Wanneer we het woord brainstormen uitleggen, is het meest voorkomende idee dat het woord afkomstig is van het Engelse ‘brain’ (hersenen) en ‘storm’. Brainstormen zou dus hetzelfde als een kleine storm binnen je hersenen. Wat velen niet weten is dat de term ‘storm’ eigenlijk niet van onweer komt, maar van ‘storming’. Dit wil zeggen dat je een militaire houding aanneemt, een beetje zoals soldaten bij het bestormen van een fort bijvoorbeeld. Letterlijk betekent brainstormen dus het innemen van de hersenen door een plots ontstaan idee, het vermogen om met behulp van creativiteit situaties vanuit een ander perspectief op te lossen. De oorsprong van deze techniek komt uit de reclamewereld. Alex Osborn, de vicepresident van het Amerikaanse reclamebureau BBDO wilde een nieuwe opzet voor groepsbijeenkomsten bedenken. Een methode die zorgvuldig was voorbereid en vervolgens werd uitgebuit om op korte tijd een groot aantal reclame- en promotie ideeën voor klanten van zijn bureau te vinden.

Vandaag kennen we brainstormen nog steeds op die manier. Een informele bijeenkomst waarbij je in groep naar nieuwe ideeën zoekt, samenwerken stimuleert en vooroordelen tijdens een korte periode elimineert. Om hier succesvol in te zijn, is het raadzaam om rekening te houden met enkele basisregels: geen kritiek uiten, los durven laten (freewheelen), meegaan met een genoemd idee (hitchhike) en geen ideeën opdringen. Om dit zo productief mogelijk te laten verlopen, zijn er enkele belangrijke stappen om te volgen.

Brainstormen in 4 stappen

1. Start met een goede voorbereiding

• Als je begint aan een brainstorm zonder het doel van de bijeenkomst duidelijk aan te kondigen, bijvoorbeeld: ‘hoe kunnen we effectiever zijn in onze interne communicatie?’ zal je al snel naast het onderwerp praten. Het kader van een brainstorm is belangrijk en moet indien nodig tijdens de vergadering opnieuw worden opgeroepen.
• Mensen willen rond een tafel zitten.
• Je moet het onderwerp een paar dagen van tevoren delen zodat mensen zich kunnen voorbereiden.

2. Kies een geschikte locatie

De ruimte moet groot genoeg zijn om te bewegen en uitgerust zijn met papier, potloden, gekleurde balpennen, stoelen (of kussens) en natuurlijk een minimum aan catering (water, koffie, koekjes, …). Na de presentatie van de probleemdefinitie, noteer je de oplossingen die bij de deelnemers al bestaan doordat ze er de afgelopen dagen hebben over nagedacht, dit wordt de purge genoemd. Elke persoon krijgt de kans om zijn of haar ideeën te noteren zonder dat hier commentaar op wordt gegeven. Die zuivering zorgt ervoor dat de deelnemers zich bevrijden van hun eerste ideeën en ontvankelijk zijn voor nieuwe. Het is ook de basis voor stap vier.

3. Bouw een ideeënlijst op

Je moet de groep steeds blijven stimuleren door bijkomende vragen te stellen zoals: ‘Wat nog meer?’, ‘Waar doet jou dat aan denken?’, ‘Kan je hier een concreet voorbeeld voor geven?’… Je zult zelf duidelijk merken wanneer het tijd is voor de volgende fase doordat de groep in cirkels begint te gaan, steeds dezelfde ideeën aanneemt of geen nieuwe ideeën meer uit.

4.De verdiepingsfase

In deze laatste fase ga je de ideeën uit de vorige fases omzetten in ‘afgewerkte ideeën’. De deelnemers en jijzelf schrijven op een papier hun ‘favoriete ideeën’, de ideeën die zij zelf het interessants vinden om uit te werken en dat zijn er idealiter tussen de vijf en tien. De ideeën die het vaakst bij iedereen terugkomen worden vervolgens uitgewerkt in fiches. Hiervoor vorm je groepjes van twee tot drie personen die het idee, de positieve punten, de moeilijkheden en het actieplan moeten omschrijven. Nadat deze fiches afgewerkt en verzameld zijn, is het brainstormen voorbij.

