Alle troeven in handen voor een geslaagde aanwerving
In 2023 draaide één op de zes aanwervingen uit op een mislukking. In 35,5 % van de gevallen werd de nieuwe werknemer ontslagen. En 64,5 % van hen besliste zelf om op te stappen. Een kostenplaatje van 35.250 euro per mislukte aanwerving. De juiste collega binnenhalen is dus een uitdaging van formaat. Met onze vijf tips helpen we u graag op weg.
Missen is menselijk en overkomt zelfs de besten. Alle hr-medewerkers of -directeurs hebben ooit in hun loopbaan wel eens de verkeerde kandidaat aangeworven. Gaandeweg leert u wat u wel of net niet meer moet doen vóór, tijdens en meteen na een sollicitatiegesprek. Met enkele zeer concrete tips helpen we u de juiste keuze te maken.
Tip 1: Een goede voorbereiding
Een goed begin is het halve werk. Dat geldt zowat overal! Vraag het maar eens aan een topsporter, die weet er alles over 
In een aanwervingsprocedure is het belangrijk dat u zich voorbereidt om de kandidaat te overtuigen. Maar het is minstens even belangrijk dat u de juiste kandidaat tegenover u krijgt. Een tenniswedstrijd eigenlijk.
Met deze vijf tips bent u alvast goed voorbereid:
1- Een advertentie met zo veel mogelijk details
Soms ontstaan er misverstanden omdat de advertentie niet nauwkeurig genoeg is. Zorg ervoor dat de advertentie zo veel mogelijk informatie bevat over het gezochte profiel (knipoog naar onze vorige newsletter over de verschillende persoonlijkheden), de functie-inhoud en de omvang van de taken, het verantwoordelijkheidsniveau, de werkomstandigheden en tot slot wat u te bieden hebt.
Leg in dat laatste gedeelte zeker de nadruk op de extralegale voordelen en de werksfeer
2- Referenties checken
Engelstaligen noemen dit ook de ‘background check’. Bekijk het LinkedIn-profiel van de kandidaat, doe opzoekingswerk over zijn/haar vorige jobs of bel de genoemde referenties op (voormalige werkgevers of collega’s).
3- Een verzorgde eerste indruk
Waar krijgt een kandidaat de eerste indruk? Wanneer u elkaar de hand schudt? Fout! Zodra hij of zij parkeert en uit zijn of haar wagen (of van de bus) stapt. Ligt de ingang van uw gebouw er netjes bij? Of werkt de automatische deur al een eeuwigheid niet meer? Graffiti in de trappenhal?
Breng ook de receptionist (als u die hebt) op de hoogte, zodat uw kandidaat hartelijk wordt onthaald. En zorg ervoor dat de vergaderzaal op voorhand klaar is.
U bent tot slot het allereerste gezicht van het bedrijf dat de kandidaat te zien krijgt: een oprechte blik en glimlach zijn dus zeker op hun plaats.
4- Een duidelijke uitnodiging
Vermeld in de uitnodiging over welk type gesprek het zal gaan (al dan niet met een test, een formeel interview of eerder een informelere babbel), waar het plaatsvindt en hoe lang het zal duren.
Onze tip: vertel de kandidaat dat het gesprek 20 minuten zal duren. Zo kunt u snel afronden als de kandidaat op het eerste gezicht niet voldoet. Duurt het gesprek toch langer? Dat zal de kandidaat een goed gevoel geven.
5- Een leidraad als voorbereiding
Neem op voorhand de tijd om te bepalen welke informatie u van de kandidaat wilt krijgen tijdens het gesprek en denk na over vragen die u daarbij kunnen helpen. Op de dag van het gesprek neemt u 5 minuten voor de komst van de kandidaat even de tijd om zijn of haar details opnieuw te bekijken en te focussen, zodat u meteen goed in het gesprek zit.
Tip 2: Goed opletten tijdens het sollicitatiegesprek
Een mislukte aanwerving kan verschillende oorzaken hebben.
Onthoud zeker deze zesbelangrijke punten voor uw volgende aanwerving.
1/ Stresserende situatie
We vergeten wel eens dat een sollicitatiegesprek een stresserend moment is voor een kandidaat. Het zou dan ook goed kunnen dat hij of zij niet optimaal functioneert, in herhaling valt, zich verspreekt enz. Wees dus mild 
Sommige kandidaten kunnen zich daarentegen heel goed verkopen. Ze pronken met zichzelf en vertellen hun verhaal met veel zwier en vol overtuiging. Blijf op uw hoede en laat u niet meeslepen door wat anderen zeggen.
2/ Te sterke focus op hard skills
We hebben het vaak over soft skills en hard skills (zeker in deze newsletter). Tenzij het om een uiterst specifieke functie gaat, vloeit een mismatch vaak voort uit een te sterke nadruk op het cv. Alle ervaringen die de hard skills van de kandidaat aantonen, zijn natuurlijk interessant. Maar de recruiter kent zijn bedrijf beter dan wie ook (cultuur, interne afspraken, medewerkers ...), weet of de kandidaat goed past in het team en kan inschatten of hij of zij de capaciteiten heeft om een ontbrekende hard skill aan te leren via bijvoorbeeld een opleiding.
3/ Een rollenspel
Sommige bedrijven maken in hun aanwervingsproces gebruik van rollenspelen, op papier of fysiek. Met zulke collectieve of individuele rollenspelen kunt u vrij snel de kwaliteiten en gebreken van een kandidaat achterhalen.
