“Als een medewerker een week afwezig is, sturen we hem of haar een cadeautje.”
De verzuimcijfers in België zijn niet bemoedigend. Jaar na jaar gaan ze in stijgende lijn. Slecht nieuws voor de bedrijven, want aan ziekteverzuim zijn concrete gevolgen verbonden. Financieel én organisatorisch. Wij maken de balans op van dit hr-probleem. Gelukkig is er ook nog hoop: absenteïsme hoeft geen ramp te zijn.
2021 was al een recordjaar qua verzuim (minder dan 30 dagen afwezigheid op het werk), maar in 2022 bleek het nog erger te kunnen. Enkele weken geleden werden de cijfers bekendgemaakt. Zo waren de Belgische werknemers gemiddeld 7,5 dagen afwezig. Dat is een dag meer dan in 2021!
Verontrustend is ook het percentage van de beroepsbevolking dat minstens één dag per maand thuisbleef wegens ziekte: 1 op de 7, tegenover 1 op de 8 in 2021 en 1 op de 10 in 2019.
In zijn jaarverslag van half januari 2023 wijst Acerta er ook op dat het ziekteverzuim voorkomt “in alle sectoren, in alle leeftijdscategorieën, zowel bij arbeiders als bij bedienden, en zowel bij grote als bij kleine ondernemingen”.
Een verklaarbare stijging
Er liggen natuurlijk verschillende oorzaken aan de basis van deze trend. Xavier (fictieve naam) is klinisch psycholoog gespecialiseerd in de arbeidswereld. Volgens hem vallen de gebeurtenissen van de afgelopen jaren op verschillende manieren te verklaren. “Eerst en vooral voelen mensen vaak veel druk op de werkvloer. Dat is helaas de realiteit. Op sommige werkplekken is het probleem immens. Dan is er nog het effect van de coronacrisis, waardoor bepaalde profielen kwetsbaarder dan ooit zijn geworden. De cijfers van de Wereldgezondheidsorganisatie (WHO) zijn zorgwekkend. Angst en depressies zijn wereldwijd met maar liefst 25 % toegenomen. Tot slot speelt er in mijn ogen nog iets anders, en dat is meteen ook waarom ik anoniem getuig. Er is namelijk nog een andere factor van belang, ook al is dat lang niet het belangrijkste aspect van ziekteverzuim. Ik heb het over hoe gemakkelijk het in ons land wel niet is om één of twee dagen afwezig te zijn. Het enige wat je moet doen, is ‘s ochtends bellen om te zeggen dat je je niet goed voelt.”
Nog een verklaring voor de stijging van het absenteïsme zit hem in twee andere oorzaken: de algemene slechte gezondheidstoestand van de bevolking (slechte voedingsgewoonten, gebrek aan sport ...) en de familiale omgeving (kinderopvang, scheidingen, moeite om alles gedaan te krijgen ...).
Verschillende soorten verzuim
Wist u dat ziekteverzuim verschillende kleuren kan hebben? Dankzij de kleuren slagen we er in elk geval in om de verschillende vormen van verzuim in een bedrijf van elkaar te onderscheiden.
- De eenvoudigste situatie is die van wit verzuim. In dat geval is de werknemer ziek, wat wordt bevestigd door een medisch attest van een arts. De werknemer blijft thuis om te herstellen. 30 % van alle verzuim is wit verzuim.
- Ook makkelijk te begrijpen is zwart verzuim. In dit geval is de werknemer niet ziek. Hij/zij blijft wel thuis en doet alsof hij/zij zich niet goed voelt. Hier gaat het duidelijk om fraude. 10 % van alle verzuim is zwart verzuim.
- Roze verzuim is dan weer het tegenovergestelde van zwart verzuim. De werknemer is wel ziek, maar komt tóch naar het werk. Tot voor kort werd dit niet altijd als iets negatiefs ervaren. Maar door de coronapandemie kijken we compleet anders naar dit type absenteïsme, aangezien een zieke werknemer meerdere collega’s kon besmetten. En dat kon grote gevolgen hebben voor het bedrijf. Het motto van hr luidt vandaag de dag daarom heel duidelijk: wie ziek is, blijft thuis. Ongeveer 5 % van alle verzuim is roze verzuim.
- Grijs verzuim is een vorm van afwezigheid waarbij de werknemer nog enige bewegingsvrijheid heeft. Hij/zij kan zich in dat geval wel slecht voelen (buikpijn, hoofdpijn, pijnlijke menstruatie, vermoeidheid ...), maar is niet per se ziek en arbeidsongeschikt. De werknemer beslist zelf, al dan niet op medisch advies, om zich ziek te melden. Deze categorie is goed voor zo’n 55 % van alle afwezigheden.
Kent u de Bradford-formule al?
Om het absenteïsme in een bedrijf te berekenen, hoeft u geen wiskundeknobbel te hebben. De formule luidt als volgt: (aantal uren afwezigheid gedurende de periode / theoretisch aantal werkuren gedurende de periode) x 100. Een voorbeeld: ik was deze week 3 uur afwezig, terwijl ik normaal 38 uur moest werken. 3/38x100 = 7,8. Mijn ziekteverzuim deze week bedraagt dus 7,8 %.
Voor het hele personeelsbestand wordt precies dezelfde formule gehanteerd, dus het totale aantal uren afwezigheid voor alle werknemers gedurende de periode, gedeeld door het totale aantal theoretische werkuren voor alle werknemers gedurende die periode, maal 100.
