Een terugkeer naar het werk beheren, is in een onderneming vrij gewoon. De HR-teams zijn het gewend om medewerkers weer te verwelkomen na een ziekteverlof, burn-out, ouderschapsverlof, enz. Soms keert zelfs een ex-medewerker terug die het enkele maanden in een andere onderneming heeft geprobeerd, maar daar tot de vaststelling kwam dat het gras daar uiteindelijk niet groener was. Een terugkeer zoals nu daarentegen is niet gewoon, noch qua omvang (het gaat om miljoenen mensen), noch qua teneur (we moesten immers gedwongen thuisblijven).

Ingrid Toussaint, klinisch psychologe: "Het is heel belangrijk om duidelijk te maken dat we deze terugkeer niet kunnen vergelijken met een terugkeer na een burn-out of langdurige afwezigheid. En dat om verschillende redenen. Waar we nu voor staan, is een massale en veralgemeende terugkeer. We hebben allemaal hetzelfde meegemaakt op hetzelfde moment. En dat is eerder een goede zaak. Bij een langdurige afwezigheid wegens ziekte of burn-out bevinden we ons in een specifieke context van arbeidsongeschiktheid. Bij een burn-out voelde de werknemer zich niet goed in zijn werkomgeving en leed hij onder chronische stress. Dat is nu niet het geval. Dat betekent niet dat alles perfect zal verlopen, maar we kunnen bepaalde negatieve aspecten van de terugkeer wel relativeren en ook de positieve aspecten ervan inzien."

Nieuwe ritmes

Volgens een studie van Protime (specialist in time management) in de afgelopen maand juni bevestigden twee op de drie Belgen dat hun werkritme aanzienlijk veranderd is. Ze beginnen en beëindigen hun werkdag immers vroeger. De meeste werknemers verklaarden ook dat ze sinds de pandemie en de invoering van telewerk méér werken. Voor meer dan één op de zes werknemers (17,8 %) komt dat doordat ze langere werkdagen maken, door vroeger te beginnen en later te stoppen. Een andere interessante les is dat de medewerkers bepaalde aspecten van hun privéleven (de kinderen ophalen in de crèche, boodschappen doen ...) inlassen in hun werkdag. De terugkeer naar kantoor plaatst HR dus voor een dubbele uitdaging. Niet alleen de nieuwe ritmes moeten worden geïntegreerd, maar ook de hybride werkvorm waarbij wordt gejongleerd tussen privé en werk.

De mens centraal

De echte uitdaging van de terugkeer naar kantoor is om iedereen mee aan boord te krijgen. In heel wat middelgrote en grote bedrijven wordt in denktanks gezocht naar ideeën en naar de juiste woorden om de medewerkers te motiveren om terug naar kantoor te komen. Sommige medewerkers hebben immers een evenwicht gevonden in het thuiswerken. Als ze weer naar kantoor komen, moeten we ze dus iets anders bieden dan wat ze thuis hebben. We moeten zin geven aan hun aanwezigheid. Als een medewerker bijvoorbeeld naar kantoor komt en er een hele dag Teams- of Zoom-vergaderingen moet houden omdat zijn collega's thuis zitten, waar ligt dan de meerwaarde?

Wat kunnen we doen? Meer teamwork inlassen? Meer teambuildings organiseren? Van de dagen waarop de medewerker aanwezig is een gelegenheid maken om ervaringen uit te wisselen met andere departementen? Of om te brainstormen? Een beetje van dat alles is waarschijnlijk de oplossing. Er bestaat geen toverformule, elke onderneming kan haar eigen cocktail creëren.

Eén ding is echter zeker: het is belangrijk dat er tijdens een dag op kantoor niet alleen gewerkt wordt, maar ook dat de banden met de collega's opnieuw worden aangehaald. Dat beetje meer dat wegviel toen iedereen thuis zat. De koffiepauze, maar ook informele momenten die de medewerkers een gevoel van samenhorigheid geven. Waarom geen ludieke initiatieven aanmoedigen, of deelmomenten? Of gewoon luisteren naar wat iedereen verwacht - wat ook goed is om ideeën op te doen?