4/ Halo-effect
Net als bij een Tinder-date gebeurt het soms dat er van bij het begin een klik ontstaat tussen een kandidaat en een recruiter. Daar is op zich niets mis mee. Maar ... zorg ervoor dat u objectief en neutraal blijft in uw oordeel over de kandidaat. Soms – en dat is menselijk – lopen we te hard van stapel en laten we ons vangen door onze eigen verwachtingen. Dat heet het halo-effect of contaminatie-effect. Het is een cognitieve bias die ervoor zorgt dat we informatie op een selectieve manier verwerken op basis van een eerste indruk. “Hij ziet alleen wat hij wil zien”, horen we wel eens zeggen. Of de gevleugelde woorden ‘liefde maakt blind’.
5/ Eerlijkheid boven alles
Het heeft geen enkele zin om de minder aantrekkelijke kantjes van de functie of het bedrijf te verbergen. Benoem ze eerlijk, zodat de kandidaat precies weet waar hij of zij aan begint en achteraf niet teleurgesteld is. Nog belangrijker is natuurlijk dat u de voordelen van werken in uw bedrijf onderstreept
6/ Vertrouw op uw instinct
Zeker als u voor uw eigen team aanwerft. Als uw buikgevoel nee zegt, klopt dat meestal wel.
Overweeg bij deze twee grote stappen (voorbereiding en sollicitatiegesprek) in de eerste plaats om een bedrijf in te schakelen dat gespecialiseerd is in de zoektocht naar talent. Dat is waarschijnlijk de meest doeltreffende manier om al een eerste schifting te maken van de kandidaten. Vraag zeker naar de kostprijs van hun diensten en ga na welk budget u over hebt voor expertise en de tijd die vrijkomt voor uzelf.
Tip 3: Onboarding, onboarding, onboarding
Onboarding is zo belangrijk, maar krijgt toch vaak onvoldoende aandacht. Of het wordt overgelaten aan managers, die er niet altijd de tijd voor nemen. Organiseer een onboarding die die naam ook waardig is.
Maar wat houdt dat precies in? Verwelkom de nieuwe collega en vertel wat meer over de bedrijfsstructuur, de mensen die hij of zij zal ontmoeten en de contactpersonen. Vertel waar de cafetaria en de toiletten zich bevinden, en zorg dat zijn of haar computer en materiaal klaar liggen, zijn of haar profiel en toegangen in orde zijn enz.
Tip 4: Probeer boemerangmedewerkers
En als u voor een vacature nu eens ging aankloppen bij een voormalige medewerker die nu ergens anders werkt? Zogenaamde boemerangmedewerkers worden steeds vaker ingeschakeld. Uit een recente enquête van internationaal rekruteringskantoor Robert Walters die het magazine Trends-Tendances in november publiceerde, blijkt dat 55 % van de Belgische werknemers bereid is om terug te keren naar hun vorige werkgever, wat een cruciale oplossing zou kunnen zijn voor het wereldwijde tekort aan talent.
Het idee om een voormalige medewerker te laten terugkeren, is helemaal niet zo gek. Het heeft zelfs veel voordelen. De persoon in kwestie kent het bedrijf, de processen en de bedrijfscultuur. Hij of zij heeft elders nieuwe dingen geleerd boven op wat hij of zij al wist. De enquête onthult ook dat een beter loon hen zou aanmoedigen om terug te komen, terwijl anderen op zoek gaan naar een betere bedrijfscultuur of een job die meer voldoening geeft.
Bij de werkgevers werd dit fenomeen zeer positief onthaald. 79 % van de bevraagde bedrijfsleiders verklaart open te staan voor de terugkeer van een waardevolle werknemer. 15 % blijft voorzichtig en 6 % is er geen voorstander van.
Tip 5: Redden wat er te redden valt
Wanneer blijkt dat u de verkeerde kandidaat hebt aangeworven, zijn er twee mogelijkheden. De eerste is dat de medewerker weer vertrekt. De tweede is proberen de fout te herstellen.
Die optie komt vaak niet op de eerste plaats, maar het is wel degelijk mogelijk om het tij te keren. Bovendien is het alleen een goed idee als de waarden van de kandidaat stroken met die van uw bedrijf en de kandidaat potentieel heeft.
Hoe? Twee denkpistes ...
1/ Een opleiding voorstellen
Sommige kandidaten zitten misschien niet op hun plaats in de functie waarvoor ze werden aangeworven, maar een opleiding kan daar verandering in brengen. Er hangen uiteraard extra kosten aan vast en het duurt even voor de kandidaat op volle toeren meedraait, maar deze oplossing heeft verschillende voordelen. In de eerste plaats zal de kostprijs hoe dan ook lager zijn dan wanneer u een nieuwe aanwervingsprocedure moet opstarten. Ten tweede toont dit intern aan dat uw bedrijf naar oplossingen zoekt. Dat is goed voor het vertrouwen van de andere medewerkers en uw imago.
2/ Een andere functie voorstellen
In het eerste aanwervingsproces waren er uiteraard elementen die de doorslag hebben gegeven om voor de kandidaat te kiezen. Het bewijs dat die kandidaat ook echt kwaliteiten heeft. Misschien kan hij of zij ze dus gewoon niet optimaal gebruiken in de functie waarvoor u hem of haar hebt aangeworven? En misschien lukt dat wel in een andere rol?
Tijdens een vergadering kan dus naar een alternatief worden gezocht in plaats van de samenwerking gewoon stop te zetten.
Ook hier kan de wil om een oplossing te vinden intern vast alleen maar op applaus rekenen.