Hoewel interessant voldoet deze aanpak niet volledig. Daarom kregen onderzoekers aan de universiteit van Bradford (Engeland) in de jaren 1980 het idee om niet alleen rekening te houden met het aantal ziektedagen, maar ook met de frequentie van die ziektedagen.
Zo kon men precies bepalen op welke momenten het bedrijf met aanzienlijke afwezigheden kampt, zowel collectief als individueel.
Daarvoor vermenigvuldigt men het totale aantal ziektedagen met het kwadraat van het aantal ziekmeldingen.
Laten we een concreet voorbeeld bekijken: Yassine en Linda waren beide vijftien dagen afwezig in 2022. Yassine gedurende één periode, Linda in drie keer. De Bradford-factor van Yassine bedraagt in dat geval 15 (15 x 1 in het kwadraat), ten opzichte van 135 voor Linda (15 x 9).
De Bradford-formule biedt interessante inzichten in kortstondige afwezigheden, die een bedrijf méér ontwrichten dan langdurig absenteïsme. Zo wordt bijvoorbeeld duidelijk dat een bepaalde werknemer stelselmatig één maandag op de twee afwezig is. Of dat de helft van de medewerkers van een bepaalde afdeling regelmatig niet komt opdagen op vrijdag.
De concrete gevolgen van verzuim
Hr-management is geen sinecure anno 2023, zeker gezien de verzuimcijfers in ons land. Die zijn namelijk niet meteen bemoedigend.
Vanuit financieel oogpunt is dit echt een probleem, want het leidt tot kolossale verliezen. Het ziekteverzuim in België kost elk jaar namelijk 8,44 miljard euro.
Eerst en vooral gaat het om de directe kostprijs van het gewaarborgd inkomen, verzekeringen ... Daarnaast zijn er indirecte kosten aan verbonden, zoals vervangingen, productieproblemen, afgezegde afspraken met klanten, vertragingen van leveringen ...
Nog een concreet gevolg is overbelasting (en stress) van andere werknemers, die op hun beurt zelf het risico lopen om ziek te worden.
Absenteïsme is dus echt een probleem en verdient een specifieke aanpak. Graag, maar hoe?
Hoe ziekteverzuim bestrijden en voorkomen?
De strijd tegen absenteïsme kan op twee fronten worden gevoerd.
Allereerst is er repressie. Het is uiteraard niet de bedoeling dat een zieke werknemer zich schuldig gaat voelen, maar men moet wel in gedachten houden dat niet alle werknemers goede bedoelingen hebben. Zwart verzuim bestaat nu eenmaal (en is goed voor 10 % van de afwezigheden). Bij een vermoeden van fraude moet een controlearts langsgaan bij de werknemer.
Ten tweede kunnen we inzetten op preventie. Wat als het bedrijf, in een menselijke samenleving waarin het slecht gaat en waarin men zich vragen stelt over de toekomst, een bron van welzijn wordt? Dat is waarschijnlijk onze beste optie.
Dat betekent dat we een beleid moeten opstellen rond verschillende elementen die dat welzijn mogelijk maken. Hoe zit het bijvoorbeeld met sport? Gezondheidstoezicht? Veiligheid? En interpersoonlijke relaties (agressie, intimidatie ...)? Wat met het recht om onbereikbaar te zijn? En de werkomgeving als geheel? Wat doen we met de interne communicatie? En sociale dialogen? En hoe zit het tot slot met het loonbeleid en de erkenning van medewerkers?
Om ziekteverzuim te voorkomen, moet er eerst en vooral een duidelijk beleid zijn. Hierin moeten de eerste bestrijdingsmiddelen staan.
Een andere optie is dat u een beroep doet op tussenpersonen. Zo stellen sommige bedrijven bijvoorbeeld vertrouwenspersonen aan, die de werknemers zelf vertegenwoordigen. Niet het management en niet de vakbonden dus. Hun functie? Aan de alarmbel trekken wanneer ze merken dat het niet zo goed gaat met een bepaalde collega. Hun doel is om vriendelijkheid en solidariteit aan te moedigen.
Concrete maatregelen
Tot slot nog dit: om ziekteverzuim tegen te gaan, volstaan soms simpele, maar concrete maatregelen.
Sophie, hr-medewerker in een kmo, vertrouwt ons toe: “Als een werknemer een week ziek is, doen we iets heel eenvoudig en goedkoop: we sturen steevast een cadeautje naar die collega. Een boek, een mok, een dekentje ... In elk geval iets dat met rusten te maken heeft. Bij dat cadeautje zit ook een kaart. Als iemand twee weken of langer afwezig blijft, organiseren we bij diens terugkomst altijd een borrel of een ontbijt voor het hele team. Zo kunnen we interessante nieuwtjes delen onder het genot van een drankje of een lekkere croissant. En we scheppen er ook een band mee, wat volgens mij net erg belangrijk is om ziekteverzuim zoveel mogelijk te voorkomen. Weten dat we belangrijk zijn, maakt ons sterker.”
Het is ook belangrijk dat er geen contact is tussen de afwezige werknemer en het bedrijf zolang hij/zij ziek is. Zo mag de manager geen taken opleggen (via sms, e-mail of telefoon) aan een werknemer die thuis aan het uitzieken is. De intentie is misschien wel goed (namelijk de afwezige op de hoogte houden over een dossier), maar de kans is groot dat dit net extra stress veroorzaakt of zelfs aanvoelt als een inbreuk op de privacy.
Valt contact toch niet uit te sluiten? Neem dan alleen contact op met de werknemer uit interesse in diens herstel of om een babbeltje te slaan, omdat u hem/haar mist.
