Ja, u hebt macht over de tijd!
Sinds de pandemie is onze kijk op tijd veranderd, en in veel bedrijven wordt dezelfde conclusie getrokken: laten we niet terugkeren naar hoe het er voor 2020 aan toe ging. Ook overheden buigen zich nu over tijdsbeheer. Zo vaardigden Nieuw-Zeeland, Finland en zelfs de Verenigde Staten al wetten uit om kortere werkweken (van 32 in plaats van 40 uur) aan te moedigen. België doet onderzoek naar het idee van een vierdaagse werkweek, maar dan met langere dagen. Tijd is waar het begin 2022 om draait, en we proberen allemaal om er beter mee om te gaan.
Elk bedrijf heeft slechte gewoonten, en meestal zijn dat overal dezelfde. Om de tijd beter te leren beheren, moeten we eerst en vooral bekijken of we het aantal vergaderingen en de duur ervan niet kunnen terugschroeven. Tegenwoordig besteedt een werknemer gemiddeld 23 uur per week aan vergaderingen ten opzichte van minder dan 10 uur in de jaren 60. Een gewoonte die zo ingebakken zit in ons dagelijkse leven dat sommigen nu zelfs spreken van 'acute vergaderitis'. In werkelijkheid kunnen sommige vergaderingen gewoon worden vervangen door een e-mail of een telefoontje. We vergeten het vaak, maar afgezien van een belangrijk of dringend verzoek van onze meerdere, zijn wij zelf meester over onze tijd. We moeten dus zelf kiezen op welke momenten we (willen) onderbroken worden.
Meer weten? Lees dan ons artikel over vergaderitis!
Beter omgaan met tijd betekent dus dat u leert zich af te zonderen, zodat u niet constant wordt aangesproken. Schakel bijvoorbeeld de meldingen van uw smartphone of computer uit, want als er om de twee minuten een piepje weerklinkt, kunt u zich onmogelijk concentreren!
Maar timemanagement is ook een kwestie van momentum. Dat betekent dat u uw dossiers en/of e-mails pas behandelt als u daar écht tijd voor hebt. Vermijd ook om te veel dossiers tegelijkertijd te openen om het 'second screen'-effect te voorkomen. Dat gebeurt bijvoorbeeld wanneer u tv aan het kijken bent en ook constant uw smartphone of tablet raadpleegt. Heel wat artsen hekelen dit fenomeen, want het zorgt ervoor dat u zich nooit echt verbonden voelt, maar ook nooit echt gefocust kijkt naar wat er op tv gebeurt. Met andere woorden: onze concentratie verwatert.
To-dolijstjes en retroplanningen opstellen
To-dolijstjes bieden ongelooflijk veel voordelen. Ze zorgen ervoor dat u nooit meer iets vergeet. Daarnaast helpen ze u uw hoofd leeg te maken. Én ze vormen een handige aanvulling op uw agenda. U ziet immers in één oogopslag wat u zoal moet doen.
Maar denk eraan: een doeltreffende to-dolijst bevat altijd een datum en, naargelang de taken, een miniretroplanning.
Perfect hoeft niet
We willen altijd behagen, gezien worden, laten zien dat we meer of beter kunnen ... Dus antwoorden we soms 'ja' op een verzoek, terwijl we eigenlijk beter 'nee' hadden gezegd. Net in die context loert vaak overbelasting om de hoek. Tijdsbeheer betekent immers ook 'nee' leren te zeggen (en 'ja' wanneer dat nodig is). Belangrijk is de manier waarop u 'nee' zegt, en het feit dat u – zelfs als uw gesprekspartner aandringt – voet bij stuk houdt! U hoeft zich trouwens niet te verantwoorden.
Ken uw 'tijdsefficiëntie'
We kennen allemaal wel een manager (of we zijn soms die manager geweest) die ons vertelde dat we taak X of Y wel zouden kunnen doen, omdat het "maximaal één of twee uur" zou duren, "het werk snel gedaan zou zijn" en "we die er wel bij zouden kunnen nemen". Uiteindelijk blijkt die taak de hele dag of avond in beslag te nemen. Het is echter zo dat alleen u weet hoelang u aan een taak werkt, precies omdat het uw taak is. Leren om te gaan met uw tijd houdt dus ook in dat u precies leert in te schatten hoeveel tijd u voor een bepaalde opdracht nodig hebt. Het betekent dat u de betrokkenen, de mechanismen en de stappen die u moet nemen om uw doel te bereiken, kunt identificeren en dat u al die elementen kunt doorgeven aan iedereen die betrokken is bij het dossier.
Ken uw ideale schema
De ene is een ochtendmens en de andere een avondmens. Mettertijd achterhalen we allemaal op welke momenten van de dag we het efficiëntst werken. We weten allemaal of we vroeg in de ochtend aan de slag kunnen, of juist doeltreffender te werk gaan in de vroege namiddag of avond. We weten ook zelf het best welke omgeving precies bij ons past. Sommigen willen alleen zijn, voor anderen moet er op de achtergrond wat muziek te horen zijn, en nog anderen voelen zich opperbest in een 'open space' ... Sommige mensen krijgen bovendien meer gedaan als hun deadline nadert, terwijl anderen meer tijd nodig hebben.
Over schema's gesproken: timemanagement maakt ook komaf met de idee dat we koste wat het kost op kantoor aanwezig moeten zijn. In veel samenlevingen (en soms culturen, zoals in Frankrijk) is men ervan overtuigd dat iemand die goed werk levert ook veel tijd op zijn werk doorbrengt. Om zich te laten gelden, aarzelen sommige managers niet om vergaderingen om 18 of 19 uur te plannen. Wat de facto voor veel frustraties kan zorgen. Noodgevallen of uitzonderingen daargelaten, wordt dus sterk aanbevolen om werknemers op 'normale' tijdstippen naar huis te laten gaan, of zelfs eerder als het werk klaar is.
Leer prioriteiten te stellen
Uw tijd beheren betekent ook dat u een prioriteitenlijstje kunt opstellen en niet zomaar bepaalde taken schrappen als ze niet essentieel zijn. Een handige methode daarvoor is de Eisenhower matrix. Die verwijst uiteraard naar een citaat van de voormalige president van de VS, Dwight Eisenhower: "Wat belangrijk is, is zelden urgent, en wat urgent is, is zelden belangrijk." Volgens deze matrix verdeelt u uw taken in vier groepen:
- Wat niet urgent en niet belangrijk is, schrapt u.
- Wat urgent is, maar niet belangrijk, delegeert u.
- Wat belangrijk is, maar niet urgent, plant u.
- Wat urgent en belangrijk is, voert u uit.
NB: hulp nodig bij het indelen van uw taken? Raadpleeg dan tip 1 nog eens: to-dolijstjes maken!