En nadien…

Het echte werk begint pas wanneer de brainstorm voorbij is. Als de ideeënlijst niet af is of onvoldoende ideeën bevat, is het mogelijk om een nieuwe vergadering te organiseren met dezelfde of met nieuwe deelnemers. Een ding staat vast: bedrijven (HR, management, manager, …) die brainstormsessies organiseren moeten begrijpen dat ze een soort van verklaring afleggen aan hun werknemers: ‘uw mening telt’. Het ergste dat kan gebeuren is dat de brainstorm nergens toe leidt. Geen aanmeldingen, geen follow-up of… een ander idee dat alleen door de algemene manager is besloten (die afwezig of aanwezig was tijdens de effectieve brainstorm) en met autoriteit werd toegepast. In dergelijke gevallen zal brainstormen dus niet alleen een verspilling van tijd zijn, maar ook een verlies van vertrouwen tussen deelnemers en management. Na je brainstorm is het belangrijk om een projectmanager aan te stellen die de geselecteerde ideeën blijft op volgen, evalueren en indien nodig herformuleren.

4 effectieve brainstormtechnieken

Sinds in 1944 de eerste brainstormsessie werd georganiseerd door het BBDO-bureau is de techniek enorm geëvolueerd. We stellen hier vier verschillende ideeën voor brainstormen voor, die allemaal hun werking bewezen hebben.

 

1. Het vinden van belichaamde ideeën

Deze techniek laat je nadenken over hoe een persoon, bijvoorbeeld je manager, een beroemdheid of zelfs de president van een land, de situatie zou aanpakken. Jezelf in iemands schoenen stoppen, kan het team een ander perspectief geven en de mogelijkheid creëren om na te denken over nieuwe ideeën.

2. Starbursting

Hierbij focus je op het vormen van vragen in plaats van antwoorden. Medewerkers worden uitgenodigd om zoveel mogelijk vragen te stellen over het brainstorm onderwerp. Wie, wat, waar, waarom, wanneer, met wie, hoe, …? Dit stelt je in staat om het onderwerp goed onder de knie te krijgen en vervolgens een klassieke en effectieve brainstorm te doen.

3. De trapladdertechniek

Deze techniek werd ontwikkeld in 1992 en nodigt elke deelnemer uit om individueel hun mening te geven voordat ze beïnvloed worden door die van anderen. Aan het begin van de sessie worden twee mensen uitgenodigd om zich in het midden van de kamer te plaatsen. De organisator maakt vervolgens het brainstorm onderwerp bekend en nodigt alle andere deelnemers uit om de ruimte te verlaten. De eerste twee deelnemers bespreken vervolgens het onderwerp en hun ideeën. Elke zeven minuten voegt een andere deelnemer zich bij hen aan om zijn ideeën uit te leggen. Dankzij deze techniek kunnen ook verlegen mensen hun plek vinden. Het voorkomt ook dat het altijd dezelfde zijn die zich laten horen.

4. De beperkingstechniek

Het basisidee is dat de organisator hier vrijwillig ‘belachelijke’ beperkingen toevoegt aan zijn brainstorming. Stel bijvoorbeeld voor dat het product waar we het over hebben alleen voor rechtshandige gebruikers is. Of dat de ideeën binnen de twee weken moeten geïmplementeerd worden (terwijl de werkelijke deadline twee maanden is). Het brengen van nieuwe problemen of beperkingen die niet echt bestaan, dwingt de deelnemers om anders te denken en om de reflectiemogelijkheden te bevorderen.

 

Tot slot, degenen die al eens hebben deelgenomen aan een brainstorm weten dit: het is ook een moment van lachen en mooie waanideeën die de deelnemers zullen verenigen.

 

• Delen