alle informatie en personen die we zoeken. Dat onmiddellijke karakter zorgt soms voor tijdverlies. Want hoe krachtiger en talrijker de communicatiekanalen worden, hoe meer we worden gevraagd. Twintig jaar geleden hadden we immers alleen onze vaste telefoon en ons faxtoestel. Vandaag zijn we op elk moment bereikbaar via onze smartphone, verschillende discussiegroepen en chatboxen, digitale apps, e-mails, sociale netwerken en noem maar op. En dat heeft uiteraard een effect op onze arbeidstijd. In 2019 werken we namelijk veel meer in blokken dan in 2000. Het klassieke uurrooster van 9 tot 17 uur bestaat bijna niet meer. Het gebeurt dus steeds vaker dat we buiten deze tijdsperiode e-mails, telefoontjes of berichten krijgen. Omgekeerd houden we tijdens onze werkdag zelf ook meer kleinere pauzes dan 20 jaar geleden. En die pauzes gebruiken we dan om onze gsm, LinkedIn, Facebook of Twitter te checken.

 

Tijdverlies herkennen

Elk bedrijf heeft zijn eigen ritme. En toch zien we in veel bedrijven identieke kenmerken van tijdverlies. Binnen een bedrijf wordt tijdverlies immers vaak verklaard door verschillende factoren. Specialisten hebben het doorgaans over deze vier:

1. Socioculturele factor: slecht communicatiemanagement.
2. Economische factor: slecht beheer van de arbeidsomstandigheden.
3. Structurele factor: tools en/of arbeidskader zijn niet aangepast.
4. En tot slot, de menselijke factor: sommige functies worden bekleed door mensen die er niet op hun plaats zitten. Deze factoren hebben tal van gevolgen: te lange vergaderingen, procedures die nergens toe dienen, onaangepaste boodschappen ...

 

Om te zorgen voor een goed time management binnen een bedrijf, zou elk departement een analyse moeten maken van deze vier factoren. Want dat is niet alleen goed voor de rentabiliteit, maar ook en vooral voor het welzijn van de medewerkers.

 

Een tijdsblok om niets te doen

Met al deze veranderingen in het achterhoofd, is het belangrijk dat we voor onszelf een levensritme bepalen. Om onze tijd zo goed mogelijk te benutten op drukke momenten, is het bijvoorbeeld interessant om wat vroeger naar kantoor te gaan. Deze methode wordt door veel bedrijfsleiders toegepast. Op die manier kunnen ze rustig aan de slag gaan zonder telefoontjes of collega's die komen aankloppen. Ideaal om zich te kunnen concentreren op wat echt belangrijk is. Een andere methode is om in je agenda tijdsblokken in te plannen met niets erin. Dat wil natuurlijk niet zeggen dat je in dat tijdsblok ook effectief niets doet! Zo'n tijdsblok zorgt ervoor dat je onverwachte aanvragen kunt opvangen. Of gewoon even kunt uitblazen ... Een te gedetailleerde planning is niet alleen onhoudbaar, maar ook een bron van stress ... en tijdverlies. Door te leren delegeren, kun je je tijd ook beter indelen. Dat is niet altijd even eenvoudig, maar het helpt je wel een eind verder. In het ideale geval delegeer je natuurlijk de taken die je het minst goed kan of het minst graag doet 😉

 

• Delen