Chaque entreprise a ses mauvaises habitudes et ce sont généralement les mêmes. Pour apprendre à gérer son temps, la toute première chose à faire est de repenser les réunions, leur nombre et leur durée. Aujourd’hui, un employé passe en moyenne 23 heures par semaine en réunion, contre moins de 10 heures dans les années 1960. Une habitude tellement ancrée dans notre quotidien que certains parlent désormais de « réunionite aiguë ». En effet, certaines réunions pourraient parfois se résumer à un e-mail ou à un appel. On l’oublie souvent, mais, en dehors d’une demande importante ou urgente de notre supérieur, c’est nous qui sommes le maître de notre temps. Alors, c’est à nous et à nous seuls de choisir les moments où nous sommes interrompus ou souhaitons l’être.

Pour approfondir le sujet, (re)découvrez notre news consacrée à la réunionite !

Mieux gérer son temps commence donc par apprendre à s’isoler pour éviter d’être sans cesse sollicité. On coupe les notifications de son portable et de son ordinateur. Impossible d’être concentré quand un « bip » s’invite dans notre travail toutes les 2 minutes !

Gérer son temps, c’est également une question de momentum. Il faut savoir traiter ses dossiers et/ou e-mails quand on est réellement en capacité de le faire. Enfin, il faut éviter d’ouvrir trop de dossiers à la fois pour ne pas subir l’effet « second screen ». Pour rappel, le second screen est le fait de consulter son téléphone ou sa tablette en regardant la télévision et de passer de l’un à l’autre toutes les minutes. Ce comportement dénoncé par de nombreux médecins a pour conséquence de n’être ni vraiment connecté, ni vraiment concentré sur ce que nous regardons à la télévision. En d’autres termes, nous sommes dilués.

 

Réaliser des to-do lists et des rétro-plannings

Rédiger des to-do lists présente des avantages indéniables. Premièrement, on n’oublie rien. Ensuite, ça vide l’esprit. C’est un bon complément à l’agenda. Elles nous permettent de visualiser ce qu’il y a à faire.

N’oubliez pas qu’une to-do list efficace est toujours accompagnée d’une date d’exécution et, si la tâche le nécessite, d’un mini-rétroplanning.

 

Ne pas être parfait

On a toujours envie de faire plaisir, d’être bien vu, de montrer qu’on peut faire plus, ou mieux… Alors, on dit parfois « oui » à ce qu’on nous demande quand on devrait dire « non ». C’est souvent dans ce contexte que la surcharge de travail arrive. Gérer son temps, c’est aussi apprendre à savoir dire « non » (et « oui » quand ça s’impose). La forme utilisée pour dire « non » est évidemment capitale, et même si votre interlocuteur insiste, tenez bon ! Enfin, ne vous sentez pas obligé de vous justifier.

 

Connaître son « rendement temporel »

Nous avons tous connu un manager (ou nous avons parfois été ce manager) qui nous disait que nous allions pouvoir faire cette tâche, car ça prenait « 1 ou 2 heures maximum », que « le travail serait vite fait », « qu’on allait pouvoir l’absorber en plus du reste ». Finalement, on y a passé la nuit ou la journée. En effet, nous seuls savons le temps que nos tâches prennent, parce que ce sont nos tâches justement. Apprendre à gérer son temps, c’est être capable de savoir avec exactitude les heures qu’un travail va demander. C’est parvenir à identifier les intervenants, les mécanismes et les étapes par lesquelles passer pour atteindre son objectif et être capable de les communiquer à ceux qui sont impliqués dans la gestion du dossier.

 

Connaître son horaire idéal

Certains se disent plutôt du matin, d’autres plutôt du soir. Au fil du temps, nous avons tous appris à repérer nos meilleurs moments dans une journée en termes d’efficacité. Nous savons tous si nous pouvons démarrer tôt le matin et être performant ou si, au contraire, nous le sommes davantage début d’après-midi ou le soir. Nous connaissons tous également l’environnement qui nous convient le mieux pour travailler. Certains ont besoin d’être seuls, d’autres d’être baignés dans une musique de fond, ou d’autres encore dans un openspace… Enfin, certains sont parfois plus performants si les deadlines imposées sont proches, alors que d’autres ont besoin de délais plus espacés.

Parlant d’horaire, la gestion du temps passe aussi par le combat du « présentiel à tout-va ». Dans de nombreuses sociétés (et parfois cultures, comme en France), l’idée est répandue que quelqu’un qui travaille bien passe beaucoup de temps sur son lieu de travail. Pour se faire bien voir, certains managers n’hésitent pas à programmer des réunions à 18 ou 19 h. Ce qui, de facto, peut créer de nombreuses frustrations. Il est donc fortement recommandé, sauf urgence ou exception, d’encourager ses collaborateurs à partir à des heures « normales » voire parfois, de partir plus tôt que prévu si le travail est fait.

 

Apprendre à prioriser

Gérer son temps, c’est aussi être capable d’établir une liste de priorités et ne pas vouloir se débarrasser directement de certaines tâches alors qu’elles ne sont pas essentielles. Pour y arriver, on peut s’en remettre à la matrice d’Eisenhower. Elle fait référence à une citation du président des Etats-Unis Dwight Eisenhower : « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent, rarement important. » Cette matrice permet de diviser les tâches en quatre groupes :

1.  Ce qui n’est pas urgent et pas important doit être supprimé.
2.  Ce qui est urgent et pas important doit être délégué.
3.  Ce qui est important mais non urgent doit être planifié.
4.  Ce qui est urgent et important doit être réalisé.

 

NB : pour s’aider à catégoriser les tâches, on peut en revenir au conseil numéro 1 : faire des to-do lists 😉

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