Sommigen zullen natuurlijk blij zijn dat ze kunnen terugkomen, anderen zullen misschien wat bang zijn of onverschillig. Elke medewerker heeft zijn eigen 'covidbagage'. We hebben allemaal de pandemie anders beleefd. Waar sommigen zich ongelukkig voelden, bang waren en alles in vraag stelden, zullen anderen in telewerk een echte opportuniteit hebben gezien, zichzelf beter hebben leren kennen en nieuwe werkvormen hebben ontdekt.

En nu moeten alle medewerkers weer gaan samenwerken en hun plaats terugvinden. Aan de HR-teams en de directie de taak om alles goed te organiseren en in goede banen te leiden. "Op de FOD waar ik werk, werd besloten om vanaf september iedereen geleidelijk aan te doen terugkeren. Het probleem? Ik werd aangeworven tijdens de pandemie en heb mijn collega's nog nooit in het echt gezien. Ik heb altijd thuisgewerkt. Ik ben echt bang en vraag me af of ik wel mee zal kunnen of wat ze in het echt van mij zullen denken. Bij een terugkeer naar het werk komt bovendien ook een beetje 'politiek' kijken (het gedrag dat we ons soms eigen maken om ons te positioneren in het bedrijf, nvdr). Smalltalk ligt mij totaal niet. Ik ben heel verlegen en heb een gebrek aan zelfvertrouwen", zegt Charlotte, federaal ambtenaar.

Iedereen mee aan boord krijgen, dat betekent zin geven aan het werk van onze medewerkers. Het is rekening houden met hun familiale, persoonlijke en professionele leven om de beste oplossingen te vinden waarmee ze zich goed voelen. Flexibel zijn, nadenken over een soms 'one-to-one' HR management, zal heel belangrijk worden om talenten aan te trekken en te behouden.

3 gouden regels

Drie woorden zijn belangrijk bij deze terugkeer. Het eerste woord: communiceren. Het is belangrijk om met de teams de informatie te delen, de beslissingen en het ritme van hun terugkeer (zie onze newsletter Intern communiceren).

Het tweede woord: begeleiden. We moeten de managers begeleiden en luisteren naar de gewoonten die hun teams zich eigen hebben gemaakt tijdens het telewerken, de dingen die er veranderd zijn, wat ze willen behouden of waarmee ze willen stoppen. Ook de rol van de manager is aanzienlijk veranderd. Voltijds telewerken heeft ertoe geleid dat de teams geëmancipeerd zijn, zelfstandig zijn geworden.

Het derde woord: opnieuw uitvinden. Bij de terugkeer moeten we creatief zijn. Creatief in de menselijke aanpak - waar we later nog op zullen terugkomen. Maar ook creatief in het managen van de werkuren en de werkruimten. Waar we vroeger in gedeelde en open ruimten zaten, moeten we de werkruimten onmiskenbaar reorganiseren om afstand te kunnen houden (social distance) en rust te creëren. Een van de grote lessen die we hebben getrokken uit telewerk is immers dat rust productiever maakt en de concentratie bevordert. Daarmee moeten we rekening houden in HR. Waarom niet nadenken over een 'hybride' formule waarbij we de werknemers afgesloten en rustige werkruimten ter beschikking stellen, wat de voorbije 10 jaar steeds minder de norm was?

Wat leren we van de buurlanden?

In Frankrijk maar ook in Nederland, Zwitserland en een deel van Duitsland, het Verenigd Koninkrijk en Canada zijn de werknemers al min of meer deels teruggekeerd naar kantoor. Een eerste les die we daaruit kunnen trekken, is dat de terugkeer best in stappen verloopt. En wel om twee redenen. Ten eerste gaat het soms om tientallen of honderden medewerkers die we weer een plaats moeten geven en dat betekent een enorme organisatie (beheer van de werkuren, het personeel, de voorraden, de nieuwe gezondheidsregels…). Ten tweede zal een te plotse verandering psychologisch moeilijk liggen, terughoudendheid creëren en op weerstand stuiten. De eerste weken zal het ook belangrijk zijn om te observeren hoe de medewerkers met elkaar omgaan. Onder meer op het vlak van informele aspecten zoals elkaar een hand geven, een kus... "De muren van de 'own space' zijn enkele centimeters opgeschoven. Misschien komt die fysieke familiariteit niet meer terug omdat we het nu anders gewend zijn", besluit Ingrid Toussaint.

• Delen